Il progetto Inail: un nuovo modo di lavorare (risultato finalista ai Digital360 Awards 2020 per la categoria Smart Working e Collaboration) realizzato da Avanade con Accenture, è nato con i seguenti obiettivi: sostenere l’evoluzione prevista verso un modello organizzativo distribuito abilitando la collaborazione trasversale tra dipendenti e diverse strutture Inail; elevare il livello di servizio all’utenza assicurando la condivisione uniforme e tempestiva delle informazioni a tutta la platea Inail e permettendo la conservazione, la reperibilità e la trasmissione dei dati in maniera sicura; migliorare la qualità del lavoro, incrementando il senso di appartenenza all’Istituto e rendendo il lavoro accessibile in modo efficiente e in mobilità, anche a persone con disabilità.
Tutti i dettagli sulla soluzione tecnologica Avanade per Inail
La piattaforma Microsoft O365 è la soluzione tecnologica abilitante. Un intensivo e strutturato approccio di change management ha permesso di esaltare le caratteristiche native della piattaforma adattandola alle esigenze dell’Istituto e realizzando i benefici attesi: a livello individuale, per profili con operatività molto differenti (per esempio funzionari, medici,operatori, eccetera) e per l’organizzazione nel suo complesso grazie alla razionalizzazione di processi.
La versatilità della piattaforma ha consentito di realizzare tutta una serie di opportunità, per esempio, sfruttando PowerApps, aree di conoscenza comuni contenenti informazioni utili per il lavoro digitale in emergenza (normativa, documentazione, tutorial degli strumenti digitali utilizzati..), inoltre, tramite PowerBI, è stata resa disponibile una dashboard di monitoraggio dell’adozione e della produttività da remoto.
Il progetto è stato avviato ad Aprile 2019 ed è stato sviluppato nelle seguenti fasi: set-up (ossia definizione del perimetro tecnologico e della strategia progettuale, costruzione della sponsorship di progetto); sperimentazione (lancio, gestione e monitoraggio di scenari di business pilota per testare l’utilizzo dei nuovi strumenti a supporto delle attività lavorative dei dipendenti); lancio che è consistito in un piano di comunicazione volto a creare consapevolezza diffusa sul cambiamento in atto; iniziative di formazione e supporto per estendere l’adozione a tutta la popolazione Inail; e, infine, la fase di rinforzo (con la predisposizione di strumenti di monitoraggio continuativo dei risultati di adozione e l’attivazione di azioni correttive e di consolidamento e la creazione di scenari di business evoluti).
Nel corso di quest’ultima fase, l’impianto progettuale ha subito gli impatti dell’emergenza Covid-19, la quale ha ulteriormente evidenziato la rilevanza e la strategicità del progetto.
Sono stati rapidamente riconfezionati e implementati interventi ad hoc razionalizzabili nelle seguenti fasi aggiuntive: Gestione Business continuity, con la messa in campo di interventi IT e di Change management; consolidamento dell’infrastruttura a supporto dello smart working; ridefinizione dell’offerta formativa e potenziamento dei canali di supporto e assistenza agli utenti; sviluppo di strumenti di monitoraggio per il management; gestione del rientro con la predisposizione di interventi e strumenti atti a sostenere la fase post-emergenza nel rispetto dei vincoli e delle norme vigenti.
I risultati conseguiti
Il progetto, che ha avuto sponsorship dal vertice ed è stato caratterizzato da un approccio human centered che ha coinvolto le persone Inail chiamate a disegnare il proprio nuovo modo di lavorare, ha generato tutta una serie di benefici già tra la fase di lancio (Luglio 2019) e il periodo precedente l’emergenza, tra questi: l’abilitazione e gestione a regime di 8 scenari di business oggetto di sperimentazione e l’adozione effettiva degli strumenti della piattaforma a supporto dell’operatività quotidiana per il 50% della popolazione.
Ad Aprile 2020 la piattaforma ha avuto un ruolo chiave nel supportare l’emergenza Covid e, grazie anche all’interoperatività con altri sistemi adottati da Inail, ha abilitato un’efficiente strategia di smart working; è stato possibile, infatti, gestire in tempi rapidissimi il passaggio dal lavoro in presenza allo smart working per tutti i dipendenti (circa 9000); il 95% della popolazione ha confermato di essere riuscito a dare continuità alle proprie attività potendo essere operativi sulla piattaforma; inoltre, l’80% dei responsabili si è dichiarato soddisfatto delle performance dei propri team rilevando un’acquisita autonomia e responsabilizzazione del dipendente orientato a lavorare per obiettivi e… su Teams si è insediato il neo Consiglio di Amministrazione.
