Il document management sta alla base di tutti i processi aziendali. Quanto più il business dell’organizzazione è complesso tanto più un’evoluta gestione documentale può semplificare le attività e dare vita a nuove metodologie operative più efficaci. In pratica, i servizi digitali possono essere protagonisti indiscussi di una profonda riorganizzazione. Normative nazionali ed europee hanno, infatti, obbligato le aziende a ricorrere alla digitalizzazione di alcuni processi (si pensi prima di tutto a fatturazione elettronica e conservazione a norma) ma, parallelamente, l’esigenza di essere maggiormente competitivi sollecita la necessità di ricorrere a nuove tecnologie inserite in soluzioni complete che garantiscano efficienza e la possibilità di effettuare miglioramenti continui.
“Per mettere a valore l’uso degli strumenti digitali – spiega Loris Marchiori, Corporate Communication Director di Archiva – è necessario andare oltre i servizi documentali più tradizionali, offrendo per esempio tool di visualizzazione che agevolino il monitoraggio di flussi elettronici di documenti in modo che attraverso un’unica applicazione si abbia un punto di vista completo dello svolgimento dei processi”.
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La completezza garantita dal cloud: il segreto per una gestione documentale che guarda al futuro
Per rispondere alle necessità attuali di gestione documentale serve adottare una soluzione completa che offra una vasta tipologia di servizi. Optare per una piattaforma in cloud, significa avere accesso alle tecnologie all’avanguardia sfruttandole a seconda delle esigenze, dei periodi di attività, come delle crescite di business. Risulta poi particolarmente vantaggioso poter sfruttare una soluzione integrata in cui siano incluse tutte le funzionalità utili alla gestione dei documenti accanto a strumenti di collaborazione e tool per il controllo e la protezione dei dati, anche per essere compliant alle regolamentazioni vigenti nazionali e internazionali.
“La strategia che riteniamo vincente come azienda – sottolinea Alberto Gazzani, Chief Innovation Officer di Archiva – offre servizi in modalità as a service; si rivolge tipicamente all’industria e al mondo finance per i quali rappresenta un vero e proprio punto di riferimento capace di prendersi in carico tutta la gestione dei documenti. L’utente è poi autonomo nel gestire i processi basati su tali documenti decidendo di avvalersi delle piattaforme di BPM integrate in Requiro Cloud, Kiss Flow e Pegasystems (avvalendosi eventualmente della società di consulenza, parte del gruppo) per ottimizzarli o ridisegnarli dal principio in ottica digitale. La proposta tecnologica si concretizza in Requiro Cloud, la piattaforma progettata principalmente per i CFO, Legal e HR manager che raccoglie l’insieme di servizi di document management offerti da Archiva Group. Tra le caratteristiche che contraddistinguono Requiro Cloud vi è la possibilità di autenticazione unica (single sign on), la predisposizione per l’accesso mediante Google Authenticator e la possibilità di ricevere notifiche e avvisi direttamente dalla piattaforma che, quindi, tengono aggiornati in riferimento alle priorità, allo svolgimento dei lavori e così via”.
Una piattaforma in cloud gestita da un software vendor specializzato nel proprio settore viene costantemente aggiornata con nuovi servizi disegnati per rispondere ai bisogni che si manifestano nelle aziende. In un mondo in cui sempre più la valorizzazione dei dati rappresenta un fattore competitivo, arricchire l’offerta di servizi di data visualization è, per esempio, un must.
“Tra le più recenti novità che abbiamo reso disponibili nel contesto della soluzione Requiro Cloud – raccontano gli uomini di Archiva Group – vi è, per esempio, Requiro Exchange, una dashboard che abilita la visualizzazione dei dati che transitano sul sistema di interscambio (SdI). Requiro Docs, invece, è dedicata alla visualizzazione dei documenti archiviati rapidamente recuperabili attraverso i medadati. Requiro Credit, inoltre, è una funzionalità aggiuntiva che consente di verificare e ottenere report (con vari livelli di dettaglio) sullo stato di solvibilità di un cliente/fornitore. L’abilitazione all’uso di Requiro Credit è per tutti gli utilizzatori di Requiro Cloud e gli utenti corrisponderanno un pagamento solo in occasione dell’interrogazione del sistema e di produzione di report”.
L’importanza di combinare customer experience semplice e funzionalità innovative
I servizi di gestione documentale sono utilizzati da figure aziendali con profili diversissimi tra loro e competenze IT eterogenee. Se la customer experience dei servizi digitali di gestione documentale è intuitiva i servizi stessi saranno utilizzati da tutti, sfruttati per creare nuovi flussi di lavoro. È il caso, visto più sopra, del single sign on che permette di far muovere in modo semplice e rapido gli utenti nella piattaforma, senza ricorrere continuamente a password o altre modalità di autenticazione. Non solo. Per fare un altro esempio, rendere semplice l’automazione di alcuni worflow, dalla creazione o acquisizione del documento sino alla sua conservazione digitale, significa delegare attività ripetitive in modo immediato e cioè costruire un proficuo rapporto di collaborazione e fiducia tra uomo e macchina. In sostanza, le tecnologie alla base delle soluzioni, per quanto complesse, devono risultano trasparenti all’utente che può così accedervi con facilità.
“È esattamente l’approccio che abbiamo adottato con la funzionalità Requiro Sign – spiegano da Archiva Group – offrendo la possibilità di apporla da remoto in modo intuitivo. L’utente è infatti coinvolto nel processo di approvazione con firma per mezzo del proprio device portatile”.
Sempre a questo proposito, l’ultima novità in casa Archiva è Requiro PEC+, la nuova interfaccia di gestione dei messaggi di posta elettronica che permette alle aziende di evitare di aprire numerosi indirizzi nominali in quanto rende disponibili a più persone (abilitate e, dunque in completa sicurezza) i messaggi scambiati attraverso, per esempio, una casella di posta riservata a una certa business unit.
Obiettivo di Pec+ è unificare su un unico e moderno client di posta tutte le caselle Pec aziendali e abilitare il servizio di conservazione delle Pec allungando di fatto lil valore probatorio dell’informazione, dai 30 mesi garantiti dai principali provider di posta certificata, sino a 10 anni.
Il legame tra gestione documentale e previsioni normative, quando si parla di digitalizzazione, è un elemento fondamentale. “Archiva – conferma Marchiori – gestisce più di 900 classi documentali. Per noi un processo documentale digitale end-to-end deve poi, ovviamente, prevedere l’archiviazione dei documenti secondo tutti i dettami legislativi e affinché essi abbiano pieno valore probatorio. E tutto questo deve essere fatto in completa sicurezza. Archiva Group ha predisposto un’infrastruttura tesa ad assicurare riservatezza, integrità e disponibilità dei dati che ha ottenuto la certificazione ISO 27001. D’altra parte, per rendere disponibili i dati offre accessi in fibra ottica e linee dati da diversi provider. Il Gruppo, Conservatore qualificato AgID, è in linea rispetto alle nuove regole Tecniche sulla conservazione”.
Focus sull’integrazione
I servizi di gestione documentale, come evidenziato inizialmente, riguardano tutti i processi e quindi anche gli applicativi che li governano. La sfida dell’integrazione con la tecnologia preesistente esiste sempre e va affrontata con tecnologia e competenze. È il caso di SAP, una tra le soluzioni ERP più utilizzate dalle imprese. La capacità di integrazione dei servizi di gestione documentale con SAP, oltre al fatto che velocizza l’introduzione delle innovazioni da un punto di vista IT, genera importanti vantaggi nelle aziende permettendo di ridurre i tempi necessari alla creazione e alla gestione dei documenti, così come il rischio di errori e ritardi di processo degli stessi.
“Per supportare i clienti che utilizzano SAP – conclude Marchiori – abbiamo creato un team altamente specializzato nell’ecosistema di questa soluzione applicativa in modo da favorire la creazione di processi completamente gestiti in digitale. Per esempio, proponiamo il servizio di fatturazione dedicato ai clienti SAP, che consente la totale gestione del processo di fatturazione elettronica abilitando la generazione dei file XML, la riconciliazione delle fatture, la visualizzazione del rendering PDF, oltre a, naturalmente, l’integrazione con il sistema di conservazione. Il tutto in piena conformità alle normative sia per l’ambito B2B privato sia per la Pubblica Amministrazione”.
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