Governance della spesa: l’IT da costo a leva di business grazie al modello TBM e Apptio

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Digital Talk

Governance della spesa: l’IT da costo a leva di business grazie al modello TBM e Apptio

Quale azienda non desidera conoscere esattamente il costo delle applicazioni e dei servizi utilizzati? E non solo banalmente per razionalizzarli al meglio ma soprattutto per poter rendere difendibile e perfino valorizzare la spesa IT che oggi agli occhi del business e dei top manager sembra fuoriuscire da un black box. Continuando a utilizzare fogli di calcolo, questa sfida resta utopistica, ma con un framework dedicato come TBM, e la tecnologia di Apptio a supporto, diventa affrontabile attraverso un percorso che offre benefici concreti anche entro un anno. Lo dimostra il caso Unicredit Services, tra gli ospiti del Digital Talk del 15 dicembre, dedicato alla governance dell’IT Spending.

24 Gen 2022

di Marta Abba'

Ormai diventate tutte tech company al di là del settore in cui operano, oggi le aziende, passando dal modello a costi fissi a quello a costi variabili, si trovano a dover gestire una spesa IT “ingovernabile”. La diffusione del cloud ibrido e del multi cloud rende il tutto ancora più sfidante perché mentre forniscono agilità, flessibilità e resilienza al business, complicano la governance finanziaria dei costi IT.

I processi di governance della spesa IT partono in primis dalla ricerca dei dati di costo e operativi fra centinaia e migliaia di fonti, la raccolta, normalizzazione, classificazione, allocazione dei dati stessi fino alle business unit, e arrivano alla comunicazione dei costi pro-quota difendibile, dettagliata e ufficiale, fino al recupero dei costi stessi tramite fattura. Lo scopo ultimo è fornire risposte rapide e consapevoli al business, contribuendo così alle decisioni strategiche in modo costruttivo e difendibile appunto.

Dal costo delle macchine virtuali a supporto di applicazioni non critiche, per valutare se ha senso mantenerle, al costo dei servizi per correlarlo all’uso che le unità di business realmente ne fanno per acquisire una completa consapevolezza sulla spesa IT, alle organizzazioni servono informazioni dettagliate e di cui fidarsi. Come è ripartito il costo dei progetti, come ottimizzare il mix di risorse a disposizione e soprattutto riuscire ad esprimere il valore che l’IT eroda al Business, evitando che resti imbrigliato in procedure poco fluide, incomprensioni terminologiche e lacune informative.

Di come affrontarla operativamente e strategicamente, adottando i corretti strumenti e un vero e proprio modello dedicato, si è parlato in un Digital Talk organizzato da ZeroUno in collaborazione con Apptio, guardando all’esperienza di Unicredit Services come esempio di un percorso in atto e con risultati già da raccontare.

Poco prevedibili, mal comunicati, i costi IT restano incompresi e indifendibili

Per descrivere lo scenario italiano relativo alla capacità di governance della spesa IT Angelo Zuccaro, Technology Strategy Partner di PwC Italy, ha fatto riferimento ai 5 criteri di trasparenza dell’IT Financial Management mettendo in luce le maggiori criticità incontrate dalle aziende:

  1. Service Catalogue, per comunicare costi e disponibilità dei servizi, sui quali spesso si resta ancorati più ad aspetti tecnici e operativi che all’espressione del valore che erogano
  2. Allocazione, showback e billing IT al business, i cui meccanismi sono articolati e critici nelle politiche interne alle organizzazioni
  3. Planning, budget, forecast, masterplan, per allineare gli sforzi e la spesa IT al Piano Strategico aziendale
  4. Monitoring & reporting per condividere le informazioni relative alla Spesa e al Valore dell’ IT ai diversi ruoli degli stakeholders.
  5. Governance & decision making, per ottimizzare la spesa IT running, le applicazioni e i servizi, predisponendo di scenari alternativi, i fondi recuperati potranno finanziare nuove iniziative e investimenti di business.

“E mentre le realtà del mondo anglosassone e tedesco mostrano una buona maturità su tutti questi aspetti, in Italia si ha un panorama a geometria variabile con ampi spazi di miglioramento, su almeno una di queste direttrici”, ha commentato Zuccaro, indicando il Cloud come un’opportunità ma anche come un fattore di ulteriore complicazione in termini di governance della spesa IT. “Il Cloud comporta spese non definibili e prevedibili… non ho più la classica leva di contenimento della spesa proprio perché è un grande acceleratore. Obbliga le aziende ad ingegnerizzare il modello e i processi di gestione della spesa IT … Nel prossimo biennio ci aspettiamo un boost significativo”.

La necessità dell’ecosistema italiano è quella di poter contare su “un modello strutturato di contabilità aziendale da applicare all’IT, per correlare in modo puntuale le voci di spesa e sostituire gli scontri accesi tra IT e business con pragmatiche discussioni basate su fatti”.

La sfida dei costi IT: dal foglio di calcolo al modello TBM strutturato e agile

“La maggior parte delle organizzazioni oggi sono gruppi multinazionali con numerose legal entity e business unit, con architetture estremamente distribuite e pluralità di stakeholder con interessi e obiettivi diversi, che parlano linguaggi diversi. In questi contesti non basta la volontà di cambiare approccio, serve il supporto della tecnologia e la disponibilità di un modello operativo univoco che agevoli il dialogo, aiutando l’IT ad esprimere il valore di ogni iniziativa e a individuare aree di miglioramento dello spending IT”. Con queste parole Zuccaro ha poi alzato la palla all’ospite internazionale, Jack Bischof, Regional VP, EMEA del Technology Business Management (TBM) Council, organizzazione senza scopo di lucro creata una quindicina di anni fa da un gruppo di CIO, insoddisfatti delle incomprensioni interne sulla spesa IT. La soluzione a cui sono arrivati è un framework per la gestione del business dell’IT, che definisce standard, best practise e tassonomie a vantaggio della collaborazione fra IT, Finance e Business.

Oggi circa 2200 organizzazioni usano il framework TBM, di cui il 60% Fortune100, ma anche tante organizzazioni più piccole con un IT spend di 25-30 milioni di dollari.

Grazie al modello operativo TBM, che fornisce le regole di classificazione e allocazione dei costi IT, secondo le diverse tassonomie di industry, le aziende possono accelerare i processi di calcolo granulare dei costi – a supporto delle applicazioni e servizi – e di comunicazione difendibile e trasparente al business dei costi di competenza, funzionali al valore che ne deriva. Tutto ciò favorisce l’eliminazione dei fogli di calcolo, la manualità time consuming e l’errore umano.

Il TBM fornisce un linguaggio standard al dipartimento dell’Information Technology, che fino ad ora è rimasta l’unica area nelle organizzazioni priva di uno strumento dedicato e in grado di comprendere e spiegare la complessità della spesa IT alle altre aree aziendali.

Apptio è l’unica piattaforma tecnologica che supporta il modello operativo del TBM, ha spiegato Francesca Bolla, Enterprise Account Executive. Apptio consente di pianificare, organizzare, gestire e ottimizzare la spesa e gli investimenti IT, evitare che la tecnologia “venga recepita come un black box” e far emergere il valore dell’IT per l’azienda.

Apptio abilita il passaggio da un approccio tradizionale disconnesso – con dati, fonti eterogenei- ad un allineamento de facto tra ruoli e funzioni su tutte le informazioni finanziarie e operative, che vengono centralizzate in un single point of truth. Fra i principali vantaggi Bolla ha evidenziato:

  • La Cost Transparency granulare e dettagliata, per un accurato IT Planning
  • L’analisi in continuo e gli scenari di confronto sul budget iniziale
  • L’identificazione e l’ottimizzazione dei costi running a vantaggio dell’innovazione (grow and transform the business)
  • L’allineamento strategico e la costruzione di un dialogo di fiducia tra Business, IT e Finance
  • La gestione e l’uso consapevole e ottimizzato del Cloud, grazie alla responsabilizzazione degli utenti.
  • La promozione di una cultura e di un modello agile in azienda

Per ottenere tutto ciò si parte dalla raccolta sulla piattaforma Apptio dei set di dati che supportano gli use case, si normalizzano, si classificano e mappano sulla tassonomia standard del settore di appartenenza dell’azienda. Il Machine Learning presente nella piattaforma Apptio automatizza tutto questo flusso, per evitare inutili ripetizioni manuali. A questo punto, attraverso la Piattaforma, l’IT è in grado di esprimere il Valore che eroga al Business, attivando i processi di pianificazione e prioritizzazione degli investimenti, di ottimizzazione dei costi del Cloud e di identificazione del costo complessivo dei servizi – ha spiegato Bolla. La comunicazione dei costi IT alle business unit e l’eventuale fatturazione verrà fatta in modo chiaro e difendibile. Per questo, a supporto della comunicazione, viene in aiuto un’ampia gamma di report e dashboard mirate e diversificate a seconda dei vari ruoli aziendali.

Ottimizzare l’IT spending in collaborazione con il business: il caso Unicredit Services

Con il forte bisogno di una contabilità analitica, per avere il TCO dettagliato degli oltre 3000 applicativi gestiti e con l’urgenza di garantire la trasparenza ai propri customer (le unità del gruppo) sui costi a loro fatturati e sui driver di allocazione usati, Unicredit Services ha trovato nel TBM e in Apptio la soluzione per gestire la spesa IT in modo efficace, agile e innovativo. Dopo soli 8 mesi di progetto Unicredit Services è riuscita a vincere la sfida, agevolando il dialogo fra IT e Business, sulla base di tassonomia e linguaggio comuni, per premdere decisioni consapevoli sulla ottimizzazione della spesa IT.

È stata Anna Pannone, Head of Cost Accounting Model and Data Governance – Planning, Finance & Administration nel CFO Department di UniCredit Services, a illustrare i risultati più significativi del percorso intrapreso, partendo dalla possibilità di “conoscere e monitorare periodicamente il TCO per ogni applicativo costruendo trend di spesa e identificando criticità o necessità di razionalizzazione”. Informazioni preziose anche per agevolare il dialogo con il business. Oggi, ai propri clienti interni, Unicredit Services è in grado di offrire “un pacchetto di informazioni estremamente granulari di quanto fatturiamo loro periodicamente, con dettagli dei costi basati su driver di allocazione condivisi e in continuo affinamento, per evitare ogni possibile zona d’ombra”.

Questa maggiore consapevolezza, basata su dati e numeri dettagliati e granulari, aiuta la Governance dell’IT a rispondere alle richieste del CFO e del top management e a partecipare attivamente alla predisposizione dei business case. Da non trascurare anche gli aspetti legati alla presenza internazionale del gruppo con le conseguenti complicazioni fiscali: una gestione più chiara ed efficacie della spesa IT aiuta a gestire la mappatura dei “flussi infra-branch” per rispondere ad ogni eventuale richiesta, in primis dell’Agenzia delle Entrate.

La prossima sfida per Unicredit Services è l’estensione della piattaforma Apptio al mondo dei costi del Cloud.

Anna Pannone ha imputato il successo dell’implementazione di Apptio principalmente a due fattori: un team agile e variegato costituito ad hoc, con un mix di competenze IT-finance-business-tax e di Apptio, e la minimizzazione delle personalizzazioni del modello, “le cui funzionalità di base standard sono già in grado di rispondere a tutti gli use case”. È stato importante anche l’intervento sulla contabilità del ciclo passivo – laddove c’erano buchi per apportare miglioramenti – e cruciale il coinvolgimento dei customer nella definizione dei driver fin dal primo momento.

Approccio TBM come driver per la modernizzazione delle imprese italiane

L’esperienza di Unicredit Services rappresenta la perfetta adozione del modello TBM abilitato dalla tecnologia Apptio, per rendere comprensibili al business i costi dell’IT, valorizzandoli e mettendo fine ad incomprensioni che minano la produttività e la digital transformation veloce di ogni organizzazione.

Esistono altre realtà, ha spiegato Zuccaro, soprattutto utilities e new digital business, che puntano ad una applicazione nativa del modello per una pianificazione industriale pluriennale della spesa IT, correlandola alla gestione del budget annuale e “utilizzando il forecast always running, in modalità on demand, per prendere decisioni strategiche.

In ogni caso, ha aggiunto Bolla, nell’adozione del modello TBM e della tecnologia Apptio si procede sempre per step con un processo fluido, a seconda della maturità dell’azienda.

Zuccaro ha messo in evidenza dei punti di attenzione: all’inizio è fondamentale l’individuazione di modalità di utilizzo dei servizi, misurabili con dati provenienti da piattaforme aziendali e la correlazione tra consumi tecnici e obiettivi di business, attraverso modelli di ribaltamento adeguati. Proseguendo, diventa importante capire come focalizzarsi sulle voci di spesa più rilevanti, utilizzando metriche comprensibili anche per i customer, senza dimenticare di valutare l’impatto che il cambio di approccio messo in atto può avere sull’operatività.

Ciò che Zuccaro suggerisce è di “usare il TBM come strumento di change management” e di driver dell’innovazione dell’intera organizzazione. D’altronde, la spinta all’innovazione è il principale elemento di valore che emerge dal modello, ha concluso Bolla. Il finanziamento dell’innovazione attraverso l’ottimizzazione dei costi running (di applicazioni e servizi di scarso valore), per la realizzazione della strategia aziendale”.

Ottimizzare, con strumenti e strategie adeguate, la governance della spesa IT può innescare una vera e propria evoluzione nell’organizzazione di un’azienda permettendole di fare un salto in avanti in competitività e agilità. Come muoversi quindi? E qual è il percorso che si prospetta se si imbocca la strada del TBM? Chi vuole approfondire per prepararsi ad evolvere può trovare tutte le informazioni e il racconto dell’esperienza di Unicredit Services rivedendo l’evento organizzato da APPTIO dedicato al tema.

Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Apptio

Marta Abba'

Giornalista

Laureata in Fisica e giornalista, per scrivere di tecnologia, ambiente e innovazione, applica il metodo scientifico. Dopo una gavetta realizzata spaziando tra cronaca politica e nera, si è appassionata alle startup realizzando uno speciale mensile per una agenzia di stampa. Da questa esperienza è passata a occuparsi di tematiche legate a innovazione, sostenibilità, nuove tecnologie e fintech con la stessa appassionata e genuina curiosità con cui, nei laboratori universitari, ha affrontato gli esperimenti scientifici.

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