Il mondo del lavoro è cambiato e l’espressione “smart working”, con i suoi 5 milioni di lavoratori agili del 2021, fa ormai parte del lessico comune. Ma è anche vero che molte aziende sono state colte di sorpresa dalla pandemia e, pur avendo attivato tool di collaboration e VPN, faticano ancora a operare un vero cambio di paradigma, cioè adottare una visione del lavoro agile, digitale e svincolata dal luogo e dall’orario. Per fortuna, in Italia abbiamo anche esempi virtuosi di aziende che, grazie alla consulenza di partner IT innovativi, a marzo 2020 avevano già anni di trasformazione digitale sulle spalle e si sono così trovati, anche in industry regolate e con una forte componente di firstline worker, a non avere neanche un fermo macchina, ad accedere da remoto a risorse critiche e ad adottare modelli di smart collaboration.
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Pipeline e la trasformazione digitale di Laboratorio Farmaceutico SIT
Quanto appena descritto riassume la storia del rapporto decennale tra Pipeline, Gold Partner Microsoft che dal 1991 affianca le organizzazioni nei percorsi di digitalizzazione, e Laboratorio Farmaceutico SIT, impresa storica italiana che produce e commercializza più di 100 prodotti, si avvale di due stabilimenti in Italia, tre filiali estere e può contare su più di 250 dipendenti. Agevolata dall’intraprendenza di Pipeline, la storia della digital transformation di SIT è un percorso di progressiva modernizzazione dell’IT e dei processi aziendali che ha permesso all’azienda di essere agile e resiliente quando ce n’è stato più bisogno, cioè durante la pandemia.
Pipeline affianca SIT da anni: tra le tappe significative l’implementazione dell’ERP proprietario Parcel e la riorganizzazione dell’infrastruttura IT con consolidamento dei data center dei vari stabilimenti in un unico centro stella ubicato a Mede (PV) e dotato di adeguati sistemi di protezione hardware e software. In tempi recenti, i temi centrali sono diventati la modernizzazione dei processi, l’adozione del cloud e la smart collaboration, grazie anche al forte input da parte dell’IT interno, desideroso di apportare un solido cambiamento rispetto a molti processi gestiti in modo tradizionale e passibili di inefficienze. Partendo quindi dalla migrazione in cloud della posta elettronica, Pipeline ha accompagnato SIT lungo tutto questo percorso (che è in perenne evoluzione) fornendo competenze specialistiche e implementando soluzioni avanzate rivolte alla remotizzazione del lavoro e allo sviluppo di un workplace digitale sicuro, connesso e basato sulla solidità di Microsoft 365.
“Il percorso – spiega Giuseppe Nocita, CEO e socio fondatore di Pipeline – è stato graduale e non privo di resistenze, a partire da alcune preoccupazioni sulla sicurezza delle informazioni che sarebbero transitate all’esterno dell’azienda, ma siamo stati in grado di superare le difficoltà basandoci sulla bontà del prodotto Microsoft a livello di security e affidabilità”. Lo conferma Alessandro Saglimbene, IT Manager di SIT, secondo cui le resistenze sono crollate poiché ci si è resi conto che all’ottimizzazione economica si sarebbero affiancati vantaggi operativi: “L’introduzione di Teams, per esempio, ha favorito la produttività e l’efficienza con le lavagne condivise e i workspace. Per non parlare di OneDrive, che ci ha semplificato la vita nelle condivisioni interne e verso l’esterno: lavorando con Paesi esteri dobbiamo garantire l’accesso al dato, ma senza far entrare l’utente nel perimetro protetto o peggio, copiare i dati”.
Business Continuity, ovvero affrontare la pandemia senza fermare la produzione
Con la capacità di accedere da remoto all’ERP, alle altre risorse aziendali, ai file e agli strumenti di produttività, Pipeline e SIT hanno rinnovato il modo in cui i dipendenti lavorano ogni giorno: non uno smart working in senso stretto, quanto piuttosto una digitalizzazione collaborativa dei processi e delle attività di lavoro, supportata dai gruppi e dalle riunioni Teams e dalla condivisione agile di documenti e informazioni, anche quando le persone lavorano in presenza.
Così, SIT ha potuto affrontare a testa alta la pandemia: al di là di chi lavora in produzione e magazzino, gli altri dipendenti non hanno subito intoppi. È inoltre possibile accedere alle macchine di linea senza la presenza in ufficio, cosa che si è rivelata utile nel caso di problemi e necessità di feedback rapidi. SIT il raggiungimento dell’obiettivo prefisso insieme a Pipeline: permettere a tutti di lavorare da remoto in modo completo. “Al massimo, l’utente si è dovuto abituare a comunicare usando nuovi canali, perché un sistema di ticket connesso a un collegamento remoto che permette di raggiungere il personal computer a è un flusso diverso rispetto ad una telefonata. Ma al di là dello scoglio iniziale, abbiamo mantenuto gli stessi livelli di produttività dell’anno precedente, con soddisfazione dell’azienda anche in relazione agli investimenti”.
La sicurezza dell’ambiente di lavoro digitale, una priorità assoluta
Un’azienda farmaceutica deve difendere i propri dati e il valore della proprietà intellettuale, cosa che di sicuro non viene meno di fronte all’adozione del cloud e all’aumento di circolazione e condivisione dei dati.
L’approccio non può che essere olistico, sistemico, deve miscelare la protezione dell’infrastruttura interna con i nuovi paradigmi di sicurezza del cloud, legati alle identità, alle persone, agli accessi e ai dispositivi, visto che una piattaforma come Microsoft 365 permette di lavorare ovunque e anche con mezzi propri. Ed è proprio sulla base di questo approccio che Pipeline ha contribuito a potenziare la sicurezza di SIT con strumenti hardware e software ad hoc, ma anche mediante una corretta configurazione degli strumenti di sicurezza della Suite Microsoft.
“A livello di infrastruttura, cioè di rete – spiega Saglimbene -, possiamo contare su antivirus, su firewall in cluster e gestiamo connessioni solo con utenze di dominio, peraltro appoggiandoci alla Multi-Factor Authentication, che ci mette al riparo da furti di password e di identità. Con Pipeline abbiamo rafforzato la gestione dei firewall, creando molte più regole e segmentando meglio il traffico, e abbiamo poi utilizzato sistemi SIEM e scanner di rete”. Ove possibile gli utenti usano i computer aziendali; in alternativa, l’IT prende in carico la macchina, la sistema, installa la VPN e la predispone per l’accesso al dominio aziendale sempre con la logica della Multi-Factor Authentication.
Microsoft365 Business Premium è l’altro pilastro della sicurezza dell’ambiente SIT: “La scelta di passare alle tecnologie integrate in Microsoft 365 – aggiunge Nocita – ci ha da subito consentito dei risparmi perché abbiamo eliminato alcuni componenti ridondanti come l’antivirus. Il sistema ci permette di gestire in modo centralizzato dispositivi e accessi alle risorse aziendali, ponendosi come cuore pulsante della produttività sicura dell’ambiente SIT. Oggi qualsiasi accesso, sia in cloud che in VPN e a prescindere dal dispositivo, è basato sull’autenticazione a due fattori. Inoltre, abbiamo implementato tutta la parte di Insight di Microsoft, e quindi disponiamo di alert automatici sui tentativi di accesso anomali, con l’aggiunta di tutte le segnalazioni di Azure AD sugli IP, i tentativi errati di inserimento delle password e molto altro. Abbiamo capacità di tracciamento e segnalazione di comportamenti anomali anche se provenienti da soggetti autorizzati: per esempio, quando qualcuno copia massivamente file e documenti (bulk copy) scatta un alert, così come in tanti altri casi sospetti, e sta poi ai professionisti di SIT valutare questi comportamenti, che sono sempre tracciati. Qui, inoltre, si innesta il discorso dell’intelligenza artificiale, che può dare una grossa mano: la valutazione del comportamento degli utenti potrebbe infatti determinare degli automatismi, innescando risparmi a livello di tempi e costi”
Novità all’orizzonte, da una nuova Intranet alla realtà aumentata
Pipeline e SIT stanno lavorando su diversi fronti per modernizzare ulteriormente l’azienda e i processi. Si va dallo sviluppo di SharePoint come strumento di repository documentale generale (esteso al mondo ERP), all’uso intensivo del cloud applicativo, ma senza dimenticare il mare magnum della digitalizzazione dei processi produttivi e logistici, anche tramite l’impiego di tecnologie come la realtà aumentata.
Inoltre, Pipeline e SIT stanno collaborando per concretizzare una visione innovativa della Intranet, che potrebbe dare nuovo slancio a uno strumento poco valorizzato. Nella visione di Saglimbene “Intranet dovrebbe essere un unico entry point intelligente per tutta l’attività che la persona svolge in azienda, il repository di tutto ciò di cui ha bisogno. Nella mia visione, deve avere un approccio proattivo e personalizzato: il sistema deve capire cosa mi serve, deve anticipare la mia esigenza di ottenere un certo report e fornirmelo proattivamente, così da farmi risparmiare tempo ed essere più produttivo. Questo, inoltre, permetterebbe a tutti di avere più fiducia nel sistema e nel dato”.
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