La mobilità è una delle principali caratteristiche della società moderna e investe anche il rapporto con le informazioni e i documenti. Le innovazioni tecnologiche degli ultimi decenni hanno portato a un aumento esponenziale dei contenuti digitali e dei documenti su cui si basano lavoro, informazione, formazione e rapporti interpersonali. Sebbene la diffusione delle tecnologie Ict permetta di smaterializzare molte delle informazioni che vengono scambiate e archiviate, se consideriamo che una parte dei contenuti deve comunque essere stampata, il bisogno di tecnologie di stampa non è affatto diminuito: anzi, accade esattamente il contrario.
Grazie alla capacità di reperimento dei contenuti digitali offerta dagli attuali motori di ricerca sul web e alla moltiplicazione di siti, wiki, blog, social media, chiunque oggi è in condizioni di ricercare, accedere, scaricare e condividere una quantità di documenti impensabile fino a pochi anni fa attraverso i più svariati device: desktop, notebook, netbook, tablet, smartphone, console di gioco e televisori. Ma non solo: gli utenti sono ora in grado di condividere informazioni, commenti, foto, video, messaggi audio autoprodotti, da qualsiasi posizione, in qualunque momento e da qualunque device purché sia presente una connessione a Internet, via cavo o – sempre più spesso – wireless (Wi-Fi, 3G/4G). “Se la possibilità di accedere e condividere contenuti da qualunque posizione, in qualsiasi momento e indipendentemente dal tipo di device utilizzato è aumentata in modo sorprendente – commenta Chiara Radice, Category e Marketing Manager Laserjet & Enterprise Solutions presso l’Imaging & Printing Group di Hp Italia – lo stesso non è avvenuto per la stampa, almeno fino a oggi”. Un problema che inizia a farsi sentire. Se è vero che ormai molti contenuti web si adattano alle dimensioni dello schermo dei device utilizzati per accedervi, non è sempre è confortevole leggere un documento Pdf sul monitor Lcd da 3,2 pollici di uno smartphone. E ancora: l’invio di ordini, contratti, documenti indispensabili per il business via email fa ormai parte della nostra normale vita lavorativa; ma se la condivisione di questi documenti non rappresenta più un problema anche quando si è in viaggio, grazie ai vari smartphone, iPad ecc., stamparli è ancora molto complicato (e la mancata stampa immediata di un contratto al quale far apporre una firma può diventare un’occasione perduta).
Finora, per soddisfare esigenze di questo tipo può essere necessario inviare un’email o consegnare i file su una penna Usb a qualcuno che abbia la disponibilità di un Pc connesso a una stampante. Il più delle volte, invece, si finisce per rinunciare alla possibilità di stampare un documento, che invece potrebbe essere utile riprodurre subito. Problemi di questo tipo verranno sempre più eliminati con l’utilizzo, anche nel mondo delle stampanti e dei dispositivi multifunzione (Mfp, in grado di operare come stampanti, scanner e fax), del modello cloud, sia in versione privata sia nelle modalità pubblica o ibrida (privata-pubblica).
La gestione al tempo del cloud
Per abilitare un’architettura di “mobile printing” le stampanti devono essere connesse a Internet. L’integrazione di una stampante con il cloud aumenta se quest’ultima – oltre al classico indirizzo Ip con cui i dispositivi sono registrati e integrati in rete per poterli utilizzare come risorsa dalle soluzioni aziendali – dispone di funzionalità per sfruttare in modo autonomo e sicuro una connettività al web. Questo, in termini concreti, significa poter far funzionare la stampante come un vero e proprio Pc, con un software che le consente di ricevere email con allegati, un browser e un ambiente in grado di far girare applet o applicazioni web. Tutto questo senza dimenticare la sicurezza, in quanto il dispositivo è protetto dalle stesse soluzioni It (firewall, intrusion prevention, antivirus, antispam) che mettono in sicurezza gli utenti, i dati e le altre risorse se la stampante utilizza la rete aziendale. Più quelle previste ad hoc per un dispositivo di printing o Mfp: permessi di accesso e uso differenziati per diverse tipologie di utenti, pin e pull printing e così via.
Occorre quindi una piattaforma di gestione in grado di stabilire quali stampanti possono essere utilizzate per offrire dei servizi di “print on demand” da dispositivi remoti o occasionalmente connessi alla rete aziendale. “Questa tecnologia di management via cloud – spiega Radice – deve essere in grado di gestire la profilazione degli utenti o dei gruppi di utenti autorizzati a stampare su questi dispositivi, possibilmente con una granularità che permetta di definire, per esempio, quali tipi di documenti possono essere riprodotti, in che formato, se solo in bianco e nero o anche a colori, ecc. Esistono piattaforme che permettono agli amministratori di gestire problematiche di questo tipo, cosi come la manutenzione, l’approvvigionamento di consumabili, l’accensione e la messa in stand-by per ridurre i consumi energetici e così via. Per HP queste si chiamano HP ePrint Center e il software di gestione parco stampanti, HP WebJetAdmin”.
Grazie a nuove piattaforme di integrazione e management, i dipartimenti It possono ovviare al vecchio problema di dover utilizzare un driver e un’utility di gestione per ogni modello di stampante. Di conseguenza, qualsiasi applicazione aziendale implementata e gestita centralmente che preveda l’uso di stampanti e dispositivi Mfp presso l’utente finale può offrire sempre le stesse interfacce e le stesse funzionalità indipendentemente dal printer device utilizzato. Questo permette di rendere “mobili” tutte le soluzioni e l’esperienza utente, con conseguenti risparmi in termini di training (l’utente non deve più apprendere il funzionamento dell’utility di gestione e della specifica soluzione di gestione documentale installata su una singola stampante, poiché queste gli appaiono unificate dappertutto) e un aumento di produttività.
“Gli upgrade dei firmware di determinati modelli e di soluzioni applicative o di sicurezza a livello aziendale, inoltre – aggiunge Radice – possono essere effettuati da remoto anche sul cloud centralmente, senza dover intervenire su ogni singolo dispositivo. Il tempo che si libera per le risorse It può essere dedicato allo sviluppo e alla gestione di attività più core business”.
La stampante come “hub”
Dispositivi di stampa o multifunzione che implementano queste caratteristiche possono essere installati, oltre che nelle aziende in cui il personale si sposta di frequente da un dipartimento all’altro o da una filiale all’altra, anche nelle lounge degli aeroporti, per permettere ai viaggiatori di stampare da sé i biglietti elettronici o le carte d’imbarco scaricati sullo smartphone o sul netbook. Oppure negli alberghi, per offrire servizi aggiuntivi rispetto a quelli finora offerti dai business center. O negli uffici pubblici, per consentire agli utenti di stampare certificati senza fare la fila allo sportello. O ancora negli ospedali, per permettere ai medici o agli infermieri di stampare un referto o una cartella clinica memorizzati sul proprio tablet, nonostante non si trovino nel proprio reparto.
Se con l’avvento dei dispositivi multifunzione, negli anni ‘90, la stampante ha esteso le proprie funzionalità, diventando più produttiva e riducendo così il proprio costo di possesso, le stampanti predisposte per il mobile printing ampliano ulteriormente le capacità di servizio a un’utenza più vasta (benché con l’adozione di apposite policy), salvaguardando in misura ancora maggiore l’investimento in queste tecnologie.
