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Document management: integrazione nei processi aziendali

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Document management: integrazione nei processi aziendali

15 Gen 2011

di Riccardo Cervelli

Ridurre i costi, aumentare l’efficienza dei processi, perseguire obiettivi di sicurezza, compliance ed ecosostenibilità: sono i fattori che stanno dando nuova linfa all’innovazione del document management, con una sempre maggiore integrazione tra i processi di enterprise printing e quelli di dematerializzazione.

La gestione documentale attraversa un periodo di profonda innovazione. Una tendenza che la crisi economica (con l’imperativo di ridurre inefficienze e sprechi), da una parte, e l’entrata in vigore di alcune normative, dall’altra, sta contribuendo ad accelerare. Accanto a questi fattori urgenti, ve ne sono altri che spingono le aziende e le amministrazioni pubbliche a rivedere i propri processi documentali. Tra i più importanti si segnala l’aumento delle informazioni dovuto all’utilizzo sempre più massiccio di Internet e di altre tecnologie digitali, abbinato alla crescente propensione, anche nelle aziende, a produrre e condividere informazioni attraverso strumenti tipici del Web 2.0: blog, wiki, social network, instant messaging soluzioni di web conferencing, e così via.
A fronte di questa esplosione di contenuti, che si sommano a quelli già prodotti dai processi documentali tradizionali, i manager aziendali non possono non porsi il problema di una razionalizzazione per far sì che la crescita delle informazioni migliori – e non peggiori – la capacità di prendere le decisioni giuste per il business. Un altro importante pilastro delle strategie di innovazione del document management è, infine, quello della tutela dell’ambiente, che si persegue attraverso la riduzione dell’utilizzo di carta, toner, e un contenimento dei consumi di elettricità imputabile a dispositivi quali stampanti, fotocopiatrici, scanner e fax.

Carta versus digitale? Non è detto
Quando si parla di document management si devono considerare due mondi che, a una prima analisi, possono apparire antitetici: quello dei processi documentali cartacei, basati su infrastrutture di enterprise printing, e quello dei processi basati su documenti digitali. In realtà, come fanno spesso notare società di analisi quali, per esempio, NetConsulting, i processi di printing e quelli di dematerializzazione sono complementari. Anche se in futuro sarà la dematerializzazione ad assumere un peso maggiore nei processi di gestione documentale e di enterprise content management, l’uso della carta non cesserà completamente.
Con l’obiettivo di ridurre i costi, aumentare l’efficienza dei processi, e perseguire obiettivi di sicurezza, compliance ed ecosostenibilità, nella maggior parte delle organizzazioni conviene quindi affrontare in modo specifico i problemi legati alla gestione documentale tradizionale e all’enterprise printing. Secondo NetConsulting, è opportuno che un approccio innovativo al printing non contempli esclusivamente le infrastrutture, ma si estenda anche a un’analisi dei processi e a una loro eventuale reingegnerizzazione. In questo modo le innovazioni nell’enterprise printing possono rappresentare anche dei punti di partenza verso una revisione del document management in generale che ha, al suo interno, anche una crescente componente di dematerializzazione. I migliori risultati di una strategia di innovazione del document management si ottengono grazie a una visione integrata di processi di printing, processi di gestione digitale dell’informazione e processi di business. A seguito di queste analisi e delle decisioni prese, verranno adottate quindi scelte di consolidamento delle infrastrutture, sostituzione di vecchi dispositivi con nuovi e multifunzione, adozione di policy di utilizzo di questi device, eventuali iniziative di vero e proprio change management.

Ridurre i costi inutili e nascosti
In una fase di difficoltà dell’economia le aziende mettono al primo posto la riduzione delle inefficienze e degli sprechi. I processi di printing rappresentano una delle leve più importanti per ridurre costi inutili. Costi che, il più delle volte, sono nascosti. Pochissime aziende, finora, si sono preoccupate di razionalizzare e monitorare la propria infrastruttura di enterprise printing e i comportamenti degli utenti interni. NetConsulting stima che, attraverso opportuni interventi innovativi, le aziende possano ridurre del 70% il numero dei dispositivi, del 30% i volumi di stampa, del 46% i consumi energetici legati alla stampa e del 40% i costi annuali legati a questo processo. Secondo la società di analisi, si può arrivare a risparmiare fino a circa 290 euro sui costi di stampa annui per dipendente (figura 1).

Figura 1 – I risparmi derivanti dall'ottimizzazione dei processi di stampa
(cliccare sull'immagine per visualizzarla correttamente)


Oltre a un migliore supporto ai processi aziendali e alla riduzione di costi nascosti, l’innovazione dei processi di printing e documentali può permettere di raggiungere anche altri importanti obiettivi. Tra questi, l’adempimento a determinate normative, il miglioramento della sicurezza delle informazioni e il raggiungimento di un livello di ecosostenibilità più elevato dell’azienda.
La compliance alle normative, in primis a quelle che impongono la confidenzialità di certe informazioni, è uno dei driver inderogabili verso la revisione di processi documentali. In generale, una maggiore consapevolezza verso l’importanza della sicurezza delle informazioni dovrebbe portare le aziende a prevedere policy adeguate e l’adozione di alcune nuove tecnologie anche nell’ambito dei processi di printing (tipicamente l’abbandono involontario di stampe nei cassetti delle stampanti lontane dalle postazioni di lavoro può rendere accessibili documenti riservati anche a personale non autorizzato a leggerli).
Sia il problema della sicurezza dei documenti sensibili sia quello dello spreco di carta dovuto alla ristampa di documenti perduti (documenti che possono essere inavvertitamente prelevati dalla stampante da persone non interessate a quei contenuti), possono essere risolti dal “pull printing”. In pratica, ogni documento che si decide di riprodurre è inserito in una coda di stampa protetta (in alcuni casi addirittura criptata). Solo quando chi ha lanciato la stampa raggiunge la stampante e vi inserisce un Pin o un badge, il documento viene effettivamente riprodotto. Con questo sistema, non solo si ottengono benefici di sicurezza e di risparmio di carta, ma è anche possibile consolidare in modo sicuro dispositivi di stampa a livello di uffici, piani e così via.

La sensibilità green
Secondo uno studio del Politecnico di Milano, l’introduzione di dispositivi multifunzione, il consolidamento delle stampanti, la riduzione dei fax, la razionalizzazione dell’uso dell’A3 e del colore, l’introduzione di piccole modifiche software per aumentare l’uso del fronte retro, l’adozione del modello di printing ibrido inhouse/print service può portare a una riduzione del 30% dei dispositivi e un risparmio del 14% dei consumi energetici.
Secondo un’indagine internazionale presentata alla fine dello scorso anno nell’ambito dell’evento “Csc Barometro Cio”, tra gli obiettivi dello sviluppo sostenibile dei sistemi informativi, il 95% degli intervistati ha indicato la riduzione della quantità di stampa, il 67% la riduzione del consumo di energia, il 58% la sostituzione di Pc e componenti dei sistemi informativi all’interno di specifici programmi di riciclaggio, il 52% la scelta di fornitori rispettosi dell’ambiente. Seguono poi, con il 35%, la costruzione di edifici “verdi” e, con il 31%, la valutazione dello sviluppo sostenibile dei nuovi progetti. I primi due obiettivi coinvolgono in maniera rilevante i processi di printing. Ma anche i due successivi possono chiamare in causa questi processi laddove è possibile sostituire stampanti obsolete con dispositivi a minore consumo energetico, come quelli certificati Energy Star. Per quanto riguarda il tema del rispetto dell’ambiente da parte dei fornitori, non va dimenticata la recente normativa Raee, che impone anche ai vendor di prodotti informatici di aderire a consorzi per il ritiro e il riciclo di apparati It a fronte della fornitura di nuovi prodotti.
Maggiore efficienza dei processi, riduzione dei costi, sicurezza ed ecosostenibilità sono obiettivi conseguibili in misura ancora maggiore con la dematerializzazione dei processi documentali, un’innovazione che può essere portata avanti in modo integrato con quella dell’enterprise printing e che spinge le aziende ad adottare, nella loro definizione e implementazione, un più chiaro approccio per processi alle attività aziendali e, quindi, alla gestione documentale. Con la conseguenza di rendere questa maggiormente in grado di sostenere obiettivi di flessibilità ed efficienza dei processi di business.
Anche se in alcuni casi la dematerializzazione è una diretta conseguenza dell’avvento di processi nativamente digitali come, per esempio, l’e-commerce, l’e-payment, l’e-government, l’e-collaboration e il telelavoro, l’approccio delle imprese verso l’automazione dei processi documentali, che integra documenti cartacei e digitali in workflow elettronico, è oggi, secondo una ricerca commissionata da Adobe e realizzata da Ediformat, tipicamente pragmatico: è principalmente guidato dalla necessità di ridurre i costi e di adempiere a normative. In questo contesto, sempre secondo la stessa indagine, ad aver già effettuato investimenti nell’automazione dei processi documentali è il 21% delle imprese. Un altro 16% ha programmato di farlo nei prossimi 12-18 mesi, mentre il restante 63% mostra interesse verso questa tematica ma non ha ancora programmato progetti precisi. A dimostrazione dell’approccio pragmatico, troviamo che l’area maggiormente interessata dai progetti di dematerializzazione dei documenti è quella dell’amministrazione (figura 2). L’obiettivo è quello di ridurre i costi e di aumentare l’efficienza della gestione delle fatture.

Figura 2 – Valutazione delle aree prioritarie nella gestione documentale
(cliccare sull'immagine per visualizzarla correttamente)


Per quanto concerne l’avvento delle normative come driver verso l’adozione dell’automazione dei processi documentali, invece, c’è da aspettarsi un forte impatto con la Posta elettronica certificata (Pec), che nel 2011 diventerà obbligatoria anche per le aziende nella gestione dei loro rapporti con la Pubblica amministrazione. Al di là degli obiettivi di riduzione dei costi e di adempimento alle normative, infine, secondo la ricerca Adobe cresce nelle imprese (in particolare in quelle di media dimensione, che si connotano per maggiore dinamismo) la consapevolezza dei vantaggi che la digitalizzazione dei processi documentali può offrire ai fini della condivisione efficiente e funzionale dei documenti sia all’interno della propria organizzazione sia nei confronti dei partner esterni.

La scelta del fornitore
Secondo NetConsulting oggi sul mercato esistono offerte in grado di aiutare le aziende sia ad affrontare l’efficientamento dei processi di printing sia a implementare strategie innovative di document management. I migliori fornitori di tecnologie di printing e imaging hanno da tempo affiancato all’offerta di tecnologie anche quella di servizi di consulenza nella razionalizzazione delle infrastrutture e servizi di gestione dei dispositivi da remoto. Questi servizi permettono alle imprese anche di ridurre il personale It dedicato all’assistenza delle stampanti.
Sul mercato sono ormai presenti soluzioni Ict in grado di supportare l’integrazione dei processi documentali tradizionali e dematerializzati all’interno di architetture di business process management/workflow. Tra i criteri di importanza nella scelta delle offerte di gestione dei processi documentali (figura 3), secondo l’indagine Adobe, al primo posto viene la completezza funzionale, segno della consapevolezza delle imprese circa l’impatto positivo che queste soluzioni possono avere sui processi di business. Al secondo posto, come ci si poteva aspettare, vi è il costo. Al terzo arriva l’impatto sui sistemi esistenti, altra riprova dell’interesse delle imprese a integrare l’automazione dei processi documentali nei sistemi informativi. Al quarto troviamo l’approccio consulenziale del vendor, una richiesta, quest’ultima, ormai presente in moltissimi progetti di revisione e sviluppo tecnologico dei sistemi informativi.

Figura 3 – I criteri determinanti per la scelta del fornitore di soluzioni di gestione dei processi documentali
(cliccare sull'immagine per visualizzarla correttamente)

Riccardo Cervelli
Giornalista

57 anni, giornalista freelance divulgatore tecnico-scientifico, nell’ambito dell’Ict tratta soprattutto di temi legati alle infrastrutture (server, storage, networking), ai sistemi operativi commerciali e open source, alla cybersecurity e alla Unified Communications and Collaboration e all’Internet of Things.

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