Video meeting, come allestire le sale riunioni digitali

Sale riunioni sempre più digitalizzate, ecco come attrezzarle

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Sale riunioni sempre più digitalizzate, ecco come attrezzarle

I classici meeting aziendali oggi diventano spazi collaborativi virtuali, grazie alla possibilità di visualizzare a distanza immagini e dati. La qualità del monitor risulta determinante per il buon successo di una sessione di lavoro. Meglio quindi valutare con cura questa periferica, e comprendere quali sono le sue caratteristiche tecniche evolute che permettono di ottimizzare i risultati delle attività di collaborazione da remoto

28 Gen 2020

di Giorgio Fusari

Dopo molti anni di evoluzione del telelavoro, oggi le moderne tecnologie digitali forniscono con sempre maggior facilità, a un crescente numero di persone nel mondo, la possibilità di lavorare e collaborare a distanza in gruppo, tramite sistemi di videocomunicazione, videoconferenza, telepresenza, applicazioni software di condivisione documenti e presentazioni in tempo reale. Tali innovazioni accrescono anche il valore delle tradizionali sale riunioni, ormai sempre più spesso utilizzate per raccogliere, oltre a chi è fisicamente presente nella stanza, anche altri partecipanti presenti virtualmente, e collegati in modalità remota. Tuttavia, più le imprese adottano i moderni modelli di collaborazione, che consentono di aumentare la produttività dei meeting e di interi processi di lavoro, più sviluppano l’esigenza di dotare le sale riunioni di tecnologie e strumenti idonei a massimizzare i benefici di queste attività: primo fra tutti il monitor e la sua qualità video.

Sale fisiche e spazi d’incontro virtuali

Nel tentativo di colmare il divario di competenze lavorative e trarre vantaggio dalle professionalità esistenti al di fuori degli uffici aziendali, sempre più le organizzazioni stanno creando team di lavoro agili e collegati in remoto per compiere le proprie attività di business. Lo indicano i risultati della ricerca, condotta sondando le strategie di assunzione del personale di oltre mille manager negli Stati Uniti: quasi due terzi (63 percento) delle imprese oggi utilizza lavoratori remoti, si legge nell’annuale Future Workforce Report rilasciato da Upwork, una piattaforma online d’intermediazione tra domanda e offerta di lavoro per freelance.

Trend di questo genere stanno portando organizzazioni di vario tipo a trasformare le classiche sale riunioni in ambienti multimediali attrezzati per i meeting collaborativi a distanza: e tra le varie attrezzature, i grandi monitor dotati di display touchscreen costituiscono senz’altro lo strumento principe. Non solo perché la loro qualità di visualizzazione delle immagini influenza in gran parte l’esperienza utente di ciascun partecipante al meeting virtuale, ma anche perché questi monitor oggi sono in grado di trasformarsi in periferiche intelligenti, capaci di gestire, oltre alle immagini video, molti altri aspetti della sessione di lavoro: i monitor digitali possono passare con facilità dalla visualizzazione di videochiamate e collegamenti in videoconferenza, alla rappresentazione di presentazioni, grafici, dati; o ancora essere utilizzati come ampie lavagne digitali interattive, su cui i partecipanti del meeting possono scrivere, abbozzare progetti, condividere documenti. E quando nelle sale riunioni i meeting collaborativi a distanza vengono condotti con attrezzature di bassa qualità la produttività delle persone scende possono nascere problemi di configurazione e crescono gli sprechi di tempo.

Scegliere gli strumenti per le ‘collaboration room’

Per applicazioni nelle meeting room virtuali è bene scegliere monitor versatili, cioè utilizzabili con diversi software di collaborazione. “È chiaro – spiega Enrico Sgarabottolo, direttore vendite per la regione Tigi (Italia, Turchia, Grecia, Israele) di NEC Display Solutions – che dover sostituire e sacrificare un monitor di grande formato, costato diverse migliaia di euro, solo perché la sua capacità computazionale non è più sufficiente a svolgere le nuove funzioni, non si rivela un buon investimento. Per questo NEC si è da sempre focalizzata sulla componente computazionale dei monitor, aggiornabile tramite la semplice sostituzione del modulo player che si trova inserito in uno slot posto sul retro dell’apparecchio”.

Foto 2019 di Enrico Sgarabottolo
Enrico Sgarabottolo, direttore vendite per la regione Tigi di NEC Display Solutions

Per inciso, i player di NEC sono moduli di espansione hardware basati sulla specifica OPS (open pluggable specification), dotati di form factor standard e disponibili con differenti configurazioni, per quanto riguarda la potenza di elaborazione, la capacità grafica, le architetture di processore, i sistemi operativi (Windows 10 Pro, Android).

I monitor NEC sono utilizzati in tutto il mondo da molte importanti aziende multinazionali, a cui è dedicato uno specifico programma di vendita e assistenza, chiamato NEC One. Quest’ultimo consente, in maniera indipendente dai paesi di destinazione, di personalizzare un prodotto per adattarsi alle singole differenze linguistiche e normative.

Qualità video e qualità dei meeting

Per collaborare bene a distanza, la qualità delle immagini video non è certo meno importante, perché la risoluzione, l’alta definizione di ciò che viene visualizzato sullo schermo, influenza in modo determinante la qualità del meeting e il livello d’attenzione dei partecipanti. “Solo scegliendo monitor di fascia alta – continua Sgarabottolo – è possibile ottenere quella stabilità dell’immagine, luminosità costante, fedeltà nella riproduzione dei colori e superiore qualità di visualizzazione che identificano un prodotto professionale, e fanno la differenza quando si è connessi in videoconferenza o si sta interagendo con altri partecipanti, e scrivendo sulla lavagna digitale. NEC si concentra molto su questi aspetti, ad esempio sviluppando monitor capaci di conservare nel tempo una corrispondenza cromatica superiore a quella in media ottenibile da altri prodotti, e ciò grazie a raffinati accorgimenti tecnici, che consentono ad esempio di disperdere con efficienza il calore emesso nei punti più critici del pannello”.

Giorgio Fusari

Giornalista

Nel settore giornalistico dal 1989, Giorgio Fusari negli anni ha collaborato per numerose pubblicazioni nel panorama tecnologico e ICT italiano, tra cui la rivista NetworkWorld Italia (gruppo IDG); il settimanale di tecnologia @alfa, del quotidiano Il Sole 24 Ore, la testata Linea EDP. Dal 2012 collabora con il gruppo Digital360 e in particolare con ZeroUno. Tra le aree di maggior specializzazione di Giorgio, il crescente universo dei servizi cloud, il networking, le tecnologie di cybersecurity.

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