Smart working e gestione del lavoro: semplificare il rapporto tra azienda e lavoratore

Lo smart working dopo l’emergenza Covid-19 è di fatto entrato nella quotidianità dei lavoratori al punto da diventare un modello di lavoro per le aziende in un contesto di normalità. L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha stimato che i lavoratori da remoto saranno 5,35 milioni e mentre il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto da una a 2,7 alla settimana, un’impresa su due interverrà sugli spazi fisici e solo l’11% tornerà a lavorare come prima. Il 36% delle grandi imprese modificherà i progetti di smart working in corso e provvederà a digitalizzare i processi, e il 17% agirà sull’orario di lavoro. Finita l’emergenza il lavoro sarà flessibile, caratterizzato da luoghi fisici diversi e una maggiore predisposizione all’utilizzo di strumenti digitali da parte dei dipendenti. Questo richiede e, allo stesso tempo, impone nuovi modelli lavorativi a cui responsabili d’azienda e manager HR e IT devono guardare per costruire ambienti di lavoro. affidabili e produttivi.

Le leve di progettazione nel new normal e la gestione del personale

Gli aspetti da analizzare e risolvere in una situazione di lavoro ibrido e da remoto comprendono una flessibilità di luogo e un ripensamento degli spazi, e di orario e l’impiego di tecnologie digitali adeguate alle esigenze dell’azienda e dei propri collaboratori.

Un errore comune quando si parla di smart working è quello di permettere di riprodurre a casa lo stesso modello di lunghi orari di lavoro con il rischio di burnout e calo della produttività del dipendente.

La normativa che prevede la possibilità di utilizzare lo smart working, già presente nella Legge n. 81 del 22 maggio 2017 art. 18, stabilisce che lo svolgimento non è soggetto a nuovo contratto di lavoro ma semplicemente a una nuova modalità di lavoro basato su un accordo tra le parti e soggetta al potere organizzativo, direttivo, di controllo e disciplinare del datore di lavoro.

Una volta giunti ad un accordo per rendere possibile un approccio orientato allo smart working, possono essere le tecnologie digitali ad agevolare i dipendenti e permettere una gestione semplificata del personale da parte dell’azienda.

Questo è lo scenario in cui si colloca Fluida, la piattaforma cloud unificata per la gestione di dipendenti e collaboratori ed integrabile con altri software aziendali.

Tra le diverse funzionalità, particolarmente interessanti in un contesto lavorativo da remoto, sono la rilevazione delle presenze, la gestione dei turni di lavoro e la consegna della busta paga.

Timbratura e rilevazione delle presenze da remoto

Tra le funzionalità implementate da Fluida c’è la possibilità di timbrare da remoto utilizzando il GPS confermando, così, la propria presenza a lavoro tramite lo smartphone. Oltre al GPS, Fluida mette a disposizione altre soluzioni di timbratura: Bluetooth, con Beacon e Fluida Station e Badge NFC se non si utilizza lo smartphone. Presenze e assenze si aggiornano in automatico all’interno del software che permette di gestire anche giustificativi, assenze, ferie o trasferte.

Il rilevamento delle presenze digitalizzato ha diversi vantaggi. Il flusso di dati viene tracciato e archiviato senza possibilità di errore oppure omissioni. Diminuiscono i carichi di lavoro, l’utilizzo di carta e le attività manuali. L’oggettività del sistema è garanzia di affidabilità per le parti e di conseguenza aumenta l’employee experience e la motivazione a svolgere il proprio lavoro registrando le ore lavorative in modo organizzato. Migliora la gestione del personale, l’organizzazione e la gestione dei turni di lavoro.

Invio buste paga e documenti da remoto

Fluida permette di gestire l’invio di cedolini tramite app, e di archiviare i documenti dei collaboratori (contratti, patente di guida…) in modo che siano sempre disponibili per lavoratore azienda.

La legge prevede tre modalità diverse per consegnare la busta paga ai dipendenti e sempre nel rispetto della privacy:

• Tramite PEC Posta elettronica certificata (dpr N. 68/2005 – ML interpello n. 8/2010).
• Tramite email (non certificata) a condizione che sia inviato all’indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password (ML interpello 8/2010).
• Tramite cedolino sul sito web aziendale: disposizione sul sito web con accesso consentito al solo lavoratore interessato. Questa ultima possibilità, concessa per assolvere all’obbligo di consegna del prospetto paga da parte del datore di lavoro, è rilevabile dall’interpello n. 13/2012 del Ministero del Lavoro. In particolare, viene chiarito che il prospetto paga può essere inviato non solo a mezzo email o pec, ma il datore di lavoro può renderlo disponibile su un sito internet, all’interno di un’area riservata alla quale il singolo dipendente accede con una password. Allo stesso tempo, il datore di lavoro può utilizzare l’attestazione del caricamento delle buste paga sul sito web come verifica della consegna e non subire così possibili sanzioni. Il libro unico del lavoro o busta paga, poi, deve contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore.

Fluida piattaforma cloud

Fluida nasce come startup nel 2018, e successivamente acquisita da Zucchetti. Alla base del successo di Fluida c’è un mix di user experience, cloud computing e innovazione oltre la capacità di cogliere le necessità attuali e future delle aziende. La piattaforma è progettata per comunicare tramite API e per interagire con altri software comunemente utilizzati. Attualmente sono previste nuove funzionalità e il potenziamento di quelle già presenti come l’impostazione di orari e turni di lavoro e la gestione dei cambi turno attraverso un planner in grado di semplificare le richieste dei dipendenti.