Con una storia che viene da lontano (l’azienda nasce negli anni ’70), Optimo Next ha vissuto tutta l’evoluzione della gestione documentale, a partire dal trattamento dei documenti cartacei, maturando una forte esperienza nella gestione del contenuto: “La nostra storia – spiega Andrea Bonalumi, Sales Manager dell’azienda – è legata all’evoluzione delle tecnologie in questi ambiti: dalla trasposizione della carta su microfilm e fiche, siamo passati a soluzioni documentali digitali che consentivano il riversamento su dischi ottici dei documenti scansionati, per arrivare poi agli anni ’90 dove abbiamo iniziato a fornire servizi di digitalizzazione vera e propria, di flow management e soluzioni documentali proprietarie con la scansione dei documenti, la loro digitalizzazione e l’archiviazione del documento insieme ai suoi metadati. Abbiamo anche iniziato a proporre servizi di integrazione tra le nostre soluzioni e quelle dei clienti”.
Una evoluzione che ha portato Optimo Next a maturare oggi l’esperienza necessaria per quello che è il vero differenziante della trasformazione digitale: ripensare i processi in modo digitale. La “semplice” digitalizzazione documentale aumenta sicuramene l’efficienza in azienda, ma la vera opportunità della digitalizzazione risiede proprio nella capacità di create processi “nativamente digitali”.
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Digital first, ma in base alle specifiche realtà
Le attività di Optimo Next si sviluppano oggi lungo tre direttrici:
- digital applications: applicazioni che ridisegnano le modalità di approccio ai processi aziendali, quindi dalla Robotic Process Automation (RPA) alla Business Process Automation (BPA);
- digital solutions: tecnologie abilitanti questo ridisegno dei processi ossia la suite Pandora, la soluzione Nextone ;
- digital services: servizi a principale componente umana che, dice Bonalumi, “scaricano a terra la nostra esperienza di analisi e progettazione di processi di gestione documentale, mettendola a disposizione dei clienti”; molto importanti sono, in questo ambito, i servizi di integrazione sia della suite Pandora con gli altri sistemi aziendali sia sviluppando specifici tool per andare a rispondere a specifiche esigenze. Accanto alla consulenza, Optimo Next offre poi servizi di outsourcing di gestione documentale nonché trattamento e gestione della carta “che comunque c’è ancora”, ricorda il sales manager.
Se l’obiettivo è quello di aiutare i clienti a riprogettare, con l’ausilio di strumenti abilitanti, i processi di business, l’approccio di Optimo Next non è talebano e, sebbene in azienda siano ben coscienti che il ripensamento dei processi in modo totalmente digitale sia la vera chiave di volta della trasformazione, Bonalumi precisa che questo viene fatto “se possibile, se ci sono le condizioni: siamo pronti a parlare di progettare processi digitali, anche con l’utilizzo di tecnologie avanzate di intelligenza artificiale, ma utilizziamo le tecnologie coerentemente con la propensione del cliente a recepirle” La digitalizzazione dei processi impatta in modo determinante sull’organizzazione aziendale, il cui stravolgimento senza piena condivisione e senza un percorso graduale “spaventa gli interlocutori e rischia di minare il successo dell’iniziativa” specifica Bonalumi, che ricorda i tre elementi principali su cui si basa l’approccio al cliente:
- concetto di digital first, dove il tema digitale è il cardine principale;
- tecnologico: “Possiamo supportare il cliente avendo gli strumenti tecnologici per poterlo fare”;
- componente umana: “È per noi fondamentale sia nel supporto alla progettazione sia in quello alla gestione di tutto ciò che rimane non digitale”.
Un termine che piace molto a Bonalumi è “concretezza”: “Vogliamo aiutare i clienti a ripensare in digitale, ma un approccio drastico può essere controproducente e quindi ipotizziamo per ogni ambito il percorso più adeguato, procedendo per step perché pensiamo che la nostra attività si debba caratterizzare con la concretezza, misurandosi con la realtà specifica che incontriamo sul campo”.
La pandemia ha accelerato i processi di digitalizzazione e spesso per rispondere all’urgenza lo si è fatto in modo destrutturato, poco programmato e senza una strategia: “Molte aziende si sono trovate a dover affrontare questo tema in modo improvviso, ma pensiamo che la strada sia ormai tracciata”.
La piattaforma Pandora e la soluzione NextOne
Optimo Next propone due soluzioni: Pandora e NextOne.
La suite Pandora è definita da Bonalumi “digital transformation platform” e consiste in una serie di soluzioni modulari che consentono di automatizzare ogni processo aziendale: “È una piattaforma che, oltre a soddisfare gli standard attuali, si differenzia da quelle dei competitor per 4 principali motivazioni: garantisce la continuità dei processi, assicurando che tutte le persone coinvolte possano avere in disponibilità continua tutti i materiali e documenti sui quali poter lavorare; viene vista come una sorta di digital workplace, perché può facilitare l’adozione di modelli di smart working rendendo appunto disponibile l’accesso a tutti i documenti da qualsiasi postazione; traccia tutte le modifiche effettuate assicurando quindi la compliance alle normative; l’estrema flessibilità, perché si integra facilmente con altri applicativi aziendali e, grazie all’adozione di moduli specifici, consente di innescare altri processi aziendali”.
NextOne è invece una soluzione sviluppata per automatizzare tutti i processi di desk: “Una reception intesa in senso lato dove non abbiamo la sola e semplice gestione della visita, ma di tutto ciò che gira intorno alle persone che entrano in azienda: prenotazione appuntamenti, gestione delle riunioni, prenotazione di sale riunioni o di aree di lavoro negli open space”.
Due esempi concreti
Per concludere questa panoramica sulle attività di Optimo Next, Bonalumi porta due esempi.
Il primo riguarda una telco dove è stato rivisto il processo di audit che l’area amministrazione e vendite effettua sui punti vendita: “L’obiettivo è quello di effettuare una verifica puntuale dei contratti per valutare il comportamento dei seller in un’area dove, soprattutto da quando le offerte telefoniche sono abbinate a smartphone molto costosi, i disallineamenti possono comportare problemi”. Questo processo prevedeva la raccolta delle copie cartacee dei contratti di una serie selezionata di punti vendita per poi andare a fare una serie di verifiche di completezza e correttezza dei documenti prodotti. “Con Pandora – spiega il sales manager – abbiamo sviluppato un modulo di data collection che consente di evitare il trasporto di documenti che vengono invece digitalizzati e inviati a Pandora che innesca il processo di verifica certosina richiesto. In questo modo abbiamo eliminato il trasferimento della carta dal punto vendita alla sede della telco e automatizzato il processo di verifica”.
Il secondo è un esempio di come Optimo Next applica a se stessa la tecnologia che propone ai clienti utilizzando l’RPA per la propria attività di outourcing documentale: “Abbiamo infatti applicato la RPA alla registrazione di fatture di un’azienda energy [gestita in outsourcing da Optimo Next ndr] mettendo a punto un processo interno che evita ai nostri operatori di lavorare manualmente sui sistemi gestionali del cliente e che attiva una serie di controlli. In alcuni casi è, volutamente, richiesto l‘intervento di un operatore e in questo caso il robot si ferma e attende l’intervento. Ma anche questa, per esempio, è un’attività che, grazie a un algoritmo di machine learning che impara da questi interventi umani, potrebbe essere in futuro automatizzata”.
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