Fatturazione elettronica obbligatoria B2B, come funziona dal 2019 e le novità 2022

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Fatturazione elettronica obbligatoria B2B, come funziona dal 2019 e le novità 2022

A partire dal 1° gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati titolari di partita IVA residenti in Italia. Ecco come funziona tecnicamente il processo di emissione delle fatture secondo la normativa e quali opportunità possono nascere da una revisione dei processi di gestione degli ordini. Infine, le 10 principali cose da sapere per essere in regola con la normativa e tutti gli aggiornamenti inclusi quelli relativi a 2022 e 2024

22 Giu 2022

di Cristina Mazzani

Nella Finanziaria 2018 è stata prevista la fatturazione elettronica obbligatoria tra privati che è entrata in vigore dal primo gennaio 2019. Nonostante in molti sino all’ultimo si aspettassero un rinvio, che, come spiegato in questo articolo, era impossibile arrivasse. L’obbligo effettivamente è entrato in vigore e le aziende stanno sperimentando i benefici ottenibili dal cambiamento dei processi. Nel frattempo, nel decreto fiscale 2020, si è fatto nuovamente riferimento alla fatturazione elettronica. E poi se ne riparla quest’anno.

Cosa cambia dal 1 luglio 2022 e poi dal 2024

Dal 1 luglio 2022 entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per molte altre imprese e tipologie di lavoratori autonomi che sinora erano stati esonerati.

Sono state presentate richieste per prorogare l’entrata in vigore di tale obbligo a fine anno. In ogni caso, ciò significa che stiamo per compiere ulteriori passi avanti. Da un lato, per combattere frodi ed evasione fiscale. Dall’altro, per semplificare adempimenti fiscali, burocratici e, più in generale, per proseguire sulla strada della digitalizzazione del nostro Paese.

Cosa dice il decreto PNRR 2: i soggetti non più esonerati dall’obbligo di fare fattura elettronica

Nel decreto PNRR 2 è stato stabilito di abrogare l’esonero dalla fatturazione elettronica per coloro che rientrano nel regime di vantaggio, nel regime forfettario. E per quanti dall’esercizio di attività commerciali hanno ottenuto proventi per importi che vanno dai 25mila ai 65mila euro.

Dal 2024 l’obbligo vi sarà obbligo di fattura elettronica anche per tutti quanti non avranno ricavi superiori a 25mila euro.

Gennaio 2019, chi è stato obbligato a fare la fattura elettronica

L’obbligo fatturazione elettronica riguarda tutta la fatturazione BusinessToBusiness (cioè le fatture emesse tra imprese, ma anche professionisti, artigiani eccetera residenti in Italia) ossia qualsiasi documento a valenza fiscale prodotto per riscuotere il denaro dovuto per la cessione di beni o servizi. Da tale obbligo di compilazione fatturazione elettronica tra privati sono esonerate solo le realtà che hanno un fatturato davvero molto basso (le organizzazioni che si avvalgono del “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14).

In che situazioni si è reso obbligatorio emettere fattura elettronica

Si tratta quindi di un obbligo che riguarda praticamente tutte le fatture, incluse naturalmente quelle che già dovevano essere emesse in formato elettronico da luglio 2018 (per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera di imprese che partecipano ai contratti di appalto stipulati con un’amministrazione pubblica) e da settembre 2018, cioè quelle relative al tax free shopping.

Diversamente da quanto stabilito inizialmente, l’obbligo di emettere fattura elettronica per cessioni di benzina o gasolio per motori non è partito dal 1° luglio 2018 ma, secondo quanto pubblicato in Gazzetta ufficiale del 28/06/2018, è anch’esso slittato al 2019.

Sanzioni per non emessa fattura elettronica

In caso di inadempienza, le sanzioni previste secondo l’articolo 6 del Decreto Legislativo n. 417/97 sono comprese tra il novanta e il centottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato.

Come funziona la fatturazione elettronica B2B, ecco come si compila una fattura elettronica

Come fare una fattura elettronica concretamente? La normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria richiede la produzione di un file .XML (eXtensible Markup Language), caratterizzato da informazioni specifiche, secondo il formato FatturaPA oggi in vigore DM 55/2013 per emettere fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione. La fattura così realizzata può essere emessa e ricevuta solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI).

Le imprese possono usare un portale pubblico (reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate) in cui indicare attraverso quali canali desiderano ricevere le Fatture; è facoltativo usare questo servizio, le aziende possono altrimenti accedere al loro “cassetto fiscale” e trovare lì le fatture di loro competenza. Per ogni file elaborato, il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash), riportandolo all’interno delle ricevute.

Qualsiasi altra tipologia di fattura circoli in azienda non deve essere pagata, anzi è da considerarsi semplicemente non emessa.

Tutto quanto detto sinora riguarda l’emissione di una fattura elettronica secondo quanto prescritto dall’obbligo di Fatturazione elettronica tra privati B2B, d’altra parte invece, se si riceve una fattura elettronica attraverso SdI, questa dovrà essere registrata, processata per autorizzare il pagamento e, poi, conservata in formato digitale.

Che cosa fare in caso di errori?

Se si riceve una fattura che non è diretta alla propria realtà è possibile ignorarla, ma sarebbe gentile segnalarlo al fornitore che l’ha mandata. Se invece la fattura è errata nei contenuti, dato che ormai è stata regolarmente emessa, sarà necessario intervenire con Note di Debito/Credito.

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Cosa diceva il decreto fiscale 2020

Nella bozza del decreto fiscale 2020 pubblicato in Gazzetta Ufficiale vi era una norma che riguardava il trattamento dei dati e dei file Xml delle fatture elettroniche da parte dell’Amministrazione Finanziaria (ossia Agenzia delle Entrate e Guardia di Finanza).

Nello specifico, nella modifica voluta dal Governo si diceva che la memorizzazione dei file Xml delle fatture elettroniche può essere utilizzata dalla Guardia di finanza nelle proprie funzioni di polizia economica e finanziaria e dall’Agenzia delle entrate e dalla Guardia di Finanza per le attività analisi del rischio e controllo ai fini fiscali fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione (o successiva definizione di eventuali giudizi).

Inoltre, il Decreto Fiscale ha prorogato l’esonero dall’obbligo di fattura elettronica per gli operatori sanitari tramite il Sistema di Interscambio anche per l’anno d’imposta 2020.

Le novità di fine febbraio 2020 e per il 2021

Con provvedimento del 28 febbraio 2020, sul portale dell’Agenzia delle Entrate è stato reso noto che sono state modificate le specifiche tecniche della fatturazione elettronica.

Le novità riguardano il fatto che dal 4 maggio 2020 le tipologie di operazioni ai fini IVA saranno indicate in modo più dettagliato affinché sia reso più preciso e rapido il processo di contabilizzazione delle fatture.

Inoltre si posticipava al 4 maggio la scadenza per l’adozione al servizio di consultazione delle fatture; gli utenti finali che hanno aderito al servizio possono consultare le fatture nella propria areare riservata di Fisconline.

Con il provvedimento n. 99922/2020 del 28 febbraio 2020 dell’Agenzia delle Entrate sono state rese note le nuove specifiche tecniche del tracciato .Xml. L’utilizzo di tale tracciato è diventato obbligatorio dal primo gennaio 2021.

Tra le nuove specifiche tecniche la principale riguarda l’aggiunta di codici. Questa decisione si è presa per descrivere al meglio la fattura e richiede grande attenzione nella sua compilazione. I codici, infatti, relativi a “Tipo Documento” da 7 diventeranno 18.

Infine, si è fissato che non è più necessario per le fatture soggette a imposta di bollo indicarne l’importo che sarà calcolato dall’Agenzia delle Entrate direttamente.

I vantaggi della fatturazione elettronica tra privati e di un diverso approccio al ciclo attivo e passivo

Tra 7 e 12 euro a fattura è il risparmio medio calcolato dai consulenti di Partners4Innovation per un’azienda di medie dimensioni che produce/riceve 3mila fatture all’anno. Si tratta di risparmi dovuti a maggiore efficienza, a un minore impiego di manodopera, in generale, alla dematerializzazione dei processi di gestione dei documenti.

L’occasione dell’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria B2B, in realtà, può rappresentare una preziosa occasione per rendere più efficiente l’intero ciclo attivo e passivo, di cui le fatture, sia in entrata sia in uscita, sono un elemento fondamentale.

Sul primo fronte, le fatture emesse sono infatti inevitabilmente legate ad altri documenti (quali quelli di trasporto, degli esiti di consegna eccetera); sul secondo, le fatture ricevute riguardano la fornitura di un prodotto o servizio e quindi possono implicare informazioni sullo stato di avanzamento dei servizi, dati specifici sulla coerenza su quanto ricevuto rispetto all’ordine effettuato eccetera.

Insomma, la fattura è una tappa di un percorso più ampio che, se digitalizzato, può risultare più efficace e veloce e permettere di risparmiare tempo e denaro. Ma è importante tenere presente che mettere a punto un ciclo dell’ordine digitale non significa solo adottare un modo innovativo di scambiare i documenti, quanto piuttosto costruire un diverso ambiente di lavoro in cui sono mutate prassi e procedure.

D’altra parte, guardando ai benefici per la collettività, il legislatore europeo imponendo la Fatturazione elettronica tra privati mira a promuovere maggiore efficienza nei processi di verifica, grazie alla possibilità di attestare l’esistenza delle fatture e a contrastare l’evasione.

Come scegliere il miglior software per la fatturazione elettronica

Come scegliere il miglior software per la fatturazione elettronica che risponda alle proprie esigenze? Le variabili da considerare sono molteplici. In generale, tra i principali criteri da valutare per scegliere il miglior software per la fatturazione elettronica per la propria azienda vi sono i seguenti.

Analisi del contesto

Si deve partire dalla valutazione della propria realtà, si è un professionista con partita Iva o una grande impresa? E di conseguenza in che tipo di ambiente applicativo il software si deve integrare?

In tale contesto anche il numero di fatture rese possibili ovviamente ha un suo peso.

Il mercato offre soluzioni gratuite in primis il software dell’Agenzia delle Entrate che mette a disposizione le funzionalità di base per produrre una fattura elettronica.

Esistono, d’altra parte, piattaforme che rispondono a esigenze complesse perfette per realtà medio grandi. Essi rendono disponibili le API per l’integrazione con altri software. Non hanno limiti di numero di fatture emesse. Oppure richiedono aumenti di costo al superare di una determinata soglia di documenti prodotti.

Completezza e sicurezza

Il software deve potere fornire se necessario varie funzionalità e servizi tra cui, si pensi, per esempio alla firma elettronica.

Risulta poi particolarmente importante la flessibilità del prodotto, sia lato integrazione nell’ambiente preesistente sia finalizzata a far si è che si possa lavorare da qualsiasi dispositivo. Ugualmente, il cloud permetterà di accedere sempre e dovunque ai documenti.

Semplicità e costi

Non mancano, poi, le riflessioni in merito a semplicità e al rapporto qualità prezzo. Nessuna azienda può infatti permettersi di impegnare molto tempo nel formare il personale amministrativo all’uso di un’applicazione.

D’altra parte, queste brevi indicazioni possono aiutare a capire quale soluzione soddisfi le proprie esigenze. E questo tenendo presente il costo che rispetti i budget che ci si è prefissi.

Fatturazione elettronica: 10 cose da sapere sulla normativa in vigore dal 2019

Il modello di fatturazione elettronica tra privati B2B adottato in Italia, ha spiegato Umberto Zanini (commercialista e coordinatore area Tecnico-Normativa Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b del Politecnico di Milano) è il medesimo di quello già in vigore dal 6 giugno 2014 nei confronti della pubblica amministrazione, che prevede l’impiego, come si è detto, di una piattaforma informatica denominata Sistema di Interscambio (SdI), gestita dall’Agenzia delle Entrate tramite l’ausilio di Sogei, e che i soggetti IVA dovranno utilizzare per trasmettere ai clienti le fatture elettroniche in formato XML. Qui di seguito, più nel dettaglio, le 10 cose da tenere presenti per essere sicuri di essere conformi alla normativa, riassunte da Zanini in occasione della presentazione dei dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b 2018.

Chi è coinvolto nell’obbligo di fatturazione elettronica?

L’obbligo riguarda tutti i soggetti residenti, stabiliti nel territorio dello Stato. Si escludevano alcuni soggetti che con le novità 2022 e 2024 (come detto più sopra) verranno contemplati. Rientrano, in generale, nell’obbligo sia le fatture emesse a soggetti IVA (B2b), sia quelle per i consumatori finali (B2c).

Quale formato deve essere utilizzato?

Il formato della fattura elettronica deve essere XML conforme all’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018, potrà contenere allegati (in forma binaria base 64) e la dimensione massima non deve superare i 5 MB.

Come trasmettere le fatture elettroniche?

I canali che possono essere impiegati per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tramite il SdI sono essenzialmente tre. Web service, che può trasportare singoli file fino a un massimo di 5 MB; FTP, per poter trasportare più file fino a un massimo di 150 MB (quindi più fatture contemporaneamente); PEC, che può trasportare più file fino a un massimo di 30 MB (quindi più fatture in una unica PEC). È utile ricordare che mentre per i primi due canali è necessario accreditarsi. E sottoscrivere un apposito accordo di servizio con Sogei, nel caso di impiego della PEC non è richiesto l’accreditamento.

Eventuali intermediari

La fattura elettronica può essere emessa direttamente dal cedente/prestatore. Oppure da un terzo che emette per conto del fornitore (per esempio: provider, software house, commercialista, eccetera). O dallo stesso cliente per conto del fornitore. In ogni caso, nel processo di fatturazione elettronica tra privati, le responsabilità relative al contenuto della fattura sono sempre imputabili al cedente/prestatore.

In che modo indirizzare correttamente le fatture?

Nel processo di fatturazione elettronica tra privati, per inoltrare la fattura elettronica al cessionario/committente, oppure a un terzo destinatario (quali provider, software house, conservatore, commercialista e così via), l’emittente deve inserire nella fattura digitale l’indirizzo telematico di destinazione e, quindi, compilare il campo <Codice Destinatario> oppure il campo <PECDestinatario>.

Come registrarsi allo Sdi?

Al fine di semplificare l’indirizzamento delle fatture elettroniche al cessionario/committente oppure a un terzo destinatario, c’è la possibilità di registrarsi al SdI, comunicando l’indirizzo telematico scelto per ricevere le fatture elettroniche.

In questo modo i soggetti emittenti non dovranno compilare il campo <Codice Destinatario> oppure <PEC-Destinatario>, dato che il SdI recapiterà le fatture elettroniche riferite alla partita IVA indicata in fattura tramite il canale e l’indirizzo telematico indicato in fase di registrazione.

Consumatore finale e altri esenti

In questi casi il soggetto emittente, cioè il cedente/prestatore oppure un terzo intermediario, inserisce il solo codice convenzionale “0000000”. Il SdI rende disponibile la fattura elettronica al cessionario/committente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Rileva però che, se quest’ultimo è un consumatore finale, gli si dovrà recapitare una copia informatica oppure analogica della fattura digitale.

In caso di fatture emesse a soggetti stranieri?

Con riguardo alle operazioni transfrontaliere, è possibile evitare la comunicazione dei dati delle fatture emesse (per esempio: spesometro) se il soggetto IVA inoltra al SdI la fattura elettronica indicando nel campo <CodiceDestinatario> il codice convenzionale “XXXXXXX”.

Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche

È possibile ricercare e consultare le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il SdI all’interno di un’area riservata fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello della ricezione del file da parte del SdI. In aggiunta, sia per le fatture elettroniche emesse che ricevute, si è prevista la possibilità di aderire a un accordo di servizio con l’Agenzia delle Entrate.

Tale accordo consente di conservare gratuitamente le fatture elettroniche. Questo è stabilito dal decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e conforme al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013.

Quali altri servizi gratuiti sono stati messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate?

Al fine di supportare i soggetti IVA ad adeguarsi all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, sono stati previsti diversi servizi gratuiti. In particolare: software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica; procedura web per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica oltre che per la loro conservazione digitale, reperibile nell’area “Fatture e corrispettivi” del sito web dell’Agenzia delle Entrate; applicazioni (iOS e Android) per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica, oltre che per la loro conservazione digitale; servizio di generazione di un QRCode utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”.

Fatturazione elettronica e lockdown

Secondo i dati dell’Osservatorio Digital B2B 2020 la fatturazione elettronica ha avuto un freno durante il primo lockdown.

Le fatture digitali emesse sono diminuite del 15% durante tale periodo. Ma i numeri si sono ripresi in chiusura d’anno, quando si è registrato solo un -4% rispetto al 2019.

I comparti che hanno manifestato maggior sofferenza sono naturalmente stati: ospitalità e ristorazione (-40%), finanza e assicurazioni (-35%) e servizi di noleggio, supporto alle imprese e viaggi (-19%).

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Cristina Mazzani

Giornalista

Giornalista da diversi anni, si è sempre occupata di tematiche tecnologiche, scrivendo per riviste dedicate al mondo B2B e al canale di distribuzione Ict. In alcuni periodi ha affiancato a questa attività collaborazioni per quotidiani e testate attivi in altri settori. Dal 2013 lavora con ZeroUno e svolge collaborazioni sui progetti di comunicazione del Gruppo Digital360.

Fatturazione elettronica obbligatoria B2B, come funziona dal 2019 e le novità 2022

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  1. Claudio says: 18 Aprile 2019 alle 15:24

    Professionista autonomo con partita iva in regime dei minimi. Non è tenuto ad emettere fatture eletttroniche (se non verso PA) ma deve ricevere fatture da suoi fornitori (carburanti, ecc.). In tal senso ha generato e acquisito tramite sito Ag. Entrate il QR CODE – PARTITA IVA CONTENENTE I SEGUENTI DATI: Nazionalità, codice fiscale, denominazione, indirizzo, PEC, cod. destinatario 0000000, data generazione QrCode. lA STAMPA DEL qrcode IN pdf è STATO CONSEGNATO AI FORNITORI MA LE FATTURE NON SONO MAI ARRIVATE MA SONO ARCHIVIATE IN “MONITORAGGIO DELLE RICEVUTE DEI FILE TRASMESSI” NELLO STATO “Impossibilità di recapito”. La motivazione sembra “perché sono fatture B2C – Verso privato consumatore” Ma il nostro professionista è un privato consumatore? Oppure i dati contenuti nel QR code sono errati. Ad es. è corretto compaia sia la PEC che il cod. destinatario (0000000)??
    Grazie e cordiali saluti

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