Managed Print Services, per ottimizzare i processi di stampa

Le aziende di medie dimensioni hanno consolidato negli anni processi di gestione delle stampe non sempre efficienti; a differenza, in genere, delle grandi aziende. Le sfide però sono sempre aperte: contenere i costi di gestione delle stampe e aumentare la produttività.
I vantaggi innegabili che le medie imprese possono trarre dall’adozione di un ambiente di stampa gestito è il tema della ricerca Quocirca che mette in luce come la gestione centralizzata della stampa, anche se apparentemente più costosa, permette di analizzare, verificare e gestire al meglio sia l’acquisto del parco macchine sia la manutenzione dell’installato.
La ricerca evidenzia come affidarsi agli Mps (Managed Print Services) consente alle medie imprese di ridurre i costi e di potersi concentrare su attività più proficue per il business.
Le aziende possono adottare due tipi di approccio per completare la migrazione: implementare pacchetti di servizi entry level o Mps completi.
Con i pacchetti di servizi entry level vengono forniti l’hardware in bundle con i materiali di consumo, la manutenzione e l’assistenza per un costo a pagina e quindi definiti dei canoni mensili basati sui volumi stimati di stampa che possono includere assistenza e consumabili. L’adozione invece di Mps completi coinvolge maggiormente il fornitore che in seguito a una verifica del parco stampanti suggerisce come ottimizzare l’esistente per bilanciare costi e produttività e come inserire nuovi prodotti, in particolare multifunzione. L’adozione di nuove soluzioni software permette di ridurre ulteriormente gli sprechi e di semplificare i processi aziendali.
I contratti di Mps più completi offrono il monitoraggio e la gestione continua in base a livelli di servizio (Sla) predefiniti.
Quali sono i vantaggi di una soluzione Mps? Gli Mps sia di base che completi offrono un prezzo prevedibile, fissato in un contratto mensile basato sul costo per pagina. Il monitoraggio in remoto del parco stampanti garantisce la fornitura tempestiva dei materiali di consumo e di un servizio affidabile per rotture/riparazioni, per consentire alle aziende di non investire capitale nel rifornimento di materiali di consumo che potrebbero non essere mai utilizzati.
La gestione di un minore numero di dispositivi e di contratti di assistenza garantisce un controllo più semplice e un minor lavoro amministrativo. I dispositivi a singola funzione possono essere sostituiti con i dispositivi Mfp (Multi function printer), che richiedono meno materiali di consumo, minor approvvigionamenti e garantiscono minori interruzioni di servizio.
Il risparmio derivato, grazie al consolidamento dei dispositivi e alla gestione efficace della stampa, può essere destinato ad altri settori dell'azienda.
L'It sostenibile è una problematica che tutte le aziende devono affrontare. Consolidando numerose stampanti, fotocopiatrici, fax e scanner con un numero minore di piattaforme Mfp, le aziende possono risparmiare energia grazie a un consumo energetico ridotto. Anche le procedure di stampa intelligenti, quali la stampa fronte/retro, i controlli dell'accesso al colore e il pull‐printing, che consente di effettuare stampe con l'autenticazione dell'utente, possono ridurre il numero di stampe inutili e quindi limitare ulteriormente l'utilizzo.