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Quando la gestione documentale integrata porta il digital workplace in azienda

I Document Management System oggi rappresentano strumenti essenziali per rispondere alle esigenze di compliance delle organizzazioni e per efficientare i loro flussi comunicativi. Come dimostra l’esperienza di Archiva Group, realtà che opera da quasi 50 anni nella dematerializzazione e conservazione a norma

Pubblicato il 29 Mar 2023

Immagine di greenbutterfly su Shutterstock

Quanto tempo spende una persona in azienda passando da un’applicazione all’altra? Uno studio condotto l’anno scorso su 3 organizzazioni presenti nella classifica Fortune 500 ha appurato che i dipendenti del campione vi dedicano all’incirca 4 ore a settimana. Se si considera poi che è soprattutto il reperimento delle informazioni a richiedere questo spostamento da un’app all’altra, acquista particolare valore l’utilizzo di quegli strumenti che possono contribuire a ridurre o eliminare tale spostamento. Uno di questi è il DMS (Document Management System), piattaforma di gestione documentale che in Italia può contare su player specializzati come, ad esempio, Archiva Group. “I nostri servizi girano attorno alla gestione digitale dei documenti e Requiro Cloud è il punto centrale nell’erogazione di questi servizi, perché aggrega applicazioni sviluppate da noi e applicazioni di terze parti” spiega Alberto Gazzani, Chief Innovation Officer della società il cui quartier generale si trova a Villafranca di Verona.

La dematerializzazione punta alle tecnologie SaaS

Il percorso di Archiva è paradigmatico dell’evoluzione tecnologica in ambiente aziendale. L’attuale focalizzazione dell’azienda sul DMS arriva dopo una lunga esperienza, quasi cinquantennale se si considera che negli anni Settanta il suo primo nucleo si occupava di dematerializzazione e catalogazione di archivi cartacei, il cui contenuto veniva riversato su microfilm da 16mm.

Il legame con il passato continua tuttora nell’affiancare quelle aziende che devono intraprendere un percorso di digital transformation e che, quindi, conferiscono ad Archiva Group l’incarico di convertire in formato digitale la propria documentazione cartacea. Una domanda che, con riferimento alle fatture, ormai non si pone più, da quando in Italia è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica. Obbligo esteso l’anno scorso anche ai contribuenti minimi e forfettari con determinati requisiti di reddito.

Anche la spinta data dal legislatore in questa direzione ha contribuito a definire la fisionomia del gruppo veronese, che oggi si può considerare alla stessa stregua di un cloud provider, poiché le sue tecnologie vengono erogate prevalentemente come offerta SaaS (Software-as-a-Service). All’interno di questo ecosistema, il DMS rappresenta il fiore all’occhiello in quanto permette conservazione a norma, archiviazione, condivisione e metadatazione dei documenti informatici. Attività collegate a processi affini, quali la raccolta di firme elettroniche remote con valenza probatoria o la gestione e la conservazione dei messaggi PEC.

Il Document Management System al centro del digital workplace

“Nella nostra visione, il Document Management System è il perno del digital workplace, una postazione di lavoro digitale con cui gestire i processi legati alla conoscenza aziendale formalizzata nei documenti e nelle comunicazioni in generale. Infatti, i nostri clienti, prevalentemente industrie italiane ed europee di medie e grandi dimensioni, utilizzano Requiro Cloud sia perché offre una garanzia legale di integrità e non modificabilità che può essere esibita nei confronti di un qualsiasi accertatore o auditor esterno, sia per efficientare i processi” dice ancora Gazzani.

Poter consultare quotidianamente i documenti di proprio interesse, senza dover andare in giro per gli uffici a cercarli o senza dover cambiare continuamente applicazione è il primo modo per ridurre le inefficienze ricordate all’inizio. Nel caso di Requiro Cloud questo è possibile anche in virtù dell’integrazione di tipo SSO (single sign-on) presente nella piattaforma e di cui parla Michele Lucchese, Product Business Development Manager di Archiva Group: “Quando si lavora in ambito digitale, il problema spesso è che si hanno molti sistemi separati e la gestione delle credenziali per ogni sistema è problematica, perché ognuno adotta una password policy diversa dal punto di vista del doppio fattore di autenticazione, della lunghezza, della storicità e così via. Requiro Cloud integra il sistema SSO in modo tale che le credenziali usate all’interno dell’azienda, ad esempio per accedere a Office 365, siano le stesse. Il che, oltre a essere più comodo per l’utente che non deve ricordare una serie di password, è soprattutto importante in termini di sicurezza informatica e di governance del processo di autenticazione. Pensiamo solo al caso in cui devo ricordarmi tutte le applicazioni esterne, per cui devo richiedere l’eliminazione di un utente che non ha più diritti di accesso”.

Il DMS come “single point of truth” a tutte le informazioni aziendali

C’è anche un altro livello di integrazione che Lucchese tiene a evidenziare ed è quella per cui le applicazioni all’interno del DMS, che rispondono a diverse funzionalità, dialogano tra di loro. Ciò significa che firma elettronica, PEC o conservazione documentale sono funzionalità collegate già nativamente. A queste si possono aggiungere applicazioni sviluppate da terze parti, come Kissflow, a cui si accede direttamente dalla dashboard della soluzione. La terza forma di integrazione è offerta dalle API (Application Programming interface che consentono di interfacciarsi con l’esterno.

Un esempio è il CFO Connector, connettore certificato SAP sviluppato dal centro di competenza di Archiva Group che si integra con SAP “Il nostro DMS in sostanza si candida a diventare il single point of truth, ovvero il punto di ingresso unico a tutte le informazioni aziendali. Che l’utente acceda in modalità web-based oppure via API, il vantaggio è quello di evitare duplicazione di dati o inutili ridondanze” sottolinea Lucchese.

Per riuscire in questo intento, molte delle organizzazioni che si rivolgono alla società veneta non sono in cerca di un prodotto plug & play, ma di un partner che fornisca, insieme al DMS, le giuste customizzazioni e le integrazioni con i propri sistemi legacy. I principali clienti di Archiva Group appartengono infatti a diversi settori merceologici, tra cui Healthcare, Food, Fashion, Manufacturing, Automotive e, in percentuale minore, Banking & Insurance e Pubblica Amministrazione.

“In prospettiva, nessun segmento di mercato può ritenersi escluso, stante una spinta generalizzata verso la digitalizzazione dei flussi comunicativi di cui difficilmente imprese e PA oggi possono fare a meno” conclude Alberto Gazzani.

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