È ormai opinione diffusa che il posto di lavoro del futuro non sarà più quello a cui siamo abituati. Come ha evidenziato l’Osservatorio Smart Working 2021 del Politecnico di Milano il 55% delle grandi aziende e il 25% delle pubbliche amministrazioni ha avviato interventi di modifica degli spazi per adattarli al nuovo paradigma del lavoro ibrido, con trasformazioni dimensionali e qualitative. In questo contesto, le tecnologie che abilitano lo smart working concorrono, insieme a spazi fisici di nuova concezione, alla creazione di un luogo di lavoro confortevole pensato per il benessere delle persone come condizione per il successo delle organizzazioni. Ne hanno discusso gli attori dell’offerta, in occasione della presentazione del report 2021 dell’Osservatorio.
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Riprogettare gli spazi, pensando alle persone che vi lavorano
Il ruolo dell’ufficio non è più quello di contenitore dove svolgere le funzioni ma diventa uno spazio ibrido, dinamico, tecnologico, all’interno del quale si svolgono attività diverse nel corso della giornata. Lo evidenzia Katia Gentilucci, Practice Leader Workplace Design, Progetto CMR, che indica gli aspetti principali per definire un nuovo modello di ufficio:
- L’aggregazione: molte organizzazioni, per riportare i dipendenti in ufficio, devono puntare a spazi belli e accattivanti dove le persone possono essere accolte in sicurezza, grazie alla progettazione dei flussi all’interno dell’azienda, a partire dal primo punto di contatto.
- La socializzazione: l’interazione con i colleghi e l’apprendimento sono elementi importanti; nel remote working si è perso il confronto generazionale e culturale che può avvenire più facilmente in uno spazio fisico, soprattutto se progettato per favorire lo scambio.
- La partecipazione: le persone non si identificano più nell’ufficio in sé ma sentono di dover dare un apporto con la loro stessa persona.
“È importante capire le esigenze di chi lavora in quello spazio”, è dunque la considerazione di Gentilucci che suggerisce la progettazione partecipata per coinvolgere le persone nell’ufficio del futuro.
Lo smart working nasce da un cambiamento del contesto che ha preceduto la pandemia, conferma Arianna Palano Associate & BU leader, Il Prisma, che esordisce con una provocazione: “Spero che arrivi un cliente che mi chieda di progettare una sede di lavoro senza scrivanie”. La scrivania può infatti essere vista come una sorta di retaggio culturale, utile per fornire sicurezza. “Ma poiché il mondo è cambiato, dobbiamo pensare ad uno spazio capace anche di colmare i gap generazionali e gerarchici, includere la diversità…Tutti aspetti legati alla contemporaneità che Covid ha accelerato”, precisa. Chi si occupa di progettare spazi di lavoro non potrà dunque limitarsi agli aspetti di tipo architettonico ma dovrà raccogliere una gran quantità di informazioni soft, per realizzare a una sorta di hub in cui l’azienda si possa riconoscere, progettato in base alle attività che vi si svolgeranno e pensando alle esigenze di tutti i dipendenti.
Secondo Luca Villani Head of Work Dynamics, JLL lo spazio di lavoro va visto come un involucro, l’edificio, che deve rispondere agli obiettivi di sostenibilità, e uno spazio interno, vissuto dalle persone che deve essere uno strumento di lavoro, di comunicazione, di raggiungimento delle performance…
Per trasformare in realtà questa idea va considerato sia chi opera a distanza con la sua dotazione tecnologica abilitante, sia chi lavora nell’ufficio un certo numero di giorni alla settimana. Gli obiettivi aziendali di performance, di resilienza, di produttività, definiscono i pilastri in base ai quali andranno modellati gli spazi, tenendo in considerazione alcuni elementi chiave che Villani indica: “Si è innalzata l’aspettativa sulla qualità dello spazio, si è passati dal semplice obiettivo di riduzione e una nuova qualità dell’impronta energetica, si cercano nuove soluzioni flessibili, si riconosce il ruolo dell’ufficio per lo scambio generazionale, la socializzazione, il brain storming, l’e-learning”.
L’impegno della tecnologia per il benessere sul lavoro
“I nuovi modelli di smart working per funzionare prevedono grandi trasformazioni nelle aziende”, sostiene Ilario Tricarico, Sales Manager Italia di Poly, che considera una grande responsabilità delle organizzazioni assicurare il benessere per le proprie persone. I segnali di malessere sono evidenziati da 11 milioni italiani fanno uso di psicofarmaci, 40 milioni di lavoratori in europei che soffrono di stress correlato al lavoro, l’85% dei lavoratori a livello mondiale che si dichiara demotivato. “All’interno delle aziende ci sono diversi stili e profili, sul versante comunicativo, personale, degli spostamenti, degli spazi, che hanno un impatto sul tema organizzativo”, sottolinea, evidenziando che Poly, come azienda di tecnologia, assume l’impegno di promuovere la consapevolezza della necessità di cambiamento organizzativo per il benessere.
Come grande azienda che offre servizi IT per aiutare le organizzazioni clienti nella trasformazione digitale, DXC Technology è riuscita ad adottare in modo veloce lo smart working al suo interno e a supportare le imprese clienti a livello locale. “Il primo passo è assicurarci che tutte le persone abbiano a disposizione i processi e gli strumenti per lavorare da remoto in modo indipendente”, suggerisce, in base a queste esperienze, Massimo Cibien, Modern Workplace Manager dell’azienda. Come altri relatori, conferma che la spinta a ricercare un nuovo modo di lavorare che tenesse conto del benessere delle persone, era presente prima della pandemia. La buona notizia è che il focus non è più sulla disponibilità del servizio ma sulla Digital Employee eXperience (DEX) che misura quanto le persone riescano a lavorare in maniera soddisfacente senza interruzioni, grazie a strumenti che anticipano i problemi, ed essere più produttive sia da remoto sia in ufficio, evitando il tecnostress. “Una recente analisi di Forrester evidenzia che le aziende che stanno implementando DEX ottengono risultati migliori da tutti i punti di vista, in termini di retention e di benessere delle persone oltre che di business”, sottolinea.
DXC ha creato una smart etiquette che contiene linee guida per evitare l’over-working, per far capire ai dipendenti il diritto alla disconnessione, per organizzare i meeting, per evidenziare orari da evitare al fine di separare lavoro e vita privata.
In conclusione i due elementi chiave per il benessere sono la componete tecnologica e quella psico-fisica.
