Unified Communication & Collaboration cos’è e quali tecnologie ne sono protagoniste

Chiamate vocali, riunioni Web e videoconferenze, caselle vocali, condivisione di documenti e del desktop, messaggistica istantanea, in presenza e molto altro, per lavorare in mobilità e, in generale, innalzare il livello di collaborazione emergono tutte queste necessità. La risposta è rappresentata dalle tecnologie di Unified Communication (UC – Comunicazione unificata in italiano) & Collaboration.

Le soluzioni in quest’ambito permettono di integrare tutti tanti strumenti, assicurando un’esperienza di lavoro fluida che aiuta i team a operare con maggiore efficienza ovunque si trovino i vari membri del gruppo e mediante qualsiasi dispositivo.

Che cos’è la Unified Communication and Collaboration?

Che cosa è la Unified Communication and Collaboration? Non è una tecnologia, ma un’insieme di tecnologie. Soprattutto, è un modo di integrare l’innovazione digitale secondo un approccio che può davvero fare la differenza nella comunicazione intra e interaziedale.

L’UCC, infatti, è uno degli ultimi capitoli di quella digital transformation che ha coinvolto le aziende in un percorso di sviluppo a rilascio continuo. In estrema sintesi, la UCC è un’architettura di sistemi telematici che si avvale di mezzi diversi, fruiti attraverso un’unica interfaccia comune che consente di gestire in maniera coordinata il flusso di informazioni (scritte, audio e video) che circolano dentro e fuori all’azienda.

Con l’avvento dei social media, infatti, la comunicazione integrata si è andata a potenziare ulteriormente, abbracciando i nuovi canali di condivisione inaugurati dai nuovi media collaborativi come, per esempio, Skype e Whatsapp.

Unified Communication and Collaboration: ubiqua, pervasiva e integrata

L’abitudine ad accedere e consultare in maniera indifferenziata le informazioni da dispositivi fissi e mobili, infatti, sta portando le aziende a ragionare di convergenza e le persone a vivere il lavoro in modalità bimodale: analogica e digitale.

A contribuire a questa evoluzione sono senz’altro le soluzioni di collaborazione che oggi cortocircuitano fonia, connettività e sistemi di condivisione di file, immagini, audio e video in modalità sincronizzata (tramite File Sharing and Syncronization System).

Gli analisti degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano hanno identificato i principali benefici dell’UCC, relativi a ciascuna dimensione, ovvero infrastrutture abilitanti, servizi applicativi, multicanalità di accesso, suddivisi in due macrocategorie:

• Benefici tangibili associabili a indicatori misurabili come un risparmio dei costi di comunicazione o delle spese di viaggio, evidenziando quelli che sono stati effettivamente monetizzati (cioè tradotti in flussi finanziari).
• Benefici intangibili o non direttamente quantificabili come, per esempio, migliore gestione della conoscenza, miglioramento del clima aziendale, miglioramento della qualità relazionale

UCCaaS: multicanalità integrata as a Service

Anche nell’ambito dell’UCC esiste poi la declinazione on demand e pay per use. UCCaaS, infatti, è l’acronimo di Unified Communication and Collaboration as a Service ed è la nuova frontiera della comunicazione aziendale.

Utilizzare applicazioni di comunicazione e collaborazione unificata senza avere in casa infrastrutture complesse e costose è vantaggioso per diversi motivi. Basta un accesso a Internet per poter comunicare in piena libertà e in modo intuitivo senza doversi accollare gli oneri e i costi relativi a manutenzione, aggiornamento, investimenti in sicurezza (pensa a tutto il provider).

Chat, presenza, audio, video e servizi telefonici avanzati integrati, dunque, sono erogati attraverso una piattaforma che risiede nel cloud ed è resa disponibile su qualunque terminale (e in mobilità), con benefici sulla produttività aziendale e sul livello di collaborazione in azienda.

Comunicazione unificata: componente imprescindibile per lo smart working e non solo

Aiutando a condividere nel migliore dei modi l’informazione in ogni sua forma, l’UCC è una componente fondamentale dello smart working ma anche delle smart city. In che modo? Contribuendo a migliorare il livello di comunicazione e di interazione tra le aziende e le persone. Da un lato potenziando la produttività individuale, consentendo agli utenti di risparmiare tempo nello svolgimento delle proprie mansioni e di accedere alle informazioni in modo più flessibile e veloce. Dall’altro supportando l’operatività aziendale, favorendo l’interazione di una pluralità di persone coinvolte nei vari processi di business.

Certamente l’implementazione deve tenere conto di diversi aspetti, a partire da una qualità della connessione, con un presidio a livello di bridging e di routing in un’ottica multipunto. È importante ottimizzare i flussi legati alla fonia e ai dati attraverso modalità di streaming massimamente efficienti ma anche definire servizi di rete risolti a livello di gateway e di controllo, attraverso un sistema che consenti di monitorare tutti i flussi e le performance a livello operativo.

Nella piena consapevolezza che la presenza di soluzioni eterogenee, ovvero multibrand, porterà l’IT a dover gestire un’interoperabilità di alto livello per garantire l’efficienza dell’UCC e la massima soddisfazione degli utenti.

Le 6 tecnologie chiave per la Unified Communication and Collaboration

Diversi gruppi di applicazioni, tecnologie e funzioni di condivisione, comunicazione, scambio di informazioni e dati, sia intraaziendale sia interaziendale (smart working) concorrono in azienda a elevare la produttività, perché, in pratica, garantiscono una comunicazione semplice, efficace e multicanale.

È possibile raggruppare in 6 grandi aree le principali soluzioni che vanno a formare l’ecosistema di UCC.

1. Comunicazione voce telefonica tradizionale o Voip, soluzioni PBX di nuova generazione, tutte permettono, tra l’altro, di far evolvere vecchio centralino telefonico aggiungendo e integrando vari servizi.
2. Sistemi di Unified Messaging (UM): per integrare e-mail, sms, fax, voce eccetera.
3. Piattaforme di Collaboration e Conferencing: comprendono servizi di web conference audio e/o video, voice mail, desktop sharing, formazione e apprendimento a distanza (programmi di distance learning interattivi, webinar), spazi virtuali di co-working, Webcast e così via.
4. Piattaforme social Instant Messaging (IM): che assicurano comunicazione sincrona e immediata via chat, sms, per condividere i documenti in tempo reale e aumentare i livelli di sicurezza e di privacy compliance.
5. Piattaforme di file sharing in cloud: sistemi per la condivisione documentale e multimediale (audio e video), la collaborazione, lavagne interattive…
6. Tecnologie per la mobility che estendano il sistema UCC a dispositivi mobili (smartphone, tablet, notebook, convertibili) mediante app dedicate.

Infine, bisogna ricordare che qualsiasi soluzione e piattaforma di Unified Communication & Collaboration offre la possibilità di integrazione con i processi e le applicazioni già presenti in azienda e questo è innegabilmente un grande punto di forza.