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Information management e gestione documentale, efficaci se abilitate da una corretta user experience

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Intervista

Information management e gestione documentale, efficaci se abilitate da una corretta user experience

Condividere in modo semplice e sicuro il patrimonio informativo aziendale, in particolare documenti e contenuti digitali, può contribuire concretamente allo sviluppo e alla crescita del business. Tutto ciò a patto che la user experience sia progettata per semplificare alle persone le attività quotidiane combinando la ricerca e la gestione di informazioni non strutturate, di documenti, di e-mail e di dati informativi strutturati con le attività di processo correlate. Solo così gestione documentale ed information management possono contribuire a produttività e reddittività aziendali.

10 Dic 2019

di Nicoletta Boldrini

Siamo ormai tutti abituati all’accesso incondizionato alle informazioni, attraverso strumenti e dispositivi differenti, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Un “vezzo” che possiamo concederci grazie alle tecnologie di information management che ci consentono di essere sempre connessi e di recuperare informazioni, dati, documenti, in modo semplice, rapido, sicuro.

Questo scenario, visto dalla prospettiva del business e di chi deve agevolare e supportare queste opportunità, si traduce in un nuovo approccio alla gestione documentale che, già nel nome, non può più essere incentrata sul concetto di documento ma su quello di informazione (utile e accessibile agli utenti), che porta con sé la focalizzazione sui processi e sui bisogni delle persone.

Una sfida che Siav ha affrontato da tempo, concentrando lo sviluppo della propria piattaforma di information management (Silloge) proprio sulla user experience, così come raccontato a ZeroUno da Alessandra Morelli, Chief Technology Officer e R&D Manager della società: «Il progetto è nato quattro anni fa dalla chiara consapevolezza che l’approccio alla gestione documentale dovesse (e potesse) offrire alle aziende qualcosa di più di un semplice repository dove archiviare documenti digitali. Per poter “elevare” la gestione documentale a information management era però necessario capire il valore che questo nuovo approccio (ed una piattaforma tecnologica a supporto) poteva generare per il business. Ci siamo così concentrati su alcuni punti chiave: la user experience, la gestione dei processi, l’integrazione con altri sistemi aziendali e portali per dialogare con stakeholder anche esterni alla comunità aziendale».

foto Alessandra Morelli
Alessandra Morelli, Chief Technology Officer e R&D Manager di Siav

In risposta al primo dei punti chiave citati da Morelli, Siav ha messo a punto all’interno della piattaforma di information management e gestione documentale, Silloge, una soluzione di Task Management che permette agli utenti di collaborare e scambiarsi informazioni e documenti in modo molto semplice. «Si tratta di uno strumento di collaboration basato sull’assegnazione di attività e la definizione delle scadenze che consente a tutte le persone coinvolte in un progetto e/o processo di adottare un approccio di lavoro strutturato e condiviso (facilmente adottabile anche grazie al supporto di grafici e strumenti visivi che facilitano il controllo e la gestione dei workflow)», spiega Morelli.

Per quanto riguarda l’integrazione con i sistemi informativi aziendali, Silloge (sia nella sua versione SaaS – Software as a Service, sia nella versione on premises) è una piattaforma progettata fin dalla nascita per poter “dialogare” in modo continuativo con ERP, CRM e altre business application, come quelle per la gestione delle risorse umane, della logistica o dell’area legale. Il sistema non pone limiti al numero di metadati configurabili, assicurando quindi scalabilità nella gestione delle informazioni, e l’integrazione risulta ottimale grazie all’utilizzo di un integration layer che espone servizi (API REST) e una serie di funzionalità per importare flussi informativi tramite semplici configurazioni.

«Uno dei problemi più impattanti in termini di produttività (e spesso anche tra quelli più sottovalutati), sia delle persone sia poi a ricaduta sul business, riguarda la ricerca delle informazioni e dei documenti», puntualizza Morelli. «Molto spesso le persone trovano difficoltà nel rispettare i tempi richiesti, o addirittura non riescono a seguire correttamente i processi aziendali, perché spendono molto tempo nella gestione delle email con molti destinatari e “replay to all”, o alla ricerca delle informazioni e dei documenti necessari a svolgere un’attività. Sembra una banalità ma la user experience garantita da un accesso rapido e puntuale a ciò che serve per lavorare, si traduce non solo in processi più efficaci ed efficienti ma anche in una maggiore produttività».

Avendo bene a mente, quasi come un mantra, il tema della user experience, Siav ha lavorato affinché all’interno della piattaforma Silloge anche la componente di ricerca di documenti ed informazioni fosse quanto più possibile semplice, intuitiva e rapida. Di fatto Silloge consente di filtrare le informazioni archiviate grazie a ricerche tra loro correlate che insistono su metadati, classificazioni, attività da svolgere o eseguite, periodi temporali. Ciò che consente tuttavia di poter definire Silloge una soluzione fortemente orientata all’esperienza dell’utente è la ricerca full-text, una tecnologia che consente agli utenti di trovare le informazioni che cercano non solo grazie ai metadati strutturati, ma anche facendo ricerche testuali sul contenuto dei documenti archiviati, incluse le relative annotazioni, i tag e gli allegati (come se fosse un comune motore di ricerca che tutti siamo ormai abituati ad utilizzare).

«All’interno del nostro team abbiamo una forte componente di ricerca e sviluppo che in questo momento sta lavorando sull’applicazione dell’intelligenza artificiale (in particolare attraverso sistemi di ERP e deep learning) finalizzata al riconoscimento di testi, immagini e dati in genere, da un lato per facilitare la ricerca, non solo attraverso metadati ma anche partendo da informazioni destrutturate, e dall’altro per automatizzare processi come la classificazione e l’archiviazione automatizzata di email, PEC e documenti», aggiunge Morelli.

Il tema della ricerca assume un significato particolarmente critico anche in ottica GDPR, per quanto riguarda la visibilità di informazioni e documenti che deve essere gestita in base ai ruoli delle persone. «La piattaforma è progettata per rispondere anche alle esigenze di riservatezza dei documenti e delle informazioni che, soprattutto in organizzazioni complesse e con organigrammi molto strutturati, rappresentano un importante tassello della sicurezza e della data protection», spiega Morelli. «Silloge permette di definire e gestire policy complesse, configurabili sia in riferimento alla tipologia di documenti ed informazioni, sia tenendo conto delle procedure formalizzate, sia infine in virtù di ruoli e responsabilità delle risorse organizzative coinvolte in determinati processi (organigramma, gruppi, utenti)».

La massima focalizzazione sulla user experience si vede infine anche nelle componenti della piattaforma dedicate alla creazione dei workflow documentali con moduli pensati sia per utenti meno esperti (cui è dedicato un editor di processi DLM – Document Lifecycle Management che consente loro di disegnare agevolmente flussi di lavoro lineari) sia per chi deve gestire processi complessi di BPM – Business Process Management (in Silloge è presente un “motore” che consente di disegnare flussi articolati, che possono interagire anche con sistemi esterni, ove sono coinvolte più persone e team e dove il flusso di documenti e informazioni è maggiore).

Di fatto Silloge si candida per essere un centro stella dell’informazione e divenire il desktop quotidiano per organizzare le attività e ricercare dati, documenti, mail nel rispetto delle policy di sicurezza aziendali.

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Nicoletta Boldrini

Direttore responsabile di ZeroUno

Direttore di ZeroUno e del portale AI4Business dedicato all'intelligenza artificiale, seguo da molti anni le novità e gli impatti dell'Information Technology e, più recentemente, delle tecnologie esponenziali sulle aziende e sul loro modo di "fare business", nonché sulle persone e la società. Il mio motto: sempre in marcia a caccia di innovazione #Hunting4Innovation

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