Risparmiare tempo, proteggere i dati e ridurre gli sprechi: il nuovo ruolo della stampa gestita

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Risparmiare tempo, proteggere i dati e ridurre gli sprechi: il nuovo ruolo della stampa gestita

Anche nel pieno della trasformazione digitale, i managed printing services continuano a supportare le aziende nella gestione del loro flusso informativo dei dati che rimangono su carta. Obiettivo: eliminare inefficienze e aumentare i livelli di produttività e sicurezza.

19 Ott 2022

di Marta Abba'

Il mercato dei servizi di stampa gestita (managed printing services – MPS) potrebbe crescere di oltre l’8% entro il 2026, secondo un recente report realizzato da Mordor Intelligence. Lo farà se saprà cavalcare la necessità delle PMI di migliorare la produttività tagliando i costi e il desiderio di tutte le organizzazioni di ridurre lo spreco di carta e di spese. Tra queste, soprattutto quelle “occulte”, che per la stampa arrivano a pesare fino al 3% del fatturato aziendale e possono essere ridotte del 25% (ma anche 40%) con un buon MPS provider come alleato.

Quello emerso dalla ricerca è un dato che può sorprendere, visto che c’è addirittura chi si aspettava un segno meno, pensando a un settore spazzato via dalla trasformazione digitale. Non sembra essere questo, però, il destino del settore.

Cicli documentali cartacei e nuovi processi digitali: nessun dato perso

Al di là del picco di diffusione di device IoT mobile e non, di sensori e di “accessori connessi”, ciò che la digital transformation ha innescato è la conversione di ogni azienda in “produttrice di dati”. Il loro valore è riconosciuto in modo trasversale, sono la chiave per sviluppare modelli predittivi a supporto di strategie di crescita e modelli di business innovativi. Sono soprattutto un prezioso strumento per mantenerli sempre in linea con il contesto in cui si opera.

Anche nei flussi documentali delle organizzazioni ci sono dati preziosi che devono continuare a far parte del patrimonio informativo delle aziende. Diventa quindi necessario non limitarsi a dematerializzare documenti o addirittura eliminare di netto i cicli cartacei. Un’attenta ed efficace trasformazione digitale prevede infatti una loro riformulazione. L’obiettivo è integrarli nei nuovi processi per salvare le informazioni in essi custodite, inserendole nella forma di output di volta in volta migliore per ciascuna fase di elaborazione.

“I managed printing services sono uno strumento efficace per affiancare alla trasformazione digitale anche un’evoluzione dei processi di stampa. Si crea così un nuovo flusso che prevede la corretta scansione e archiviazione dei documenti digitali, nonché flussi documentali fisici controllati sia dal punto di vista di chi lancia le stampe, sia da quello di una gestione della numerosità delle pagine e della relativa spesa” spiega Daniela Durante, Project Manager di Brother Italia.

Anche in questo ambito, la pandemia ha accelerato i cambiamenti in atto introducendo elementi di complessità, ma anche nuove opportunità. Lo smart working cresciuto quasi al 100% ha portato al passaggio da dispositivi centralizzati a distribuiti, spingendo le aziende a sviluppare l’offerta in modo da assicurare ai remote worker servizi efficienti e livelli di servizio e sicurezza adeguati. Questa ulteriore ondata di innovazione ispirata dal lavoro ibrido, ha portato sul mercato gli MPS 2.0. Chi li offre riesce a distinguersi per approccio proattivo e mentalità digital-first e funzioni nuove come l’abilitazione alla stampa ovunque ci si trovi.

Sicurezza, caro energia e competitività: il contributo degli MPS

Allo smart working ma, soprattutto, alle stampanti in rete si lega un tema che la stessa Durante definisce “attuale e fondamentale”: la sicurezza. “Questi dispositivi possono essere un facile accesso ai network aziendali e ci sono una serie di vulnerabilità a essa legate. Dalle stampe abbandonate ai dati registrati su hard disk, dall’accesso non autorizzato alle periferiche al rischio di veder trasformate le stampanti in un target privilegiato per attacchi Denial-of-Service. Anche in questo senso, gli MPS rappresentano una risposta efficace grazie a un monitoraggio h24 che permette la segnalazione tempestiva di ogni anomalia” spiega Durante.

Tra i servizi gestiti strettamente legati alla sicurezza ci sono anche il rilevamento automatico delle intrusioni, il firmware con firma digitale, la funzione di pull printing per assicurare una stampa autorizzata via PIN e l’implementazione di lettori NFC integrati, per limitare la stampa a chi è autenticato. Nelle macchine di fascia alta, spesso si incontrano anche funzionalità di sicurezza dei protocolli criptografici TLS/SSL e di filtraggio degli indirizzi IP.

Ugualmente “attuale e fondamentale” per le aziende anche l’emergenza legata al caro energia. Proprio il mondo degli MPS può contribuire in modo concreto al raggiungimento di un consistente taglio dei consumi. “Servizi efficaci possono spingere a stampare in fronte retro e solo quello che serve, attraverso profilazioni utenti e limiti di utilizzo che possono riguardare anche colore e numero di pagine mensile. Esistono tool che spingono ogni singolo utente a minimizzare gli sprechi, mentre il monitoraggio continuo aiuta i responsabili a controllare le modalità di stampa e di gestione dei consumabili per cogliere le abitudini di utilizzo e ottimizzarle. L’ideale è ottenere una flotta di stampa omogenea e gestita al 100%” spiega Durante.

Ridurre il consumo di energia significa abbattere sia i costi, sia l’impatto ambientale delle aziende, che trovano negli MPS degli alleati anche per aumentare la produttività. L’impatto positivo in tal senso è generale, ma quello IT è di fatto uno dei reparti che viene maggiormente scaricato da “noiose” incombenze come la gestione dei consumabili e l’assistenza tecnica. Un’incombenza onerosa, specialmente in termini di effort, visto che nelle aziende quasi il 50% delle chiamate all’help desk riguarda criticità legate alle stampanti.

Il futuro dei print services lo decidono le nuove tecnologie

Emergenze in ambito sicurezza ed energia si vanno ogni volta a sommare alle esigenze delle singole imprese o degli specifici mercati. Per mantenere un ruolo di primo piano durante e dopo la digitalizzazione, gli MPS devono quindi saper offrire sempre soluzioni “su misura” garantendo totale controllo. “È una sfida che Brother affronta fin da oggi con una offerta plasmabile sulle necessità dell’utente, permettendogli di pagare solo ciò che stampa, senza ragionare su minimi e stagionalità” spiega Daniela Durante.

Nel frattempo, sottolinea la Project Manager di Brother, l’azienda guarda al mondo delle nuove tecnologie per restare sempre all’avanguardia e offrire una Customer Experience sempre più sicura, immediata e di totale soddisfazione.

Ogni evoluzione a livello IT, infatti, genera opportunità che Daniela Durante sintetizza attraverso alcuni esempi concreti. “Per il monitoraggio un tempo si usava un software che trasferiva i dati dalla macchina al portale per l’esecuzione del servizio. Ora si può effettuare la connessone diretta delle macchine che lavorano in cloud connect, senza bisogno di software addizionali. Questo garantisce stabilità nella connessione a portale e livelli elevati di sicurezza in cloud grazie a connessioni in https con crittografia. Sfruttiamo le nuove tecnologie anche per lavorare sulle periferiche in maniera predittiva, per ottimizzarne la manutenzione evitando fermi, riducendo i costi e gestendo aggiornamenti firmware da remoto, in modo da avere il parco stampa sempre ‘up to date’”.

Marta Abba'

Giornalista

Laureata in Fisica e giornalista, per scrivere di tecnologia, ambiente e innovazione, applica il metodo scientifico. Dopo una gavetta realizzata spaziando tra cronaca politica e nera, si è appassionata alle startup realizzando uno speciale mensile per una agenzia di stampa. Da questa esperienza è passata a occuparsi di tematiche legate a innovazione, sostenibilità, nuove tecnologie e fintech con la stessa appassionata e genuina curiosità con cui, nei laboratori universitari, ha affrontato gli esperimenti scientifici.

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