La maggior parte dei manager IT è ben consapevole delle spese iniziali per l’installazione e la manutenzione dei desktop aziendali.
Tuttavia, ci sono molti costi che spesso vengono trascurati o ignorati. Queste spese nascoste determinano una disparità tra quanto preventivato e quanto è effettivamente necessario.
Una volta rivelate, possono essere un catalizzatore per gli aggiornamenti, i miglioramenti e altri progetti che aiutano a ottimizzare il ritorno sugli investimenti e a ridurre il Total Cost of Ownership (TCO).
Per capire meglio i costi nascosti del desktop management, è importante definire prima le spese ovvie. Questi costi includono il prezzo di acquisto del desktop, il prezzo del deployment, il prezzo dei contratti di servizio associati e del costo del sistema operativo e delle applicazioni desktop. Tali spese vengono utilizzate per determinare un basic cost of ownership e per definire i budget per l’aggiornamento e il deployment dei desktop.
Ma ci sono molti altri costi associati con il tipico desktop. Eccone alcuni:
- Desktop obsoleti
- Desktop non gestiti
- Servizi di Help desk e assistenza
- Prodotti di sicurezza standalone
- Ciclo di vita esteso dei desktop
- Dati memorizzati localmente
Vecchi desktop
Tutti sanno che ai desktop sono associati i costi di alimentazione. Pochi, tuttavia, si rendono conto di quanto controllo hanno sul consumo energetico. Queste spese sono di solito associate ad altre strutture e non all’area IT, quindi sono spesso ignorate come elemento del desktop management.
I desktop odierni offrono alimentatori ad alta efficienza, CPU a basso consumo e hanno chipset Energy Star. Come risultato, anche se questi desktop possono costare di più inizialmente, nel lungo periodo possono rappresentare un importante risparmio per l’organizzazione. Al momento dell’acquisto di nuovi PC, controllate che gli alimentatori abbiano un rating Platinum 80 Plus Energy Star.
Uso di desktop non gestiti
La maggior parte delle organizzazioni utilizza i PC per meno di un terzo della giornata lavorativa. Ma queste macchine sono accese 24/7 in modo che possano essere gestite in altre ore della giornata o semplicemente perché gli utenti non le spengano.
L’impiego di sistemi di desktop management con tecnologie a risparmio energetico – come ad esempio lo spegnimento automaticamente dei desktop, che pone i PC in ibernazione o in modalità sleep quando non vengono utilizzati, o il riavvio per la manutenzione – può far risparmiare a un’organizzazione una notevole quantità di denaro. Ma non solo, i costi aggiuntivi di gestione possono essere rapidamente compensati dai risparmi energetici.
Richieste all’help desk
Componenti difettori, PC di scarsa qualità, sistema di management di basso livello, possono dare l’illusione di avere “risparmiato” ma si traducono spesso in molteplici chiamate all’Help desk e richieste di assistenza aggiuntive.
Prodotti di sicurezza stand alone
Molte organizzazioni si sono spostate verso una gestione centralizzata e la sicurezza network-based, ma alcuni puntano ancora su tool standalone che necessitano di essere installati sul desktop. In questi casi, la sicurezza del desktop può essere costosa, soprattutto se comporta l’installazione e la manutenzione da parte dell’IT. Un prodotto di sicurezza centralizzato può integrare elementi di sicurezza aggiuntivi come la protezione dalla perdita dei dati e i controlli di conformità.
Estensione del ciclo di vita del desktop
La maggior parte delle divisioni IT è focalizzata sul risparmio percepito, che si ottiene dal posticipare l’aggiornamento del desktop. Nel breve termine, questo riduce le spese in conto capitale (non ci sono gli acquisti dei desktop) e le spese operative (non ci sono costi per il deployment). Ma quando si valuta il costo dei componenti di ricambio a garanzia scaduta, l’estensione dei contratti di servizio, le sempre più frequenti richieste di supporto, la manutenzione del software tradizionale e delle applicazioni e la perdita di produttività, si nota che in fin dei conti non c’è alcun risparmio.
Dati memorizzati localmente
Per mantenere l’integrità dei desktop, è necessario fare con regolarità il backup dei dati locali. Backup che, per inciso, deve essere immediatamente disponibile per l’eventuale ripristino. Tale attività richiede notevoli risorse, incluso lo spazio di archiviazione protetto, un meccanismo per il backup e un tool di gestione.
In aggiunta, gli utenti, i dipendenti e il personale dell’help desk hanno bisogno di sapere come eseguire il backup e il ripristino dei dati, quali dati è opportuno conservare in locale e come i dati devono essere gestiti.
Questi aspetti sono spesso ignorati a causa della complessità del backup dei dati e delle tecnologie di integrazione.
Per compensare i costi associati alla memorizzazione dei dati in locale, si possono implementare nuove tecnologie in grado di automatizzare il processo, eliminare la capacità di memorizzazione dati in locale o offrire un approccio ibrido in cui i dati vengono replicati.
Dai costi nascosti del desktop management possono derivare molti problemi. Ma se si considerano queste spese, che spesso sono trascurate o ignorate, è possibile elaborare un piano per ridurre tali costi e, con tutta probabilità, anche far crescere il valore della tecnologia (e del reparto IT).
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