L’edizione 2013 dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, presentato pochi giorni fa, ha promosso la seconda edizione degli “Smart Working Awards”, per premiare alcuni casi particolarmente innovativi nell’organizzazione del lavoro, nella gestione delle risorse umane e nell’uso delle tecnologie ICT a supporto di tali innovazioni. Uno degli “Award” è andato a Tetra Pak, la multinazionale di packaging e trattamento di alimenti liquidi, per il progetto di Smart Working realizzato nella sede di Modena, dove lavorano oltre 800 dipendenti.
I valori “core” di Tetra Pak dichiarati nella mission aziendale sono innovazione e qualità, libertà e responsabilità, collaborazione e divertimento, attenzione al cliente e orientamento al lungo periodo, e le iniziative di Smart Working attuate sono ispirate a tali valori. Il progetto è partito dalla riprogettazione degli spazi fisici, con l’obiettivo di soddisfare le esigenze di dipendenti e collaboratori, e allo stesso tempo creare un clima che favorisca innovazione e creatività.
Sono stati quindi realizzati open space e spazi per il lavoro individuale o di gruppo (silent e meeting room), organizzati in moduli con pareti mobili, in modo da poter adattare la dimensione di sale riunioni e uffici in base alle necessità. Tutte le pareti oltretutto sono trasparenti ma assicurano l’isolamento acustico, in modo che le persone si possano vedere ma non sentire, per non disturbare i colleghi e ridurre la concentrazione. Inoltre appositi sistemi di Building Automation regolano in modo automatico gli impianti di riscaldamento, illuminazione e ricircolo dell’aria in funzione del numero delle persone presenti nei diversi spazi.
Ottimizzazione dell’uso degli spazi: un obiettivo fondamentale
Un altro aspetto del progetto riguarda la flessibilità dell’orario di lavoro, introdotta da qualche anno per tutti i dipendenti, compresi gli operai (ovviamente differenziata in funzione di ruoli e incombenze). Non ci sono più strumenti marca-tempo, e ciascun dipendente a fine mese autocertifica il monte ore complessivo di lavoro attraverso un tool sulla Intranet, con successiva approvazione da parte del responsabile. La flessibilità riguarda anche il luogo di lavoro, che il dipendente può scegliere in autonomia conciliando necessità, obiettivi personali e necessità di allinearsi con colleghi e collaboratori.
L’ottimizzazione dell’uso degli spazi è uno degli obiettivi fondamentali del progetto. Un’altra iniziativa introdotta è per esempio il “pull printing”, per cui le stampe vengono eseguite solo a fronte di una conferma attraverso il badge aziendale: questo ha permesso di ridurre del 41% il consumo di carta e di toner. Più in generale tutti i documenti cartacei di cui non si fa uso quotidiano sono stoccati in un magazzino esterno presso la sede Tetra Pak: sono ottenibili dietro richiesta entro 24 ore. Inoltre ogni area condivisa è dotata di uno schermo LCD che visualizza lo stato d’occupazione e permette prenotazioni e conferme: questo ha permesso di ridurre del 12% il livello di occupazione degli spazi comuni.
Per supportare il suo approccio di Smart Working, Tetra Pak mette a disposizione la completa copertura wireless in ogni spazio dell’azienda, notebook e telefoni portatili che favoriscono la mobilità anche interna al luogo di lavoro, tablet e smartphone per chi ne ha bisogno quotidianamente, e inoltre strumenti di collaboration (phone conference e instant messaging integrato con la presenza). Coloro che solo saltuariamente lavorano da casa possono utilizzare smartphone e chiavette internet aziendali condivisi.
L’azienda, ha inoltre attivato diverse iniziative per favorire il miglioramento del bilanciamento lavoro/tempo libero, come l’asilo aziendale, la possibilità di stage estivi per i figli dei dipendenti, la palestra e l’area benessere. Il progetto di Smart Working, grazie alle diverse iniziative, ha permesso di ottenere significativi benefici per Tetra Pak, tra cui aumenti della capacità di attrarre e conservare i talenti, della produttività e dell’efficienza nell’allocazione degli spazi. Ottimi risultati sono stati misurati, attraverso sondaggi, per il livello di soddisfazione dei dipendenti, in termini di migliore work-life balance e soddisfazione professionale, a conferma di come tali iniziative influiscano positivamente sull’employee engagement.
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