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Uffici e new normal: il valore del printing

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Uffici e new normal: il valore del printing

Le strategie di Brother mirano a suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici per migliorare la gestione degli spazi fisici quando si parla di stampanti e gestione dei documenti.

15 Lug 2021

di Roberta Fiorucci

Nel new normal, a seguito dell’emergenza da covid-19, il distanziamento e il modo di condividere gli spazi fisici nei luoghi di lavoro rappresentano un percorso organizzativo a cui manager e responsabili d’azienda sono chiamati a rispondere.

Secondo l’ultima survey di IDC, entro il 2022 in tutto il mondo oltre il 75% delle aziende investirà in modelli as-a-service con una visione sempre più home working ed entro il 2023 oltre il 75% fornirà una dotazione tecnologica in grado di consentire ai professionisti di collaborare in tempo reale e a distanza.

Trovare nuovi modi di lavorare è essenziale per continuare le attività e rispettare le normative sul distanziamento sociale necessarie per la salute e la sicurezza delle persone. Le nuove modalità di lavoro sono rappresentate dal distanziamento sociale ma anche da spazi diversificati, in luoghi distanti e con orari diversi.

Il printing e il document management che da sempre supportano gli aspetti organizzativi e lavorativi nei processi aziendali, hanno un ruolo importante per ottimizzare il carico di lavoro, ridurre i contatti inutili e favorire il distanziamento. Brother, l’azienda presente in 40 paesi nel mercato del printing, promuove la collaborazione nei luoghi di lavoro attraverso strategie mirate, decentralizzazione e un approccio, il balanced deployment, che ripensa in modo strategico gli spazi di lavoro all’interno degli uffici nel nome dell’efficienza e della sicurezza.

Social distancing e document management

Le misure di distanziamento sociale necessarie hanno già spinto molte aziende a modificare la progettazione degli uffici con una diversa distribuzione degli spazi anche per quanto riguarda la stampa. Per avere strumenti di stampa funzionali e flessibili è bene seguire alcune regole:

  • Spostare la gestione delle stampanti in cloud: i sistemi basati su cloud sono accessibili da qualsiasi luogo e forniscono un’infrastruttura economica, sostenibile e scalabile. Il cloud può semplificare la gestione della stampa indipendentemente dalla posizione anche per i dipendenti che lavorano da remoto.
  • Acquisire documenti digitalmente da archiviare anche attraverso l’utilizzo di scanner.
  • Assicurarsi sempre che i dispositivi di stampa siano sicuri sia dal punto di vista sanitario utilizzando tecnologia touchless e smart card sia per la sicurezza informatica e la protezione dei dati come previsto dal GDPR.

Decentralizzare la stampa

Nel 2020 il mercato del printing, a causa della pandemia e dei conseguenti lockdown, è crollato del -17% passando da 1.039 milioni di euro relativi al 2019 a 862 milioni di euro. A subire una maggiore contrazione sono stati soprattutto i dispositivi multi function printer (MFP) nel formato A3 con una riduzione superiore a -21% rispetto alle stampanti A4 che hanno subito un calo dell’8%. La stampa A4, infatti, è stata in grado di rispondere meglio alle esigenze del mercato legate al distanziamento in ufficio e all’home working. Aspetto distintivo dell’offering e della strategia Brother è quello di utilizzare l’approccio di Balanced Deployment. Brother sostituisce le grandi stampanti A3 con più stampanti A4 compatte e vicine alle singole postazioni di lavoro in modo da evitare code o percorsi lunghi verso aree distanti dalla propria postazione per il recupero delle stampe.

Le stampanti centralizzate, infatti, sono causa di assembramento, di code nell’attesa e anche di scarsa privacy. Decentralizzare le funzioni di stampa vuol dire anche posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto evitando molti problemi di assembramento, efficienza produttiva e privacy.

Ufficio senza contatti

Se i cambiamenti rappresentano una ricerca di un nuovo equilibrio lavorativo, il futuro degli ambienti sarà ancora più radicale nel cercare un cambio di passo: più digitale e contactless con meno contatti e maggiore sicurezza. Luoghi attrezzati con tecnologie automatizzate e vocali per il controllo dell’illuminazione, delle porte o macchine del caffè tramite app per limitare il contatto diretto con le mani degli oggetti comuni.

Brother utilizza già l’autenticazione tramite card NFC per ritirare i documenti senza toccare il touchscreen della stampante se questa è utilizzata da più persone: la stampa viene attivata solo quando l’utente appoggia la card sul pannello del dispositivo con lettore NFC già integrato. Il sistema software Secure Print+ introdotto dall’azienda fa iniziare il processo di stampa solo dopo che la persona si trova davanti al dispositivo e si è identificato. In questo modo, nessun altro può ritirare i documenti stampati evitando contatti e proteggendo i dati sensibili.

La sicurezza del printing

Le stampanti, come qualunque dispositivo endpoint in grado di connettersi alla rete aziendale, sono potenzialmente un punto di ingresso per le minacce alla sicurezza informatica. Inoltre, nei documenti che passano attraverso le stampanti sono contenute informazioni e spesso dati personali che devono essere opportunamente protetti secondo il GDPR e innalzare, così, i livelli di sicurezza. Secondo i dati IDC, nel 2020, il 70% delle aziende non ha adottato soluzioni di sicurezza per le stampanti e il 68% delle aziende non ha neppure considerato le periferiche di stampa come una potenziale minaccia alla sicurezza.

Per minimizzare il rischio è opportuno adottare una policy adeguata e stabilire modalità di utilizzo delle proprie stampanti e garantire riservatezza e conformità al GDPR. Brother, in particolare, consente di proteggere i dati, sia in stampa che in archiviazione, monitorando e gestendo i processi e le autorizzazioni. Inoltre, utilizza linguaggi criptati e sicurezza da remoto.

Per andare incontro alle esigenze delle aziende durante la pandemia ha creato apposite etichette di stampa per la segnaletica di sicurezza come informazioni ed indicazioni visive per garantire il distanziamento sociale, la sanificazione dei locali, l’igienizzazione delle mani e l’utilizzo della mascherina o per creare QR Code specifici per accedere a documenti o menu per le mense.

Roberta Fiorucci

Giornalista

Roberta Fiorucci scrive di tecnologia, innovazione digitale e digital transformation per le imprese, prima come copywriter e technical writer poi collaborando con case editrici e riviste di settore. Nel 2008 ha creato una sua agenzia di comunicazione specializzata in brand management nel settore IT e sviluppo di progetti innovativi. Nel 2020 ha iniziato la sua collaborazione con ZeroUno

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