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Fatturazione elettronica obbligatoria B2B, come funziona dal 2019

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Guida

Fatturazione elettronica obbligatoria B2B, come funziona dal 2019

30 Ago 2018

di Cristina Mazzani

A partire dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati titolari di partita IVA residenti in Italia. Qui di seguito verrà spiegato come funziona tecnicamente il processo di emissione delle fatture secondo la normativa, ma saranno anche descritte le opportunità che possono nascere da una revisione più completa dei processi di gestione degli ordini. Infine, le 10 principali cose da sapere per essere in regola con la normativa

Nella Finanziaria 2018 è stata prevista la fatturazione elettronica obbligatoria B2B che entrerà in vigore dal primo gennaio 2019. Tale obbligo riguarda tutta la fatturazione BusinessToBusiness (cioè le fatture emesse tra imprese, ma anche professionisti, artigiani eccetera residenti in Italia) ossia qualsiasi documento a valenza fiscale prodotto per riscuotere il denaro dovuto per la cessione di beni o servizi. Dall’obbligo di fatturazione elettronica tra privati sono esonerate solo le realtà che hanno un fatturato davvero molto basso (le organizzazioni che si avvalgono del “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14).

Si tratta quindi di un obbligo che riguarda praticamente tutte le fatture, escludendo quelle che già devono essere emesse in formato elettronico da questo luglio (per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera di imprese che partecipano ai contratti di appalto stipulati con un’amministrazione pubblica) e da questo settembre, cioè quelle relative al tax free shopping. Diversamente da quanto stabilito inizialmente, l’obbligo di emettere fatture elettroniche per cessioni di benzina o gasolio per motori non scatterà più dal 1° luglio 2018 ma, secondo quanto pubblicato in Gazzetta ufficiale del 28/06/2018, slitta all’inizio dell’anno prossimo.

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Come già spiegato in questo articolo, è impossibile aspettarsi che l’Italia possa avere dalla Unione Europea (che già da anni invita gli Stati membri a prevedere un quadro normativo e tecnologico per gestire digitalmente il sistema di fatturazione e controllo fiscale) una deroga rispetto a questa normativa sulla fatturazione elettronica tra privati.

Se non verranno osservate queste scadenze, dunque, le sanzioni previste secondo l’articolo 6 del Decreto Legislativo n. 417/97 saranno comprese tra il novanta e il centottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato.

Fatturazione elettronica B2B, come funziona tecnicamente

La normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria richiede la produzione di un file .XML (eXtensible Markup Language), caratterizzato da informazioni specifiche, secondo il formato FatturaPA oggi in vigore DM 55/2013 per emettere fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione. La fattura così realizzata può essere emessa e ricevuta solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI).

Le imprese potranno usare un portale pubblico (che sarà reso disponibile a breve dall’Agenzia delle Entrate) in cui indicare attraverso quali canali desiderano ricevere le Fatture; è facoltativo usare questo servizio, le aziende potranno altrimenti accedere al loro “cassetto fiscale” e trovare lì le fatture di loro competenza. Per ogni file elaborato, il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash), riportandolo all’interno delle ricevute.

Qualsiasi altra tipologia di fattura circoli in azienda non deve essere pagata, anzi è da considerarsi semplicemente non emessa.

Tutto quanto detto sinora riguarda l’emissione di una fattura elettronica secondo quanto prescritto dall’obbligo di Fatturazione elettronica tra privati B2B, d’altra parte invece, se si riceve una fattura elettronica attraverso SdI, questa dovrà essere registrata, processata per autorizzare il pagamento e, poi, conservata in formato digitale.

Che cosa fare in caso di errori?

Se si riceve una fattura che non è diretta alla propria realtà è possibile ignorarla, ma sarebbe gentile segnalarlo al fornitore che l’ha mandata. Se invece la fattura è errata nei contenuti, dato che ormai è stata regolarmente emessa, sarà necessario intervenire con Note di Debito/Credito. La pratica del rifiuto previsto per le Fatture elettroniche dirette alle PA non dovrebbe risultare ammissibile per le Fatture B2B.

I vantaggi della fatturazione elettronica tra privati e di un diverso approccio al ciclo attivo e passivo

Tra 7 e 12 euro a fattura è il risparmio medio calcolato dai consulenti di Partners4Innovation per un’azienda di medie dimensioni che produce/riceve 3mila fatture all’anno. Si tratta di risparmi dovuti a maggiore efficienza, a un minore impiego di manodopera, in generale, alla dematerializzazione dei processi di gestione dei documenti.

L’occasione dell’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria B2B, in realtà, può rappresentare una preziosa occasione per rendere più efficiente l’intero ciclo attivo e passivo, di cui le fatture, sia in entrata si in uscita, sono un elemento fondamentale.

Sul primo fronte, le fatture emesse sono infatti inevitabilmente legate ad altri documenti (quali quelli di trasporto, degli esiti di consegna eccetera); sul secondo, le fatture ricevute riguardano la fornitura di un prodotto o servizio e quindi possono implicare informazioni sullo stato di avanzamento dei servizi, dati specifici sulla coerenza su quanto ricevuto rispetto all’ordine effettuato eccetera. Insomma, la fattura è una tappa di un percorso più ampio che, se digitalizzato, può risultare più efficace e veloce e permettere di risparmiare tempo e denaro. Ma è importante tenere presente che mettere a punto un ciclo dell’ordine digitale non significa solo adottare un modo innovativo di scambiare i documenti, quanto piuttosto costruire un diverso ambiente di lavoro in cui sono mutate prassi e procedure.

D’altra parte, guardando ai benefici per la collettività, il legislatore europeo imponendo la Fatturazione elettronica tra privati mira a promuovere maggiore efficienza nei processi di verifica, grazie alla possibilità di attestare l’esistenza delle fatture e a contrastare l’evasione.

Fatturazione elettronica: 10 cose da sapere sulla normativa in vigore dal 2019

Il modello di fatturazione elettronica tra privati B2b adottato in Italia, ha spiegato Umberto Zanini (commercialista e coordinatore area Tecnico-Normativa Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b del Politecnico di Milano) è il medesimo di quello già in vigore dal 6 giugno 2014 nei confronti della pubblica amministrazione, che prevede l’impiego, come si è detto, di una piattaforma informatica denominata Sistema di Interscambio (SdI), gestita dall’Agenzia delle Entrate tramite l’ausilio di Sogei, e che i soggetti IVA dovranno utilizzare per trasmettere ai clienti le fatture elettroniche in formato XML. Qui di seguito, più nel dettaglio, le 10 cose da tenere presenti per essere sicuri di essere conformi alla normativa, riassunte da Zanini in occasione della presentazione dei dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b di quest’anno.

  1. Chi è coinvolto nell’obbligo di fatturazione elettronica? L’obbligo riguarda tutti i soggetti residenti, stabiliti nel territorio dello Stato, a esclusione solo di coloro che sono in regime di vantaggio e minimi. Rientrano, quindi, nell’obbligo sia le fatture emesse a soggetti IVA (B2b), sia quelle per i consumatori finali (B2c).
  2. Quale formato deve essere utilizzato? Il formato della fattura elettronica deve essere XML conforme all’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018, potrà contenere allegati (in forma binaria base 64) e la dimensione massima non deve superare i 5 MB.
  3. Come trasmettere le fatture elettroniche? I canali che possono essere impiegati per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tramite il SdI sono essenzialmente tre: web service, che può trasportare singoli file fino a un massimo di 5 MB; FTP, per poter trasportare più file fino a un massimo di 150 MB (quindi più fatture contemporaneamente); PEC, che può trasportare più file fino a un massimo di 30 MB (quindi più fatture in una unica PEC). È utile ricordare che mentre per i primi due canali è necessario accreditarsi e sottoscrivere un apposito accordo di servizio con Sogei, nel caso di impiego della PEC non è richiesto l’accreditamento.
  4. Eventuali intermediari. La fattura elettronica può essere emessa direttamente dal cedente/prestatore, da un terzo che emette per conto del fornitore (per esempio: provider, software house, commercialista, eccetera) o dallo stesso cliente per conto del fornitore. In ogni caso, nel processo di fatturazione elettronica tra privati, le responsabilità relative al contenuto della fattura sono sempre imputabili al cedente/prestatore.
  5. In che modo indirizzare correttamente le fatture? Nel processo di fatturazione elettronica tra privati, per inoltrare la fattura elettronica al cessionario/committente, oppure a un terzo destinatario (quali provider, software house, conservatore, commercialista e così via), l’emittente deve inserire nella fattura elettronica l’indirizzo telematico di destinazione e, quindi, compilare il campo <Codice Destinatario> oppure il campo <PECDestinatario>.
  6. Come registrarsi allo Sdi? Al fine di semplificare l’indirizzamento delle fatture elettroniche al cessionario/committente oppure a un terzo destinatario, è stata prevista la possibilità di registrarsi al SdI, comunicando l’indirizzo telematico scelto per ricevere le fatture elettroniche. In questo modo i soggetti emittenti non dovranno compilare il campo <Codice Destinatario> oppure <PEC-Destinatario>, dato che il SdI recapiterà le fatture elettroniche riferite alla partita IVA indicata in fattura tramite il canale e l’indirizzo telematico indicato in fase di registrazione.
  7. Consumatore finale, regimi forfettari e di vantaggio, produttori agricoli. In questi casi il soggetto emittente, cioè il cedente/prestatore oppure un terzo intermediario, inserisce il solo codice convenzionale “0000000” e il SdI rende disponibile la fattura elettronica al cessionario/committente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, rilevando però che, se quest’ultimo è un consumatore finale, gli si dovrà recapitare una copia informatica oppure analogica della fattura elettronica.
  8. In caso di fatture emesse a soggetti stranieri? Con riguardo alle operazioni transfrontaliere, è possibile evitare la comunicazione dei dati delle fatture emesse (per esempio: spesometro) se il soggetto IVA inoltra al SdI la fattura elettronica indicando nel campo <CodiceDestinatario> il codice convenzionale “XXXXXXX”.
  9. Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche. È possibile ricercare e consultare le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il SdI all’interno di un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello della ricezione del file da parte del SdI. In aggiunta, con riferimento sia alle fatture elettroniche emesse che ricevute, è stata prevista la possibilità di aderire a un accordo di servizio da sottoscrivere con l’Agenzia delle Entrate. Tale accordo consente di conservare gratuitamente le fatture elettroniche, così come stabilito dal decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e conforme al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013.
  10. Quali altri servizi gratuiti sono stati messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate? Al fine di supportare i soggetti IVA ad adeguarsi all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, sono stati previsti diversi servizi gratuiti. In particolare: software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica; procedura web per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica oltre che per la loro conservazione digitale, reperibile nell’area “Fatture e corrispettivi” del sito web dell’Agenzia delle Entrate; applicazioni (iOS e Android) per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica, oltre che per la loro conservazione digitale; servizio di generazione di un QRCode utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”.
Cristina Mazzani
Giornalista

Giornalista dal 1996, si è sempre occupata di tematiche tecnologiche, scrivendo per riviste dedicate al mondo B2B e al canale di distribuzione Ict. In alcuni periodi ha affiancato a questa attività collaborazioni per quotidiani e testate attivi in altri settori. Dal 2013 lavora con ZeroUno.

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