IdeA Fimit, fare pianificazione e budgeting in cloud

«Abbiamo guadagnato tantissimo in efficienza: nella situazione precedente, per elaborare i nostri report dovevamo raccogliere i dati da una miriade di file Excel sparsi in tutta la rete aziendale, raccoglierli e consolidarli in altri file Excel. Con il mio team impiegavamo anche l’80% del nostro tempo per quest’attività, che per report importanti come il trimestrale richiedeva anche una settimana». Così Michele Cavallo Marincola, Head of Fund Planning di IDeA Fimit, spiega in sintesi il salto di qualità realizzato nei processi di pianificazione e budgeting dopo l’adozione di una soluzione Cloud, nello specifico Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS), parte della suite Oracle EPM Cloud
Pur calato in un processo specifico – il planning e budgeting appunto – all’interno di un business di nicchia (la gestione del risparmio applicata ai fondi immobiliari), il percorso affrontato da IDeA Fimit è piuttosto “classico”: partire da una gestione dei dati totalmente su Excel per arrivare a un processo integrato, basato su soluzioni software di riferimento, in questo caso in Cloud, come succede sempre più spesso nelle funzioni AFC (amministrazione, finanza e controllo) aziendali.

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«IDeA Fimit fa parte del Gruppo De Agostini, ed è una Sgr (Società di Gestione di Risparmio), specializzata sul Real Estate Asset Management, cioè sui fondi immobiliari, con un portafoglio di 39 fondi di cui 5 quotati nel segmento MIV di Borsa Italiana, e un totale di attivo gestito di 8 miliardi circa», precisa Cavallo Marincola.

Michele Cavallo Marincola, Head of Fund Planning di IDeA Fimit

Il portafoglio comprende immobili in tutta Italia, principalmente a Roma e Milano, soprattutto edifici storici e di pregio con destinazione uffici, per esempio il Palazzo della Rinascente in piazza Duomo, quello dell’Informazione a Milano, o la sede Eni a Roma-Eur. «Raccogliamo fondi da investitori per lo più istituzionali, e li investiamo con orizzonti di lungo periodo – 20/25 anni – gestendo palazzi ed edifici, con acquisti, ristrutturazioni e altre operazioni di valorizzazione, affitti, vendite: insomma attività di gestione immobiliare complessa e capital intensive, trattandosi di palazzi di pregio».

Il progetto in dettaglio

Ogni fondo immobiliare in IDeA Fimit è gestito in base a business plan soggetti a pianificazione e budgeting, attività di cui si occupa appunto il team di Cavallo Marincola.
«È un business molto complesso che cresce velocemente, in un momento di mercato abbastanza turbolento. Prima, come ho detto, gestivamo ogni fondo con un file Excel e altri file Excel servivano per il consolidamento, ma a un certo punto la crescita aziendale ha reso il tutto difficilmente controllabile. C’era un problema evidente di tempi lunghi per reperire informazioni e “costruire” il dato. E anche di affidabilità del dato stesso, perché erano fogli Excel molto grandi, articolati, con tante formule e collegamenti, creati per copie e aggiunte, con rischi rilevanti di dimenticare qualcosa o introdurre degli errori».

Problemi quindi molto critici, in un business dove il processo di planning e budgeting produce dati e report per il management, ma anche per fare presentazioni a investitori e azionisti, e per i controlli di Banca d’Italia, Consob e altri organi di vigilanza.

Un gruppo di lavoro misto, con consulenti di Reply Consulting, guidati dal Senior Manager Business Unit BPM Simone Scagliarini, e persone del team Planning di IDeA Fimit, ha quindi cominciato con un’analisi del processo “as is” e delle tecnologie a supporto (i modelli su Excel e il sistema ERP aziendale), per capire come riprodurlo nella nuova soluzione Oracle Cloud.

«La soluzione in Cloud ha aiutato sia la rapidità della delivery sia il change management, perché essendo l’erede di soluzioni Hyperion e Oracle con una forte e consolidata integrazione con Excel, ha consentito di “riutilizzare” l’Excel preesistente, pur con un radicale cambiamento, perché ora Excel è solo il front-end, mentre tutte le logiche e l’elaborazione sono centralizzate in Cloud – sottolinea Scagliarini -. Ma questo è trasparente rispetto alla user experience dei Fund Manager, che lavorano sull’interfaccia a cui sono abituati, anche se dietro c’è completamente un altro mondo: non esiste più un file per ogni fondo, ma c’è un sistema che può fornire una visione d’insieme o di dettaglio con un semplice clic».

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A questo punto il progetto si può dire realizzato. «La fase di analisi è iniziata a settembre 2015, poi abbiamo costruito il modello, e verso aprile l’abbiamo testato chiudendo il primo business plan con il nuovo sistema, continuando quindi ad affinarlo con i business plan seguenti». Tempi quindi più lunghi di una classica implementazione Cloud, perché si è reso necessario modificare la contabilità del sistema ERP per allinearla al nuovo orizzonte mensile dei business plan (prima era trimestrale).

L’idea ora è proseguire con altri sviluppi, per esempio di collaborazione: «Oggi ci sono delle funzionalità di “giustificazione”: in un workflow approvativo si può spiegare con commenti per esempio la presenza di un determinato dato o il motivo della bocciatura di un budget. Una vera collaboration non c’è ancora, ma nella piattaforma ci sono gli strumenti adatti, quindi è uno dei possibili sviluppi», spiega Scagliarini.

Un bilancio dei benefici della soluzione Cloud è comunque già possibile. «Senz’altro è migliorata la velocità di recupero dati – spiega Cavallo Marincola -. Oggi sono tutti raccolti in un repository in Cloud, per avere in mezz’ora quelli che servono basta settare le giuste dimensioni con Smart View, un’integrazione sul front-end Excel dell’applicazione Cloud. Oggi abbiamo molto più tempo per attività a maggior valore aggiunto, come ideare nuovi report e fare analisi più approfondite».

Il repository in Cloud poi garantisce anche l’affidabilità del dato: «Non c’è più il rischio che qualcuno anche per sbaglio introduca un dato o una formula errata in uno dei file Excel». Altro vantaggio è il controllo del workflow: «Per lavorare sul nuovo sistema devo inserire username e password e ogni attività viene tracciata, mentre con Excel è facile cambiare un valore o una formula senza che nessuno se ne accorga. Un quarto beneficio è la velocità dei passaggi dal livello micro a quello macro: grazie al drill-down in tempi rapidissimi posso passare dal totale del portafoglio gestito al singolo inquilino».

Quanto alle criticità, la principale è stata il cambiamento culturale che il nuovo sistema ha richiesto, nel team di planning e in azienda. «Innanzitutto questo è stato il primo progetto Cloud in IDeA Fimit: una sfida importante, tenendo conto della particolare sensibilità per la sicurezza dei dati che c’è in questo settore». Poi non va sottovalutata una componente di resistenza legata al timore di perdere delle attività: «Va gestita e richiede tempo, per far capire che il sistema eliminerà o si assumerà attività ripetitive e di basso livello, lasciando alle persone più tempo per quelle ad alto valore aggiunto». E poi c’è un aspetto più tecnico. «Il timore di rinunciare a Excel, strumento con cui molti di noi – me compreso – hanno sempre lavorato. Per questo nel change management è stato decisivo rendere disponibili tutte le funzionalità del nuovo sistema anche attraverso un “front-end Excel”, comprese quelle per coordinare i processi e tracciare le azioni».

Questa informatizzazione del processo di budgeting, sottolinea Cavallo Marincola, ha una valenza strategica: rientra in una direttiva generale del top management di digitalizzazione dei principali processi. «Il project management è stato affidato al CFO, cioè all’area Finance, il cui forte impegno è stato un fattore critico di successo, ma il budget era in capo all’IT, il cui ruolo è stato cruciale e collaborativo, sia nella traduzione in specifiche tecniche delle esigenze del mio team, sia nell’integrazione della soluzione Cloud con il resto dei sistemi informativi, cosa che tra l’altro ha comportato la revisione di alcuni elementi rispetto a come erano mappati sull’Erp».

Ricerche ed esperienze delle aziende utenti, aggiunge Scagliarini, confermano che il budget per gli investimenti digitali si sta spostando verso il business. «Ma l’IT resta fondamentale: può sfruttare il suo punto di forza unico, la sua “trasversalità”, perché tutti i processi sono supportati dal sistema informativo. Il suo ruolo sta cambiando, ma non necessariamente sarà meno importante. Come in tutti i cambiamenti, si creano delle opportunità e dei rischi».

Il Cloud per esempio cambia i modelli di adozione, e molti nell’IT temono che possa ridimensionare il proprio ruolo in azienda. «Eppure anche il Cloud può essere un’opportunità per l’IT, se si usa per ridurre la necessità di dedicarsi a manutenzione dell’infrastruttura, business continuity, disaster recovery, insomma tutte quelle attività che il business può percepire solo come costi. Liberando quindi risorse per ampliare e accelerare le attività con il maggior valore aggiunto “percepito” dell’IT, come appunto lo sviluppo, la prototipazione, i Proof-of-Concept, che diffondono concretamente i possibili effetti dell’innovazione fino al livello dell’utente finale».