Colacem è la principale azienda del gruppo Financo, una delle cosiddette “multinazionali tascabili” italiane, la cui proprietà è interamente controllata dalle famiglie Colaiacovo, con attività core nella produzione di cemento e calcestruzzo e vari altri business molto diversificati, dall’editoria all’ospitalità alberghiera, e con presenza in una decina di Paesi di Europa, America e Africa. Caratteristiche che rendono la gestione del personale piuttosto complessa rispetto al numero di dipendenti (circa 2.500), per la necessità di dover gestire oltre 15 contratti di lavoro diversi soltanto in Italia. Una situazione che rende molto interessante il recente progetto di implementazione di una nuova soluzione applicativa per le paghe (payroll) dell’intero gruppo, di cui abbiamo parlato con il direttore dei sistemi informativi di Colacem, Andrea Coccia.
Un gruppo molto diversificato
“Financo è un gruppo con una holding finanziaria, alcune società nel ‘core business’ e altre in business diversificati – ci spiega Coccia -. Il core business comprende tre attività: una è il cemento con Colacem, che ha sette cementerie di ciclo completo in Italia e altre controllate nel mondo: Canada, Repubblica Dominicana, Tunisia, Spagna, Albania, e terminali in Haiti e Giamaica. Una è il calcestruzzo, solo in Italia con Colabeton, che ha circa 150 impianti di preparazione. Il terzo polo di attività riguarda i trasporti di cemento, con due società controllate”. Quanto alle diversificazioni, Financo opera nell’agriturismo, nell’ospitalità con hotel e case vacanze, nell’editoria con un quotidiano (il Giornale dell’Umbria) e due Tv locali, e possiede il circuito di Misano, con gestione di eventi dal mondiale moto Gp a convention aziendali.
Come si può immaginare, uno scenario del genere si traduce in forti complessità di gestione amministrativa del personale. “In effetti, nonostante le dimensioni non enormi del gruppo, che ha un fatturato di circa 800 milioni di euro e 2.500 dipendenti nel mondo, il progetto è stato molto complesso perché queste persone corrispondono a molti contratti di lavoro diversi: cementieri, dirigenti, trasporti, lapidei, costruzioni, agricoltura, turismo, editoria, e altri anche per pochissime persone, per esempio quello dei portuali per alcuni addetti ai terminali che abbiamo a Mestre e Savona”. Alcuni contratti poi, continua Coccia, hanno delle varianti provinciali con specificità fiscali, previdenziali e così via, o altre particolarità: “Per esempio i dipendenti del turismo sono pagati al netto: in questo settore si lavora a stagione, o anche per un singolo weekend, per cui si stabilisce un netto e da lì si risale al lordo. Insomma, abbiamo una grande complessità rispetto al numero di cedolini”.
Perché un best-of-breed
L’idea di un nuovo software per la gestione Payroll, ci spiega il direttore dei sistemi informativi di Colacem, nasce dal fatto che ormai il sistema precedente era diventato inadeguato: “Era su As/400, aveva circa 15 anni e non era non più manutenuto da cinque: pagavamo anche delle commissioni maggiorate per avere una persona fissa che seguisse noi e altri 2-3 clienti rimasti indietro, e avere delle patch in caso di nuove leggi era ormai difficilissimo”. La sostituzione era opportuna da tempo, “ma prima eravamo impegnati in un altro progetto complesso: l’implementazione di Sap in tutte le società nel core business, anche all’estero”.
Sulla parte payroll e time management però, osserva Coccia, Sap non ha una vera localizzazione che gestisca tutte le particolarità normative e fiscali italiane nell’area paghe e contributi: “Per quest’area, e limitatamente alle attività nazionali, abbiamo preferito un sistema costruito sulle specificità italiane. Abbiamo optato per Sipert di Adp Byte, con vantaggi come per esempio la gestione standard di procedure tipicamente italiane come Emens e Cud, o l’emissione immediata di patch in caso di modifiche o nuove leggi”.
Se per l’Italia la scelta è fatta, per le attività all’estero Colacem deve ancora decidere. “I Paesi dove siamo presenti hanno cedolini di tipo anglosassone, o di tipo francese in Tunisia, ma comunque molto più semplici di quello italiano. All’estero quindi potremmo coprire la parte payroll con Sap, perché l’abbiamo già sulle altre aree d’attività e perché dispone nei vari Paesi di localizzazioni di payroll. D’altra parte l’entrata di Byte in Adp gli ha dato una dimensione internazionale e una forte componente di servizi di outsourcing HR: per cui è una valutazione complessa, che faremo verso la fine dell’anno”.
I moduli e l’integrazione con Sap
Tornando al progetto fin qui completato, gli utenti del sistema – precisa Coccia – sono le persone dell’amministrazione e del personale, una decina in tutto, mentre i report arriveranno fino al responsabile dell’amministrazione e al direttore risorse umane. Il sistema è stato attivato l’1 gennaio 2011 su tutte le società e i contratti in Italia: “Il progetto è stato realizzato in tre fasi, chiuse a giugno 2010, settembre 2010 e gennaio 2011. La complessità era tale che un ‘big bang’ su 2.500 dipendenti e 15 contratti di lavoro era impossibile, per cui le società più piccole sono state fatte partire in corso d’anno, le principali l’1 gennaio”.
Scendendo nel dettaglio dei componenti implementati, “i moduli Payroll e Adempimenti di Sipert sono già operativi; entro l’anno saranno avviati anche i moduli Budget e Reportistica su tecnologie Business Objects”. L’integrazione principale è ovviamente con Sap, dove risiedono le anagrafiche di base dei dipendenti: “Attraverso un’interfaccia, Sap tutti i mesi manda le anagrafiche a Sipert, che elabora cedolini e adempimenti, e poi invia a Sap i costi del personale, sia a livello di contabilità generale sia di controlling: questo poi servirà come input per i moduli di reportistica Business Objects e Budget”.
Inoltre c’è anche un integrazione con il sistema di time management per i dati delle presenze: “Attualmente abbiamo una soluzione di una piccola software house umbra, ma presto per il time management passeremo a Sap, che ci permetterà di avere una visione di gruppo delle presenze, e di veicolare tramite il terminale di registrazione presenze semplici messaggi come ‘ritirare il Cud’ o ‘consegnare il certificato medico’”.
Lo ‘scoglio’ del Tfr, i costi e i benefici
In un bilancio nel complesso molto positivo per il progetto, ci spiega Coccia, l’aspetto più critico è stato la gestione del Tfr. “Il vecchio sistema lo gestiva in modo molto diverso, attraverso dei saldi. Invece Sipert lo gestisce tramite il numero di voci-paga: ogni volta lo ricalcola assemblando più di 80 voci. Il trattamento del Tfr in Italia è un vero rompicapo. Il passaggio di questa parte dal vecchio al nuovo sistema è stata una delle cose più difficili: prima di tutto per capirsi tra consulenti, Ict e risorse umane, e poi per far quadrare i numeri al centesimo: abbiamo dovuto sviluppare un’applicazione Access ‘a perdere’ per essere sicuri che i dati passati da un sistema all’altro fossero gli stessi e con lo stesso significato”.
A pochi mesi dal ‘go live’, il direttore dei sistemi informativi di Colacem può quindi fare un primo bilancio di costi e benefici del nuovo sistema Payroll. “Il progetto, compresi software, servizi, interfacce e sviluppi aggiuntivi ha avuto un costo significativo. D’altra parte, oggi abbiamo un sistema affidabile, basato su tecnologie moderne, aperte e standard, utilizzato da molte grandi aziende italiane, continuamente aggiornato e all’avanguardia anche per la business continuity e il disaster recovery. Inoltre abbiamo realizzato, all’interno di un’architettura generale Sap un ‘best of breed’ per l’area payroll, allineato con la complessità della situazione normativa e fiscale italiana”.
Prossimi sviluppi: budget e reportistica
In un contesto in cui – come è successo nella stragrande maggioranza delle imprese italiane – tutti gli investimenti, compresi quelli It, sono stati ridotti, il finanziamento del nuovo sistema di Payroll è stato pienamente supportato in azienda: “Una volta che il management ha deciso di tenere in casa la gestione del personale, la conseguenza logica era di cambiare il software”. Quanto agli sviluppi futuri, “come ho detto implementeremo le aree budget e Business Objects, per dare una qualità di analisi e business intelligence a un lavoro che finora è stato un’automazione di base, e poi estenderemo la gestione payroll alle società estere”. Colacem completerà così la copertura dell’area HR, visto che le funzioni di ‘strategic HR’ sono già coperte da Sap: “Abbiamo le funzioni di anagrafica dei dipendenti, formazione, organigrammi e ruoli, e gestione di trasferte e note spese, e inoltre usiamo il performance management con l’assegnazione e gestione obiettivi e le schede di valutazione”.
