L’Università di Bologna (www.unibo.it ), considerata la più antica del mondo occidentale, è oggi distribuita su 5 sedi nell’Emilia-Romagna, fra loro in rete, e garantisce, con circa 3 mila docenti, la formazione a oltre centomila studenti.La conoscenza è per definizione parte integrante del suo core business, ma gestirla è tutt’altro che facile. “Nell’Università, in ogni dipartimento, in ogni facoltà, ci sono molte famiglie professionali e anche in aree apparentemente omogenee come l’amministrazione sono presenti differenti attività che vanno dai lavori pubblici alla gestione del personale, che comportano diverse competenze”, ricorda Ines Fabbro (nella foto), direttore amministrativo dell’Università
di Bologna, che svolge anche il ruolo di coordinamento funzione It, suddivisa in tre diverse aree: quella operativa e infrastrutturale (il cosiddetto Cesia), la struttura di progetto che si occupa dei sistemi informativi che verranno, il progetto portale che, in stretto collegamento con le altre due strutture, si preoccupa della trasposizione sul web dei servizi con l’obiettivo primario di dematerializzarli. Sviluppare progetti di gestione della conoscenza di successo, comporta, necessariamente, particolare attenzione al coinvolgimento delle persone. È ad esempio stato questo aspetto a guidare il percorso seguito dall’Università di Bologna per fornire servizi ad una categoria professionale molto vasta presente nell’università, il cosiddetto Rup – responsabile unico del procedimento – nata con la legge Merloni per definire responsabili di progetti nei lavori pubblici e poi estesa ad altre attività come ad esempio l’acquisto di beni.
Queste persone, sparpagliate nell’organizzazione, devono avere conoscenze vaste (prassi, aggiornamenti legislativi, ecc.) che difficilmente riescono a “condividere incontrandosi”. “Attorno alla loro esigenza di condividere le conoscenze abbiamo costruito, con un processo lungo e articolato, modalità di gestione della conoscenza che fossero davvero utili per loro”, esemplifica Fabbro. Solo a questo punto si sono messe in campo le tecnologie, facendo attenzione ad evitare la ridondanza per evitare il rifiuto del mezzo. Per il successo del progetto è necessario ottenere risultati a breve fornendo da subito alcune funzioni immediatamente utilizzabili in modo da creare subito un bisogno e successivamente ampliare le funzionalità, contenuti e componenti della rete. La fase più delicata per il successo è proprio quella iniziale nella quale si deve definire come trasmettere e condividere la conoscenza e sono necessarie forti competenze di analisi, non solo di tipo tecnologico. Spesso si rende infatti necessaria la reingegnerizzazione dei processi che devono essere resi più funzionali per rendere la trasmissione della conoscenza efficace. In passato, operando in modo diverso, non si sono ottenuti risultati soddisfacenti nonostante l’impiego di strumenti tecnologici sofisticati, come nel caso del progetto di creazione del data warehouse. “Immaginavamo che fosse sufficiente fornire l’accesso alla soluzione a coloro che potevano essere interessati per decretare il successo del progetto. Invece abbiamo verificato che, a distanza di anni, le persone ancora oggi non usano direttamente il sistema ma si rivolgono a noi per ottenere i risultati”, ricorda Fabbro. L’errore? Partire da quello che si supponeva fosse un loro bisogno (ma forse non lo era) e aver realizzato un strumento molto complesso da usare. Fondamentale infine la creazione di team di lavoro per ciascun progetto, dove siano presenti tecnici, esperti di organizzazione e utenti, affinché e le diverse competenze si integrino in modo produttivo.
4 siti per 4 dimensioni
Alla base c’è la scelta di dematerializzazione della conoscenza, che fa parte di un più generale progetto per ridurre l’uso della carta (con conseguenti riduzioni dei costi e ottimizzazione dei processi) e l’aumento di opportunità in quello che rappresenta lo specifico core business dell’università, come ad esempio il finanziamento ai progetti. La soluzione per la gestione della
conoscenza prevede, come spiega Luca Garlaschelli (nella foto), responsabile del progetto Portale di Ateneo, la creazione di più siti, raggruppabili in 4 diverse tipologie: sito di struttura (ad esempio legato all’area amministrativa) che evidenzia attività e servizi offerti in quell’ambito; sito di processo che crea spazi virtuali di collaborazione; sito cosiddetto extranet, che gestisce comunità verticali, ad esempio “giurisprudenza in rete” che collega gli uffici legali di 45 atenei; spazi virtuali on demand, basati su tecnologie tipo wiki, che consentono alle persone autorizzate di costituire siti e popolarli andando a creare uno spazio virtuale di collaborazione. La tecnologia base impiegata per lo sviluppo dei portali, realizzato internamente, è Share Portal server di Microsoft (www.microsoft.com) , mentre Ibm (www.ibm.com ) ha svolto il ruolo di consulenza strategica nell’ambito del knowledge management.
Comunità virtuali abilitate dalla tecnologia
Un esempio di servizio per la condivisione della conoscenza nell’ambito di una comunità verticale aperta è il portale “giurisprudenza in rete” che coinvolge gli uffici legali di 45 università sul tema del contenzioso (ricorsi, cause con soggetti interni o esterni all’università). “Mettendo a punto una rete interna fra gli uffici legali dislocati in luoghi diversi, abbiamo immaginato di lavorare con uffici legali di altre università”, ricorda Fabbro. Ne sono derivati non solo importanti ricadute di autoformazione e diffusione di pratiche avanzate nell’uso delle tecnologie della conoscenza, ma anche la creazione di una ricchezza di conoscenza che un solo ateneo non potrebbe avere, grazie all’immissione da parte di più università di sentenze, pareri, letteratura. E si creano anche possibilità di contatto diretto grazie alla disponibilità di schede che indicano anche le competenze e le attività svolte dai singoli partecipanti. Un altro esempio è rappresentato dal portale “Alma research link” che raggruppa i circa tremila docenti dell’università. “La rete ha operato e opera a supporto della partecipazione al VII Programma Quadro per il quinquennio 2007-2013 – ricorda Garlaschelli. – In questo modo si è riusciti ad aggregare attorno a ciascun progetto fino a 200 ricercatori e professori, mentre in passato non si superavano le unità”.
Il portale, che fornisce anche supporto alle attività amministrative per la richiesta di finanziamento, ha consentito in fase preparatoria delle attività di proposta per popolare il VII Programma, di intercettare professori, ricercatori, dottorandi, assegnisti di ricerca, che operavano su un certo tema per creare gruppi di lavoro.
Il risultato è stato il rafforzamento della presenza dell’Università nella proposta di progetti comunitari che si è concretizzata anche nella creazione di gruppi di lavoro stabili che svolgono attività di lobbing presso la comunità europea e una maggiore informazione sull’evoluzione dei finanziamenti ai progetti a Bruxelles attraverso il portale.
Le figure professionali coinvolte
L’analisi delle esigenze di gestione della conoscenza comporta, come già detto, attività preliminari molto articolate che necessitano dunque di figure professionali, in particolare project manager dedicati alla progettazione di più portali attraverso focus group e interviste per sapere cosa effettivamente serve.
Sono inoltre necessarie competenze di change management, servizi di affiancamento all’utilizzo dei nuovi strumenti per aiutare a superare la resistenza, soprattutto per le generazioni più vecchie, ad utilizzare la conoscenza via web anziché trasmessa di persona e molto lavoro di formazione e trasferimento di knowhow per rendere autonomi i gruppi di lavoro creando competenze interne.
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