ET-SmartDesk, E-tot3m smart reception, Locky, Smart Access sono i sistemi protagonisti del progetto ET-3COSYSTEM (risultato finalista ai Digital Awards 2022 per la categoria Soluzioni Infrastrutturali realizzato da EtiQube.
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Il rientro in azienda in sicurezza
Come rientrare in sicurezza dopo il primo lockdown? In che modo velocizzare e rendere semplice qualcosa di complesso come il controllo degli accessi di dipendenti e visitatori? Che fare per gestire al meglio gli spazi aziendali e le risorse? Quali modalità per organizzare le facilities messe a disposizione dei propri dipendenti dalle aziende? Che nuove soluzioni introdurre per fronteggiare il New Normal? Queste le domande da cui nel 2020 è stato avviato il progetto che, tra l’altro, richiedeva un software molto personalizzabile e integrabile, capace di adattarsi a regole che dovevano cambiare nel tempo e in tempi rapidi per seguire le normative vigenti.
L’originalità della soluzione EtiQube è stata proprio quella di poter offrire personalizzazioni ad hoc per ciascun cliente come, per esempio, la possibilità di prenotare vaccini in slot da cinque minuti, tamponi, sale riunioni con possibilità di stabilire il numero massimo di partecipanti in presenza, navette, corsi, mensa con scelta preventiva del pasto per evitare gli sprechi…il tutto integrato con le facilities aziendali.
Inoltre, si tratta di un ecosistema abilitante, ovvero la prenotazione di una facility abilita al processo successivo di ingresso in azienda, che avviene con verifica tramite totem; con l’accesso in azienda si abilitano altri servizi, come la prenotazione del vaccino, del pasto, degli asset aziendali, del proprio sportello nello Smart Locker.
Infine, tutto ciò consente ai dipendenti di vivere meglio l’esperienza in azienda e all’azienda di avere report, dati e statistiche che consentono di monitorare la situazione aziendale e valutare eventuali migliorie.
La tecnologia proposta da EtiQube
La soluzione EtiQube funziona sia in cloud, sia on premise. Il back-end è sviluppato in PHP ed è collegato a un database MySQL, mentre il front-end è sviluppato in HTML, CSS e JavaScript (infatti si tratta di una web app).
Nel caso della soluzione in cloud, il codice “gira” su 4 server Apache Amazon EC2 bilanciati. Anche per i database in cloud, l’azienda si appoggia ad Amazon. Per le soluzioni on premise, sono installati direttamente Apache e MySQL sul pc del cliente. I diversi servizi (smartdesk, totem e locker) comunicano tra di loro tramite API REST.
Durante l’implementazione di questo tipo di soluzioni, sono state riscontrate alcune complessità lato integrazione con i sistemi interni aziendali, come nel caso di particolari personalizzazioni richieste dalle singole aziende e di molteplicità di interlocutori con cui creare il progetto (Responsabile IT, Risorse Umane, Building Manager, Facility Manager) oppure, ancora, nel caso in cui si verifichino necessità di velocità di risposta causate dalle urgenze o di aggiornamenti continui che siano allineati alle normative nazionali.
I tempi di implementazione sono mediamente di 2/3 settimane per un progetto standard, ma possono allungarsi in caso di richieste particolarmente complesse o caratterizzate da numerose personalizzazioni. Dal lato più pratico, alcune aziende hanno deciso di organizzare un team per seguire il progetto data la diversità di interlocutori coinvolti. La metodologia e l’approccio usato è DevOps.
Per quanto riguarda gli investimenti, i costi sono flessibili in caso di subscription e sono formulate offerte solo ed esclusivamente a consumo, eliminando completamente i canoni fissi.
Perché innovare i sistemi di accesso in azienda
Nel momento in cui si innovano i sistemi di ingresso sfruttando questa soluzione, in azienda si ottengono i seguenti benefici: rapidità nel processo di controllo dell’accesso dipendenti in azienda; rispetto delle norme di sicurezza e degli aggiornamenti richiesti nel tempo; maggiore fruibilità e ottimizzazione delle facilities aziendali da parte dei dipendenti; miglioramento dei servizi proposti ai dipendenti e dei processi di gestione delle risorse umane grazie a reportistiche dettagliate; adeguamento degli spazi aziendali; risparmi sui benefit aziendali grazie a un maggiore monitoraggio; oltre che, ovviamente, un accesso ospiti veloce e sicuro.
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