L’emergenza Covid-19 ha sdoganato le pratiche dello Smart Working, predisponendo il futuro delle aziende al lavoro ibrido. Il nuovo contesto, tuttavia, richiede lo sviluppo del workplace digitale in chiave intelligente e collaborativa, perché possa sostenere la crescita professionale e il benessere delle persone.
Le employee experience platform offrono una serie di strumenti – dai servizi di comunicazione unificata ai software analitici per il monitoraggio delle attività – che promuovono le strategie di wellbeing aziendale grazie all’utilizzo intelligente delle informazioni. Ma cosa sono esattamente le piattaforme di esperienza dei dipendenti e perché possono giocare un ruolo decisivo nell’implementazione dell’hybrid work?
4wardPRO, società parte di Impresoft Group con esperienza trentennale nella digitalizzazione delle imprese, affronta il tema raccontando lo scenario tecnologico e la vision aziendale.
Indice degli argomenti
I numeri dello Smart Working e i benefici per i lavoratori
Come riporta l’Istituto Nazionale per l’Analisi delle Politiche Pubbliche (Inapp), nella fase più acuta della pandemia, quasi 9 milioni di occupati (ovvero circa il 40% sul totale) hanno lavorato da remoto: per molti si trattava di una vera e propria novità. Prima della crisi sanitaria, infatti, soltanto l’11% dei lavoratori (ovvero 2.458.210 persone) operava a distanza, nell’accezione del telelavoro o in modalità agile. Nel 2022, dopo un biennio di oscillazioni, il fenomeno del remote working coinvolge (almeno parzialmente) oltre 4 milioni di lavoratori italiani, secondo le stime del Politecnico di Milano.
L’emergenza pandemica ha messo in luce i vantaggi derivanti da modelli di lavoro più flessibili. Questa consapevolezza porta le aziende a studiare e costruire una nuova normalità professionale, che possa conciliare presenza e distanza, traendo il massimo da entrambe le modalità organizzative.
Anche i dipendenti si dichiarano favorevoli a proseguire sull’onda del remote working. Secondo Inapp, infatti, “quasi il 46% dei lavoratori vorrebbe continuare a svolgere la propria attività in modo agile, con un 24% circa che preferirebbe farlo almeno 3 giorni a settimana”.
Molti impiegati, infatti, riconoscono di avere tratto vantaggi e benessere dal lavoro a distanza. Nel 2021, l’Osservatorio del Politecnico di Milano, sondando l’opinione degli Smart Worker, ha stilato un elenco dei benefici riscontrati: migliore bilanciamento tra vita professionale e privata, maggiore efficienza ed efficacia nello svolgimento della propria mansione, crescita della fiducia tra manager e collaboratori, più comunicazione fra colleghi.
Come funzionano le Employee experience platform e perché servono
Tuttavia, spiegano gli esperti di 4wardPRO, il successo del lavoro da remoto dipende ampiamente dall’infrastruttura informativa di supporto. L’adozione di strumenti efficaci e intuitivi fruibili da qualsiasi dispositivo contribuisce a mitigare il pericolo di tecnostress e gli effetti negativi dovuti all’utilizzo pervasivo delle soluzioni digitali.
La capacità di monitorare e analizzare il flusso delle attività grazie agli analytics permette di ridistribuire più equamente le mansioni, scongiurando il rischio di overworking. La possibilità di ottenere una vista di insieme sui key performance indicator rende possibile ottimizzare gli obiettivi strategici e l’organizzazione del lavoro. Un sistema di data management efficiente, che promuove la condivisione della conoscenza aziendale e un facile accesso alle informazioni da parte dei dipendenti, abilita una più rapida e autonoma crescita delle competenze, accelerando l’onboarding su nuove attività. Le soluzioni di collaboration facilitano la comunicazione con i colleghi, l’engagement e lo scambio di knowledge.
Insomma, per abilitare correttamente i nuovi modelli di lavoro ibridi occorrono piattaforme digitali che includono funzionalità collaborative e analitiche, restituendo una user experience unificata indipendentemente dal dispositivo e dal luogo di accesso.
Per supportare le imprese nell’attuazione delle iniziative di hybrid work, 4wardPRO propone per esempio Microsoft Viva, ovvero un’employee experience platform che riunisce strumenti per la comunicazione tra colleghi, la condivisione delle conoscenze e l’apprendimento. Basata su Microsoft 365 e Teams, la soluzione è composta da diversi moduli, che vanno a coprire le esigenze di collaboration e pianificazione delle attività all’interno dell’organizzazione.
Per esempio, la funzionalità Viva Topics, sfruttando l’Intelligenza Artificiale (AI), permette di organizzare il knowledge aziendale in argomenti specifici così da semplificare e accelerare l’accesso dei dipendenti alle informazioni utili. Il modulo Viva Insights consente di recuperare e incrociare una serie di dati, provenienti dagli strumenti di Microsoft 365 (ad esempio, dai messaggi di posta elettronica o dalle riunioni virtuali) per pianificare al meglio le proprie attività, con consigli personalizzati. La funzione Viva Goals offre visibilità sull’avanzamento delle attività in corso, sugli obiettivi aziendali e sui risultati ottenuti dai team, affinché si possano ridefinire le priorità strategiche e allineare le azioni ai desiderata del business.
Effettuare il salto organizzativo e culturale verso il lavoro ibrido
I progetti di lavoro ibrido, però, non possono basarsi esclusivamente sul mero acquisto della tecnologia. Costruire il digital workplace del futuro significa non soltanto mettere in campo le piattaforme abilitanti, ma ridisegnare i processi dell’intera organizzazione, instillando un nuovo approccio al lavoro nei dipendenti di qualsiasi livello. Avere al proprio fianco un partner che abbia sia competenze tecniche, sia capacità progettuali può essere la soluzione preferibile per ottenere il cambio di passo necessario alle strategie di Smart Working.
Seguendo un metodo che prevede innanzitutto la migrazione dello stack di produttività a Microsoft 365, 4wardPRO suggerisce di concentrarsi sull’obiettivo di connettere dipendenti e collaboratori ovunque si trovino, sfruttando le potenzialità della piattaforma Teams e implementando soluzioni innovative come Viva.
L’obiettivo è arrivare a costruire un digital workplace affidabile, efficiente e sicuro, offrendo un servizio di consulenza per snellire i processi di comunicazione e collaborazione, pianificare percorsi formativi per l’upskilling e il reskilling delle risorse, promuovere il change management. Si tratta, quindi, di abilitare un percorso strutturato che aiuta i dipendenti a entrare nelle logiche dell’hybrid work e ad adottare con agio le tecnologie abilitanti, favorendo la crescita personale e il benessere aziendale.
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