Come intervenire per rendere più efficienti i processi documentali? Dalla recente Web Survey “Document & Printing management” realizzata da ZeroUno in collaborazione con NetConsulting e la partnership di Hp Ipg su un campione di 77 aziende, tra grandi e piccole imprese, è emersa la necessità di ripensare i processi documentali che, è ormai appurato, impattano sull’integrazione e ottimizzazione di tutti i processi aziendali oltre che sui costi.
Sia la grande sia la medio-piccola azienda presentano differenti livelli di criticità nella gestione del documento in relazione, anche, ai settori di appartenenza. Differenze si evidenziano nei reparti nei quali la riservatezza dei documenti ha una rilevanza particolare, nelle aree dove il valore del colore nella stampa assume grande importanza o dove si ha la necessità di creare e gestire modulistica ad hoc.
La principale esigenza che le aziende segnalano è quella di saper gestire il rispetto delle policy interne di sicurezza in termini di accesso ai dati ed alle informazioni digitali e stampate.
Le criticità aumentano con il crescere della dimensione aziendale e nelle realtà nelle quali la tipologia e la qualità del dato ha un ruolo prioritario.
Per quanto riguarda specificatamente la stampa, un’attenzione particolare alle stampe a colori si ha nei reparti di marketing e comunicazione o in quelle di produzione, mentre maggiore attenzione alla riservatezza del documento si ha nelle aree HR o in quelle di gestione contratti.
La migliore gestione del documento e i vantaggi economici sono i driver che inducono investimenti nell’ambito della gestione documentale e in secondo piano, ma non certo di minor importanza, il miglioramento dei servizi all’utente finale e una maggiore capacità di preservare e gestire il patrimonio informativo.
La riduzione dei costi e il miglioramento dell’efficienza dei processi è, a sua
volta, connessa al miglioramento di indicatori quali: la riduzione del tempo di
ricerca di un documento, delle risorse impegnate in un determinato processo, del
tempo di svolgimento di un processo, dei documenti gestiti in formato cartaceo,
della percentuale di documenti perduti, di errori nei processi; non ultima la
riduzione del costo medio di gestione di un processo.
Determinante è il ruolo delle normative sulla conservazione dei documenti, e il conseguente adeguamento, che coinvolge ogni settore dell’azienda e in particolare quello della gestione documentale: adeguamento che è in genere interpretato come opportunità da cogliere per migliorare e ottimizzare i processi.
Scarica la prima parte della Web Survey “Document & Printing management” contenente 13 grafici approfonditamente commentati
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