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La problematica
Tutte le aziende gestiscono una o più caselle di posta condivise. Purtroppo, però, con gli strumenti normalmente in uso, intervenire sui messaggi condivisi può essere sinonimo di confusione perché diventa difficile capire chi ha letto la mail, chi ha risposto, come è stata archiviata e molto altro. In particolare, la società che si è rivolta a Comedata, aveva la necessità di automatizzare un sistema di richiesta di prenotazioni e invio di offerte, che avveniva totalmente via posta elettronica e sul quale collaboravano diversi centri operativi sparsi in tutto il modo. Era, dunque, indispensabile unificare e rendere accessibile e chiaro a tutti il processo di lavoro, assicurando allo stesso tempo il rispetto della sicurezza.
Il progetto e la soluzione tecnologica
In prima analisi il cliente aveva pensato di implementare un sistema di Crm, ma il processo da governare era totalmente interno alle mail e ogni conversazione generava risposte esaustive tanto da essere autosufficiente. Serviva, invece, un sistema di gestione delle caselle condivise, in quel momento non presente.
La soluzione ShaTag fornisce strumenti addizionali che consentono il controllo di più caselle di posta tramite schede, la visualizzazione della lista di persone che hanno letto la mail condivisa, consentendo di capire chi se ne sta occupando in quel momento, e la gestione delle conversazioni per tenerne sotto controllo il flusso.
Le mail possono, inoltre, essere arricchite con informazioni aggiuntive al fine di aiutare chi legge a comprendere il reale contesto. Le mail, infine, possono essere ricercate e classificate secondo parole chiave specifiche, permettendo una ricerca facile e intuitiva, in quanto le informazioni non sono più gerarchizzate ma aggregate e condivise.
I benefici
La soluzione consente la riduzione esponenziale dello storage necessario per le caselle di posta condivisa sul server grazie all’accesso simultaneo, da parte degli operatori, a un unico messaggio memorizzato e alla compressione degli allegati in fase di archiviazione. La tecnologia di consultazione in streaming garantisce, poi, la riduzione dello spazio disco sui client e la possibilità di effettuare ricerche e ordinamenti immediati, anche con più di un milione di messaggi presenti. Backup unificato della posta condivisa e metadati associati completano il quadro.
Gli elementi innovativi distintivi
Peculiarità della soluzione sono l’interfaccia integrata con la posta elettronica personale, la gestione dei tag per l’archiviazione e la collaborazione effettiva sulle e-mail (soprattutto grazie alle note) per rendere chiaro e riconoscibile il contesto a chiunque abbia necessità di collaborare.
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