Passare in pochi giorni dal lavoro in sede allo smart working: questa la necessità dettata a molte aziende italiane dall’emergenza coronavirus. È stato così anche per Siav, il fornitore di servizi e soluzioni software collaborative per la gestione digitale di documenti e processi. All’inizio di marzo l’azienda ha portato in appena tre giorni il 90% del personale in lavoro smart. “Siamo ovviamente stati agevolati dall’essere un’azienda IT con personale già predisposto, e dalla nostra specializzazione nello sviluppo e offerta di strumenti tecnologici e consulenza che supportano lo smart working”, osserva Leonardo Bernardi, general manager di Siav. “Ma dopo l’implementazione è scattata la fase due: l’ottimizzazione, che richiede un intervento sull’organizzazione, i processi, le metriche e la mentalità”.
Nuove metriche, più responsabilità
Il lavoro da remoto introduce problematiche che non ci sono in ufficio, sottolinea Bernardi. “In sede ci si incontra nella pausa caffè, si scambiano idee, si socializza. La definizione e l’attuazione dei processi aziendali e il monitoraggio degli obiettivi sono molto più facili. Ora i collaboratori sono sparsi su un’area geografica estesa e isolati tra loro e con i manager, per cui l’assegnazione dei compiti e i processi vanno definiti con maggiore accuratezza e puntualità”. Servono nuovi tipi di misurazione dei risultati e, quanto alla mentalità, più responsabilizzazione del singolo, ma anche un’attenta vicinanza da parte dei manager.
Dall’emergenza all’opportunità per le aziende italiane
Siav rileva una situazione simile tra i suoi clienti, rappresentati da grandi imprese e enti della Pubblica Amministrazione. Si tratta di organizzazioni con molti dipendenti e che avevano finora implementato lo smart working a macchia di leopardo. In pochi giorni si sono trovate a dover rispondere alle sfide del lavoro remoto. “Stiamo aiutando i nostri clienti con soluzioni come Archiflow, un prodotto di ECM che guida le aziende nell’innovazione dei processi digitali: fatturazione elettronica, gestione documentale, dei processi e delle attività, Procure to Pay, gestione digitale delle note spese e gestione completa delle PEC, firma elettronica e creazione di una scrivania virtuale con gruppi definiti, documenti, compiti condivisi e scadenze”, spiega Bernardi. “Sono tutte soluzioni mirate che risolvono le criticità tipiche del lavoro da remoto. Forniamo anche consulenza su come ottimizzare lo smart working e coglierne i vantaggi. Perché, secondo noi, si tratta di una grande opportunità”.
Le 8 sfide dello smart working secondo Siav
Per rendere veramente efficiente e collaborativo il lavoro smart un’organizzazione deve poter contare su una digitalizzazione completa sia dei documenti sia dei processi, per assicurare l’attività a prescindere dalla sede e dal device.
Siav individua 8 sfide fondamentali che le aziende smart devono affrontare: collaborazione, organizzazione, accessibilità di documenti e informazioni, definizione degli obiettivi e misurazione dell’efficacia di processi completamente digitali, condivisione nelle relazioni digitali, dematerializzazione, sicurezza, e archivistica.
Archiflow permette di unificare archivi distribuiti su più sedi territoriali (anche se sono in parte digitali e in parte cartacei), strutturare le informazioni scambiate tramite email, gestire grandi moli di documenti, la ricerca dei fascicoli e i workflow, archiviare e conservare i documenti a norma, mettere in sicurezza gli accessi e, in generale, ottenere una gestione sicura delle informazioni sensibili in ottemperanza al GDPR.
“Ma Siav non è solo Archiflow”, evidenzia Bernardi. “Siamo esperti di dematerializzazione del cartaceo, con attività come la virtual reception che permette di inoltrare a Siav la posta cartacea delegando l’acquisizione via scanner e l’indicizzazione. Possiamo quindi aiutare i clienti a creare archivi nativi digitali e portali web per la condivisione con accesso in tempo reale. Smart Desk, Task On Demand, Add-in Ms Office, Content Discovery, Scansione ed Indicizzazione e Conservazione Digitale sono parte integrante della nostra offerta. A ciò uniamo la consulenza mirata per guidare il processo di transizione digitale tra i meandri del rispetto della normativa documentale, della classificazione delle informazioni, dell’efficientamento dei processi e della conservazione digitale a norma”.
Il futuro? Modello ibrido
Ovviamente lo smart working non può sostituire completamente la condivisione in ufficio. L’incontro di persona davanti a un caffè o nella pausa pranzo per scambiare informazioni relative al lavoro o due chiacchiere è insostituibile. “Inoltre lo smart working può far perdere il senso di appartenenza all’azienda”, afferma Bernardi. “Per questo occorre un forte lavoro da parte del top management e del dipartimento HR per coltivare la corporate identity e tenere uniti i team”.
Lo smart working offre però grandi opportunità non solo di snellimento, agilità e produttività, ma anche di efficienza energetica, risparmio sui costi aziendali e flessibilità per i dipendenti. Perciò, secondo Bernardi, nel prossimo futuro vedremo affermarsi un modello ibrido, che unisce giorni in smart working e giorni di lavoro in sede.
“Nel post-coronavirus sicuramente le interazioni risulteranno modificate, perché useremo sempre di più strumenti di videoconferenza e condivisione dei documenti digitali e qui servirà anche uno sforzo del sistema-paese sulla banda ultra-larga”, conclude Bernardi. “Siav da parte sua mette a disposizione le sue soluzioni di digitalizzazione di tutta la catena dell’informazione e di gestione dei workflow, in piena sicurezza e compliance normativa. Sono soluzioni che aiutano a trasformare lo smart working da obbligo e criticità a opportunità di miglioramento abilitata dal digitale. È un cambiamento positivo, ed è qui per restare”.
