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Migliorare il workflow documentale

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Migliorare il workflow documentale

13 Apr 2010

di Redazione

Intervenire per il miglioramento del flusso documentale al fine di accelerare il business, riducendo al contempo l’impatto dell’enterprise printing sia sull’azienda sia sull’ambiente. Questa, in sintesi, la strategia Hp dalle parole di Bruna Bottesi (nella foto), Vice Presidente e General Manager Imaging and Printing Group, HP Italiana

“Le aziende, siano enterprise o Pmi, si stanno orientando verso una logica di servizio per le soluzioni di printing. E’ una tendenza in atto da alcuni anni e che nell’ultimo periodo ha avuto una forte accelerazione”, esordisce Bruna Bottesi, Vice Presidente e General Manager Imaging and Printing Group, HP Italiana, che prosegue: “E’ un cambiamento importante che guida la nostra strategia di offerta”.
Parlando di utilizzo, e quindi di pagamento, a servizio per le soluzioni di printing, la manager HP non si riferisce ai soli asset fisici: “Quello che offriamo è una vera e propria soluzione di document management che parte dall’assessment dell’ambiente aziendale, con l’identificazione dei bisogni operativi, fino al software di gestione sia dell’intero processo documentale sia del parco macchine, alle stampanti stesse e ai consumabili. Copriamo l’intera catena del valore di un’attività che ha un forte impatto dal punto di vista dei costi, dell’efficienza e dell’organizzazione su ogni azienda”.
HP riassume i bisogni dei clienti nell’ambito della gestione documentale con tre parole: costi, efficienza, produttività. Il tutto declinato con una quarta importante parola: eco-sostenibilità.
“Per rispondere a questi bisogni – spiega Bottesi – HP ha definito un quadro di riferimento che ruota intorno a tre pilastri: ottimizzare l’infrastruttura di stampa, assicurando sia il corretto numero di stampanti per l’azienda sia l’adeguata tipologia di prodotto all’utenza cui è destinato; gestione dell’ambiente di stampa, attraverso soluzioni che consentano l’applicazione delle policy aziendali per queste attività e monitorino il parco macchine in modo da garantire sempre la massima efficienza; migliorare il processo di gestione documentale, fornendo soluzioni in grado di rendere sempre più efficiente il workflow, garantire la sicurezza delle informazioni e l’adesione alle normative”.
La divisione Imaging and printing di HP rappresenta circa il 20% del fatturato globale di HP e si rivolge a tre grandi mercati: enterprise, Pmi e consumer. Nella nostra conversazione con la top manager italiana ci siamo concentrati sui primi due per capire con quali modalità HP approccia questi mercati.

Enterprise e Pmi: una strategia, servizi differenziati
Sono circa 250 le aziende italiane che HP Ipg definisce di “classe enterprise” e che vengono supportate da personale interno, consulenti e specialisti di prodotto, che affianca i partner di canale. Il business di HP è infatti quasi interamente affidato al canale (solo un’esigua parte, circa il 10% di queste 250 aziende è seguito esclusivamente in modo diretto da HP), ma l’azienda ha una struttura dedicata che supporta i partner sia nella fase consulenziale sia in quella di erogazione del servizio. Se è vero che la modalità dei servizi gestiti nell’ambito del printing si sta estendendo sempre più verso classi dimensionali più piccole, è certo che questa modalità di fruizione è ormai consolidata nelle grandi aziende e quindi più che mai enterprise printing è sinonimo di managed services.
“Il punto di partenza – precisa Bottesi – è comunque la consulenza. HP ha una grande esperienza nell’outsourcing e grazie all’acquisizione di Eds le nostre capacità consulenziali si sono ulteriormente rafforzate. Quindi il nostro compito è, prima di tutto, capire le esigenze del cliente, identificare le aree di ottimizzazione e supportarlo nell’implementazione di un processo di enterprise printing efficiente”.
Questa strategia di offerta si concretizza con tre tipologie di accordi: per un ristretto numero di clienti, quel 10% seguito direttamente, il contratto viene stipulato da HP che, attraverso il proprio centro di monitoraggio, gestisce interamente il servizio; nella maggior parte del restante 90% di grandi aziende e per parte di quelle del segmento mid market (le medie tra le Pmi), il contratto viene stipulato, sia per i servizi sia per l’infrastruttura hardware, dal parnter e viene erogato dal centro servizi HP; per le restanti aziendem il partner, oltre a stipulare il contratto, eroga il servizio dal proprio centro.
“Queste diverse tipologie di accordo – spiega Bottesi – ci consentono di estendere la nostra strategia di offerta granularmente a tutto il mercato aziendale, indipendente dalla dimensione delle singole realtà”.

Innovazione di prodotto e di processo
“Parlare di innovazione di prodotto – dice Bottesi – è quasi scontato; quello che noi proponiamo come elemento differenziante rispetto ai competitor è l’innovazione nei processi. Ne è un esempio una proposta che stiamo lanciando, dopo averla sperimentata con successo internamente, rivolta al marketing delle aziende: il Digital Brand Control. Le grandi aziende producono un’enorme mole di documentazione marketing, in volumi differenti a seconda della tipologia di documento ma sempre molto consistenti. E questi grandi quantitativi, per ottimizzare i costi di stampa tradizionale, vengono prodotti centralmente, quindi immagazzinati e poi distribuiti. Rapidamente diventano obsoleti. Inoltre è difficile mantenere uno stretto controllo sull’utilizzo corretto del brand. I costi sono molto elevati e il processo, nel complesso, poco efficiente. Quello che noi proponiamo – prosegue Bottesi – è un vero e proprio processo di gestione del materiale promozionale con un controllo del flusso documentale in tutte le fasi: gestione del brand nei modi e nei tempi definiti dalle policy aziendali; personalizzazione sulla base delle diverse geografie o tipologie di destinatari; distribuzione dei file alle sedi decentrate senza necessità di stoccare grandi quantitativi di materiale; stampa in digitale delocalizzata. Il tutto attraverso i nostri software, come per esempio Trim [si veda a questo proposito l’intervista a Kris Brown nelle pagine successive ndr] o le nostre stampanti digitali Indigo per elevati volumi”.
Se questa è un’innovazione di processo che riguarda le grandi aziende, HP pensa anche a come aiutare le aziende di dimensioni minori, e quindi i partner che le seguono, a implementare processi più efficienti. “Quando parlo di scalabilità dell’offerta non mi riferisco a stampanti di differente produttività, ma a una scalabilità dell’offerta di servizio”, precisa Bottesi, che anticipa a ZeroUno una novità che verrà presentata a breve al canale. “Il mid market è un segmento che nel 2009 ci ha dato grandi soddisfazioni; si tratta di un’area dove in materia di razionalizzazione ed efficientamento del processo c’è ancora molto da fare. Per non parlare delle piccole imprese. Quello a cui stiamo lavorando sono dei tool modulari che i nostri partner potranno utilizzare per effettuare assessment in realtà di medie e piccole dimensioni e arrivare a offrire servizi di stampa gestiti anche a chi ha un parco macchine molto limitato. Il nostro obiettivo è fornire tool in grado di gestire da remoto anche una sola macchina”.
Infine, un unico accenno a un’innovazione di prodotto della quale Bottesi è entusiasta: un frontalino che, applicato alla stampante, consente di collegarsi a Internet, scaricare l’applicazione necessaria e stampare senza bisogno del pc.

La dimensione green
“Per realizzare prodotti green bisogna pensare green e, soprattutto, progettare e produrre guidati da una logica di eco-sostenibilità – conclude Bottesi – e questo HP lo fa da anni. Le nostre stampanti sono in buona parte prodotte con materiali riciclati; dal 1987 abbiamo implementato attività di ritiro e riciclo dei materiali di consumo; abbiamo ridotto in modo drastico il packaging e supportiamo le aziende nel processo di ritiro dei prodotti obsoleti; abbiamo implementato sui nostri prodotti soluzioni che ‘forzano’ politiche green come la stampa fronte-retro o lo spegnimento automatico notturno”.
In conclusione, una dimensione green end to end, dalla progettazione del prodotto al suo smaltimento. E tutto questo si traduce in qualità di prodotto che determina efficienza anche all’utente finale, sia esso azienda o singolo utilizzatore.

 


 

HP Trim7: ordine e sicurezza nel blob informativo
Il software Hp per la gestione sicura di tutti i record e documenti trattabili con SharePoint si presenta in una nuova versione potenziata e, per la prima volta, in lingua italiana
L’interesse di HP verso il record e document managing data da tempo, una cosa che non desta sorpresa per almeno due buoni motivi. Prima di tutto perché è un settore in costante espansione, spinto non solo dal crescere continuo delle informazioni rilevanti che si trovano su documenti di varia fonte e formato, dalle e-mail ai messaggi dei sistemi Ucc (comunicazione e collaborazione unificata), ma anche dalle esigenze di conformità alle norme che, nella PA come nell’industria privata, regolano la conservazione e reperibilità dei documenti. Ciò comporta l’interazione con aree come lo storage e la sicurezza, e non a caso sono presenti in quest’area di offerta, accanto a fornitori software globali come Ibm, Oracle e la stessa HP, leader nella security come Ca e nello storage come Emc. Per HP, poi, c’è un secondo motivo di spinta, ed è la leadership nel corporate printing, con tutto quel che deriva in termini di vantaggi per le imprese utenti dalla convergenza e integrazione fra la gestione del formato cartaceo con quello digitale.
Lo scorso febbraio HP ha rilasciato la versione 7 di Trim, una soluzione per il record e document management nata dallo sviluppo di una tecnologia di base entrata in casa HP con l’acquisizione, nel 2008 di Tower Software, e quindi provata e collaudata in due anni di esperienza e pratica d’implementazione presso gli utenti. In particolare, Trim consente di gestire in un ambiente unico e in modo trasparente all’utente, ma completamente tracciabile ai fini della sicurezza e compliance normativa, tutti i record presenti in Microsoft SharePoint Server, a prescindere dalla sorgente dei dati. Queste fonti possono infatti comprendere, oltre ai classici documenti Office, anche blog, wiki, meeting record, moduli vari, calendari e flussi di lavoro. Attraverso Trim 7 un’azienda può consolidare la gestione dei contenuti relativi a più istanze di SharePoint, la piattaforma di Ucc probabilmente più diffusa nel mondo e in continua crescita. Secondo Kris Brown, worldwide Trim product manager, che presenta Trim7 come prima versione tradotta per l’utente italiano, “i client SharePoint, ossia gli utenti finali, sono già oggi 130 milioni, appartenenti a decine di migliaia di imprese, e il Radicati Group, una società di analisi indipendente, stima una crescita dal 2009 al 2013 del 25% anno su anno, con un impiego, nell’87% dei casi, rivolto ad attività collaborative su contenuti complessi (il cosiddetto Web 2.0). Ciò dà un’idea delle opportunità per HP, ma anche dei problemi delle imprese”.
Trim è costituito da un ambiente base, che include un’interfaccia browser sicura (certificata dal Dipartimento della Difesa Usa), e da moduli addizionali relativi alle varie funzionalità. La versione 7 include due nuovi importanti moduli: Trim Record Management, per l’accesso e la gestione in modalità sicura (anch’essa certificata Us DoD) di tutti i contenuti registrati su Trim direttamente dall’area di lavoro SharePoint, e Trim Archiving, che lavora in background archiviando liste di oggetti e interi siti SharePoint per permettere un uso sicuro e off-line delle informazioni contenute. Per i dettagli funzionali degli altri moduli, che sono una dozzina, rimandiamo al sito
www.hp.com/go/informationmanagement.
Come osserva ancora Kris Brown, “il mercato italiano è relativamente poco coperto da queste soluzioni, e offre quindi spazi di crescita significativi, ma è frammentato e presenta una concorrenza rappresentata da player piccoli ma con buona presenza locale. Dal punto di vista commerciale il modello prevede tre direttive: un’azione diretta sui large account già utenti HP (presenti soprattutto nella PA), un’azione svolta in collaborazione con Microsoft sugli utenti SharePoint e lo sviluppo di un canale dedicato, con partner attenti a soluzioni adatte alla piccola e media impresa”.

Redazione

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