Gestione documentale, come guidare il change management

Giorgio Pesenti, Ict Manager del Gruppo Cmc

Nel corso dell’Executive Dinner di ZeroUno “Gestire i dati per generare valore: come innovare il business con l’information governance”, l’intervento di Roberta Svanetti, Operations Manager di Dedagroup Business Technology & Data, ha portato l’attenzione sulla rivoluzione in atto nella digital enterprise.“La trasformazione digitale sta cambiando l’approccio all’informazione. Il focus non è più sui contenuti, ma sulle persone e sull’uso sempre più dinamico dei documenti. La conseguenza è un ripensamento dei processi, per rendere la fruizione ‘liquida’. Le persone, insieme ai dati, diventano il centro del nuovo modo di lavorare e il change management assume un ruolo primario”.

	Di questo servizio fanno parte anche i seguenti articoli:
	LO SCENARIO – Business Intelligence e big data, come realizzare progetti di valore
	IL DIBATTITO – Traguardare gli analytics: come risolvere i nodi critici

Ma come abilitare le persone a estrarre insights di valore? Il case study di Gruppo Cmc, società di costruzioni emiliana con presenza globale, fatturato da 1,2 miliardi di euro e 7.000-8.000 dipendenti nel mondo, sintetizza l’approccio Digital Knowledge Life di Dedagroup per la trasformazione dei dati in conoscenza.

Roberta Svanetti, Operations Manager di Dedagroup Business Technology & Data

“Negli anni – ha raccontato Giorgio Pesenti, Ict Manager del Gruppo – si sono accumulati enormi volumi di documentazione cartacea, che rendevano estremamente complesse le attività di manutenzione e ricerca delle informazioni. Abbiamo così introdotto un sistema di gestione documentale con la consulenza di Dedagroup, soprattutto per gli aspetti di change management. Si è trattato di un progetto lungo, articolato in fasi intermedie (assessment, progettazione, implementazione graduale delle tecnologie) e non privo di errori. Inizialmente, abbiamo tentato di agire in autonomia, certi che nessuno meglio di noi potesse conoscere i processi aziendali, ma il supporto di uno specialista del settore si è rivelato presto indispensabile”.

Gestire il cambiamento è fondamentale

La gestione del cambiamento, infatti, è un elemento chiave per evolvere le procedure (“Seppure solamente operative e non di business” ha sottolineato il Cio) di document management: “Avevamo coinvolto gli utenti per silos – ha spiegato Pesenti -, mentre la trasformazione end-to-end ha richiesto la partecipazione trasversale di tutti gli interessati, perché l’adozione delle nuove tecnologie fosse omogenea. Abbiamo identificato dei key-user in fase di analisi e implementazione, verificando con i process owner i risultati e i possibili sviluppi del progetto. Abbiamo definito criteri di classificazione e procedure di gestione delle informazioni chiari, per lasciare meno spazio possibile alla soggettività. La formazione è stata essenziale, anche con il ricorso a strumenti di e-learning disponibili all’utenza in tutto il mondo”. Grazie al progetto, ogni utente contribuisce all’inserimento delle informazioni a sistema secondo procedure precise e il reperimento delle informazioni risulta più rapido ed efficace, anche se, come fa notare Pesenti, l’abbandono totale della carta sarà un obiettivo lungo da perseguire, anche perché Cmc lavora in paesi diversi con normative differenti in materia di gestione documentale.