Nell’anno del Covid-19, molte aziende hanno abbracciato la soluzione e-commerce per far fronte alle sfide che lo scenario pandemico ha imposto alla distribuzione di prodotti e servizi. Una volta effettuato il Go Live del proprio portale, però, il nuovo flusso di vendite ha subito messo davanti alle aziende la necessità di dover gestire in modo ottimale le esigenze del nuovo canale di vendita. Dall’organizzazione delle spedizioni alle nuove politiche di acquisto, dalle scontistiche al calcolo delle provvigioni, sono numerose le sfide che un e-commerce di successo chiede a un ufficio amministrativo di dover affrontare.
La chiave per gestire questi nuovi processi consiste nel mettere in comunicazione il sito di e-commerce con il gestionale ERP aziendale. Solo realizzando una sincronia tra i due sistemi è infatti possibile ridurre i carichi di lavoro legati alle attività di data entry ridondante, avere un’evasione degli ordini precisa e puntuale, e usufruire di un sistema di reportistica che arricchisca con i dati derivanti dall’e-commerce la Business Intelligence aziendale.
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Pianificare l’integrazione
Prima che i due sistemi si possano parlare, è necessaria un’attenta analisi delle esigenze di integrazione. Il responsabile del progetto deve innanzitutto domandarsi, rispetto alla propria realtà aziendale, quali siano le informazioni che devono essere sincronizzate automaticamente tra i due sistemi, e quali invece debbano essere inserite sotto la supervisione degli operatori.
Uno scenario di integrazione di base consiste, ad esempio, in un sistema dove le anagrafiche di clienti e articoli tra i due sistemi siano sincronizzate automaticamente. Si può poi implementare nel gestionale un sistema che importi automaticamente gli ordini effettuati dai clienti sul sito di e-commerce, integrandoli nella gestione quotidiana del ciclo attivo.
Esigenze più avanzate possono presentarsi nella gestione di particolari clienti, ad esempio aziende costituite da un capo gruppo con sedi periferiche, dove a più anagrafiche clienti può corrispondere un indirizzo di fatturazione comune. Un altro scenario avanzato in cui l’integrazione con il gestionale può dare un notevole valore aggiunto è il caso in cui clienti legati storicamente a un agente inizino ad acquistare online, e all’agente si voglia riconoscere la provvigione derivante da queste vendite.
La prassi migliore consiste perciò nel dedicare un certo tempo di analisi alle esigenze aziendali, in modo da poter costruire un’integrazione che porti davvero valore sia al lavoro del proprio team sia all’esperienza del cliente.
Soluzioni di integrazione
Dal punto di vista informatico, esiste un ampio ventaglio di soluzioni per “fare parlare” un sito di e-commerce con il gestionale aziendale già esistente.
Iniziamo dalla proposta dei portali di più larga scala, come Amazon e Shopify. Questi portali offrono innanzitutto delle API (Application Programming Interface, ossia funzioni software interrogabili tramite degli URL) che possono essere richiamate anche da un software On Premise per scambiare dati. Questo genere di integrazione richiede l’intervento di uno sviluppatore specializzato che realizzi le chiamate software necessarie per scaricare i dati dallo shop alle tabelle del gestionale.
Questi stessi portali, però, mettono a disposizione anche dei sistemi di comunicazione standard, come il formato EDI, supportati dai gestionali più diffusi, che permettono di costruire un’interfaccia di scambio dati anche senza bisogno di un intervento sul codice.
Un altro sistema diffuso, e che ben si presta per le aziende che lavorano con gestionali particolarmente legacy, è il sistema di interscambio dati FTP. Molti gestionali, anche datati, permettono infatti di costruire dei tracciati di scambio per mezzo dei quali il gestionale è in grado di recepire o creare dei file CSV (file formati da campi separati da un carattere delimitatore) con cui importare o trasmettere dati.
La semplicità del formato CSV e la relativa facilità di configurazione di un interscambio FTP (ossia di un sistema in cui i file vengono copiati da un server web a un pc della rete locale e viceversa) ha favorito l’ampia diffusione di questa soluzione, che negli ultimi anni però sta vedendo decrescere la propria popolarità in favore dei sistemi basati su API.
Il vantaggio delle API rispetto alla trasmissione FTP è una maggiore performance e una riduzione degli errori di trasmissione. Capita qualche volta, infatti, che un file possa non venire trasmesso correttamente, richiedendo un certo lavoro di correzione al personale di supporto IT dell’azienda per ripristinare il corretto flusso di dati. Una API, invece, avendo il vantaggio di essere costituita da una chiamata web diretta, è meno propensa a errori di comunicazione. Inoltre, nei rari casi di problemi dovuti magari a un momentaneo rallentamento della linea, le API si prestano a eseguire dei rollback precisi e automatici, che salvaguardano l’integrità e l’affidabilità dei dati.
I sistemi basati su API hanno anche il vantaggio di offrire una maggiore sicurezza e scalabilità. Nel caso di picchi inattesi nei volumi di scambi, infatti, un sistema FTP spesso inizia a soffrire fastidiosi rallentamenti. Una API, invece, può essere configurata con dei meccanismi di scalabilità, in modo che possa attivare il consumo di maggiori risorse hardware a fronte di un aumento delle richieste di connessione, per poi tornare a un carico di consumo normale una volta processati questi picchi.
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