Avanade per Amco: un nuovo digital workplace è il progetto risultato finalista ai Digital360 Awards 2020 per la categoria Smart Working e Collaboration che è stato realizzato per dotare Amco (società che opera nel settore della gestione e del recupero di crediti deteriorati) di una piattaforma di collaborazione per agevolare la condivisione di informazioni tra i dipendenti consentendo loro di comunicare efficacemente con tutti i dipartimenti aziendali.
Ecco come e perché è stata pensata la soluzione tecnologica
Avanade ha realizzato per Amco una soluzione moderna e integrata, abilitando una piattaforma di digital workplace in grado di supportare i dipendenti (che via via erano cresciuti dato lo sviluppo di più sedi sul territorio nazionale) nei processi di lavoro quotidiani adattandosi alle specifiche esigenze dell’azienda, esaltandone le caratteristiche native.
La società ha avviato una progettualità specifica per l’evoluzione degli strumenti di collaborazione, focalizzata sulla realizzazione di un nuovo portale intranet aziendale.
Le esigenze primarie erano quella di accelerare il processo di integrazione e di collaborazione tra strutture ed esperienze diverse e di accompagnare i processi di change management legati all’introduzione di nuovi strumenti e nuovi modi di lavorare. Inoltre, per Amco la diffusione dell’informazione è un prerequisito per interpretare la strategia aziendale, lavorare bene in team e creare sinergie, rinforzando il senso di appartenenza e l’identità aziendale.
Il progetto ha comportato l’implementazione del framework denominato ASIA (Avanade SharePoint Intranet Accelerator), asset per la realizzazione di soluzioni di Modern Workplace. Il Widget Framework ASIA si integra perfettamente in Office 365 introducendo modelli di interazione, widgets e funzionalità che consentono di estendere la Workplace Experience a tutti i dipendenti, ovunque lavorino, su qualsiasi dispositivo abilitando la possibilità di sviluppare moduli evolutivi della soluzione tecnologica in modo scalabile, flessibile e con un time-to-market in linea con le esigenze di business.
Lo svolgimento del progetto e i risultati raggiunti
Il progetto è stato sviluppato in 10 settimane partendo dalla fase di disegno dell’infrastruttura e concludendosi con una fase finale di fine tuning.
La particolare situazione legata al lockdown ha portato ad accelerare il go-live del progetto, in modo da fornire a tutti i dipendenti un ulteriore strumento di aggregazione a distanza durante lo smart working.
Avanade ha collaborato con i dipartimenti di comunicazione interna, risorse umane, organizzazione e ICT per la definizione degli obiettivi strategici della nuova piattaforma, dei contenuti e dei canali verticali tematici. Un team dedicato al Change Management ha accompagnato l’azienda nell’adozione e disegno della intranet erogando formazione ai dipendenti attraverso strumenti di Digital Coach.
L’architettura del nuovo portale aziendale si integra con Office 365 ed è basata su una home page di tipo Hub, che permette la navigazione personalizzata per ogni singolo utente e l’accesso a siti verticali, servizi integrati ai tools per lo svolgimento dell’attività ordinaria. Sono presenti svariati contenuti armonizzati per guidare l’interesse del lettore su temi di engagement, normativi, strategici e di servizio. La nuova intranet rappresenta un single point of reference per il dipendente al fine di migliorare la produttività risparmiando tempo nella ricerca dei tools, servizi, informazioni e definire le basi per un lavoro integrato garantendo un’esperienza ottimale.
La nuova piattaforma ha avuto un ruolo chiave nella comunicazione e collaborazione dei dipendenti durante l’attuale emergenza Covid e grazie all’interoperatività con gli altri sistemi di produttiva adottati da AMCO (i.e. MS Teams), ha abilitato una efficiente strategia di smart working. L’azienda è stata così in grado di passare in poche ore dal lavoro in presenza negli uffici allo smart working per tutti i dipendenti, garantendo una reale business continuity, interna e con i clienti. La soluzione è replicabile grazie alla sua integrazione con l’infrastruttura di sicurezza informatica e con Office365, che permette una crescita illimitata in termini di sezioni tematiche, siti verticali, integrazioni collaborative e soluzioni di comunicazione.
Infine, il nuovo digital workplace è risultato di immediata fruibilità e comprensione da parte di un’utenza molto diversificata e disomogenea, per età anagrafica, abitudini, prassi di lavoro e approccio alla collaborazione digitale: millenials, boomers e X-generation interagiscono con lo stesso livello di efficacia, a velocità omogenee. In pratica, considerata la disomogeneità della composizione dei dipendenti Amco in termini di età, cultura ed esperienza, la nuova intranet rappresenta un luogo di incontro virtuale e uno strumento abilitante all’integrazione, alla definizione dell’identità aziendale con enormi benefici in termini di comunicazione interna.
