Il fine di Siav, fornitore italiano di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali, è aiutare gli utenti finali a snellire e ottimizzare le attività, automatizzare le operazioni di routine, restituire tempo prezioso alle risorse, lavorare in ottica green e, in questo periodo di smart working, riuscire a dirigere tutte le attività anche da remoto.
Questo vale anche per gli uffici risorse umane a cui l’azienda dedica l’offerta HR Digital Workplace, un insieme di tecnologie applicative in grado di digitalizzare la gestione HR in maniera semplice, affidabile e a norma.
Qui di seguito i 6 passi proposti da Siav per implementare la soluzione e arrivare ad avere un ufficio paperless e quindi full digital.
- Creazione di documenti nativamente digitali. Partendo da un template predefinito disponibile tramite ADD In di Microsoft Office o da import automatico da gestionale, è possibile creare direttamente dei documenti digitali. In questo modo CV, moduli, contratti di assunzione, richieste formali e qualsiasi documento chiave nella gestione amministrativa delle risorse umane può nascere digitalmente.
- Approvazione interna documenti e sottoscrizione digitale. Con il software di gestione documentale Archiflow è garantita la gestione di versioni diverse di documenti e con l’applicativo Smart Desk, è possibile apporre la firma grafometrica con un conseguente snellimento dei flussi approvativi. La firma grafometrica rappresenta uno strumento potente di ottimizzazione operativa, tanto più per organizzazioni caratterizzate da turnover elevati e strutturate su molteplici sedi dislocate sul territorio.
- Archiviazione e ricerca full text di dati e documenti. Garantire un’archiviazione dei documenti conforme alla normativa all’interno di una piattaforma documentale sicura è un altro tassello essenziale per comporre il puzzle delle HR paperless. In particolare, Siav dispone di un Osservatorio Normativo interno che traduce le novità normative in nuove funzioni dei prodotti e dei progetti. Inoltre, grazie sempre ad Archiflow, è possibile effettuare delle ricerche puntuali all’interno dell’enorme mole di contenuti presenti in archivio attraverso parole chiave specifiche, permettendo di rintracciare in tempo reale qualsiasi modulo o informazione, con pochi click.
- Condivisione delle informazioni per workflow approvativi più agili. Archiflow abilita anche la condivisione delle informazioni tra HR e lavoratori, permettendo di ricostruire in modo agevole e digitale l’organigramma aziendale, attribuendo ad ogni singolo collaboratore le adeguate visibilità. Condivisione e collaborazione, infatti, oltre ad essere capisaldi di una sana cultura aziendale, sono fondamentali per migliorare le prassi operative dei dipendenti e, di conseguenza, i risultati aziendali.
- Digitalizzazione archivi storici. Il servizio in outsourcing di dematerializzazione della documentazione storica in formato cartaceo, con archiviazione in repository digitale, permette di ottenere un archivio unico e completo a cui poter accedere per rilevare immediatamente le informazioni utili e, se necessario, conoscere immediatamente la posizione fisica di ogni singolo fascicolo archiviato per reperire i documenti originali.
- Conservazione Digitale a norma. La conservazione digitale del fascicolo dipendente e il rispetto della normativa in materia sono garantite dall’abbinata delle consulenze archivistiche con il servizio di conservazione digitale in outsourcing. In aggiunta, il servizio di disaster recovery completa il quadro delle garanzie di sicurezza di gestione delle informazioni e dei documenti, assicurando il reperimento delle informazioni anche in caso di situazioni estreme e garantendo sempre la massima continuità operativa.
“L’approccio full digital – ha dichiarato Elisa Masetto, Human Resources Manager di Siav – è un’opportunità che ogni reparto HR dovrebbe cogliere. Noi stessi siamo fruitori della nostra offerta HR Digital Workplace e in soli 3 giorni abbiamo potuto attivare lo smart working con accesso da remoto per tutto l’ufficio Risorse Umane, grazie al fatto che stavamo già operando con documenti e processi digitali. Un approccio paperless, eliminando completamente il cartaceo, ci ha quindi consentito di dare spazio alle idee e valorizzare le persone, dedicando il tempo risparmiato ad attività che sviluppino il business di domani. Quest’ultimo aspetto, oltre ad essere il core business di Siav, rappresenta per l’azienda un atto concreto di responsabilità sociale d’impresa per un futuro più sostenibile.”
