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Performance Management: supportare la crescita e lo sviluppo

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Performance Management: supportare la crescita e lo sviluppo

18 Nov 2010

di Nicoletta Boldrini

Un gruppo in espansione a livello internazionale con scelte strategiche di acquisizione. Parliamo di Askoll che, dopo aver rilevato Emerson Appliance Motors Europe, ha dato inizio a un percorso di adeguamento ed efficientamento del sistema di controllo di gestione. L’evoluzione tecnologica ha seguito, e segue tutt’ora, un modello logico che, da un lato, ha facilitato la diffusione pervasiva della cultura di budget in azienda; dall’altro, ha permesso di ottimizzare i processi e supportare i cambiamenti organizzativi.

Società italiane che compiono importanti passi verso l’internazionalizzazione e si inseriscono nella concorrenza su scala globale ce ne sono diverse. L’eccellenza italiana c’è e in certi settori riesce anche a farsi sentire. Un esempio viene da Askoll, azienda tutta italiana ma oggi riconosciuta a livello mondiale che opera nella produzione di prodotti legati al campo dell’acquariologia e dell’elettrodomestico. Nata nel 1978 con sede a Vicenza, Askoll nel corso del tempo ha maturato una continua espansione del volume d’affari e dell’offerta di prodotti, fino a raggiungere dimensioni internazionali.
Per un gruppo che riunisce numerose società caratterizzate da diversi livelli di autonomia operativa, l’efficientamento dei sistemi, così come la standardizzazione e l’uniformità delle procedure, sono priorità assolute. A maggior ragione se si innescano logiche di espansione che vedono anche operazioni di acquisizione, come nel caso di Askoll che, nel 2008, ha firmato con l’americana Emerson l’accordo di acquisizione di Emerson Appliance Motors Europe, una realtà molto più grande e strutturata di quanto non fosse Askoll. Emerson Appliance Motors Europe è il risultato di una fusione, avvenuta nel 2005, di due realtà industriali di spicco del panorama italiano, Plaset (azienda produttiva di pompe di scarico per lavabiancheria e lavastoviglie) e Ceset (che opera nel mercato dei motori elettrici per applicazioni domestiche), acquisite negli anni ’90 dal gruppo americano Emerson Electric.
Nel 2007, Emerson Appliance Motors Europe aveva un fatturato di 330 milioni di Euro, 5 siti produttivi ed era presente in 4 Paesi (Italia, Slovacchia, Romania e Cina), con un totale di 2.800 dipendenti. Oggi Askoll è un gruppo internazionale di 11 unità operative in Italia (6 stabilimenti),  Brasile, Messico, Slovacchia Romania e Cina, con rappresentanze commerciali negli Stati Uniti e in Corea del Sud; sviluppa un fatturato di oltre 400 milioni di Euro e fornisce i propri prodotti in oltre 20 paesi.

L’internazionalizzazione vista dall’IT
Le differenti realtà societarie del gruppo, produttive e commerciali, hanno comportato la presenza di soluzioni Erp e procedure di reporting eterogenee. Il reparto It ha iniziato pertanto a condurre in modo efficace un processo di integrazione e normalizzazione dei sistemi Erp, con l’obiettivo di portare la piattaforma di riferimento (MS Dynamics NAV) inizialmente in tutte le società italiane e in seguito in quelle estere.
Maurizio Dal Cengio, Corporate Control Manager di Askoll (nella foto a sinistra), racconta a ZeroUno l’evoluzione tecnologica, tutt’ora in corso, resasi necessaria per supportare adeguatamente il business e le politiche di espansione. “Fino a prima dell’acquisizione c’era una persona totalmente dedicata alla creazione di report, analisi e presentazioni da sottoporre alla proprietà – osserva Dal Cengio -. Questo seguiva la logica voluta da sempre dalla proprietà di un’azienda snella e veloce. Per mantenere queste peculiarità anche quando l’azienda fa scelte di espansione ed acquisizione, si è reso necessario intervenire sull’automazione dei processi e sull’ottimizzazione del patrimonio informativo”.
Prima dell’acquisizione del 2008, comunque, esisteva già una struttura dedicata al controllo di gestione (Askoll ha scelto come fornitore tecnologico-consulenziale Excent da quasi un decennio; Excent è partner di Tagetik): “Il fabbisogno informativo della proprietà è sempre stato soddisfatto dall’area controllo di gestione attraverso un sistema di reporting direzionale, logiche e strumenti di pianificazione ritagliati ad hoc sulle esigenze specifiche della nostra azienda”, precisa Dal Cengio. “Già prima dell’acquisizione sentivamo il bisogno di meglio strutturare le procedure di reporting e di controllo della gestione finanziaria (che veniva fatta con Excel) e avevamo ipotizzato, insieme ad Excent, di implementare una soluzione più adatta”.
Affiancato da Excent, Askoll ha iniziato una comparazione fra le tecnologie Outlooksoft, Hyperion, Business Objects e Microsoft. MS PerformancePoint Server è risultata la soluzione che meglio si adattava ai requisiti di progetto espressi dal management, dal controller e dal dipartimento It di Askoll.
“Askoll necessitava di una maggiore uniformità della reportistica oltre che di nuove funzioni in grado di affiancare ai documenti consuntivi uno strumento di analisi preventiva per il supporto alle scelte strategiche”, precisa Gabriele Pantaleoni, President e Chief Operating Officer di Excent, partner Tagetik (nella foto a sinistra). “Era necessario anche trovare una soluzione che potesse integrarsi senza difficoltà all’infrastruttura applicativa esistente, e che potesse diventare strumento per abilitare procedure condivise e coinvolgere diverse funzioni aziendali nella raccolta dei dati”.
“L’area del controllo di gestione aveva iniziato già a operare in termini di normalizzazione delle logiche e della base informativa (operando per la normalizzazione dell’impianto contabile – piano dei conti e piano dei centri di costo unificati -, per l’uniformità delle procedure di budget e l’omogeneizzazione degli schemi di reporting) – continua Dal Cengio -. L’acquisizione di Emerson è arrivata contestualmente alla scelta di adottare PerformancePoint e, dato che ci siamo ritrovati con sistemi eterogenei e farraginosi, abbiamo dovuto procedere per gradi, dando priorità iniziale alla costruzione di un datawarehouse strutturato e uniforme”.
Askoll, in sostanza, oggi deve fare i conti con l’esigenza di implementare un sistema di datawarehousing che sia in grado di svolgere la funzione di ponte tra i sistemi alimentanti attuali (l’Erp di Microsoft, l’AS400, ecc.) e futuri e il sistema di reporting direzionale (passato dalla gestione tramite fogli Excel a un sistema più integrato dove la lettura delle informazioni si è spostata sempre di più verso la versione “consolidata” del dato, gestito con soluzioni di reporting e Performance Management).
“La nuova morfologia allargata del gruppo ha fatto emergere l’esigenza di strutturare gli aspetti organizzativi legati alla gestione dei dati e alla produzione delle informazioni. Era perciò necessario spostare l’attenzione dal dato al processo, divenuto più complesso e con il coinvolgimento di più persone e strumenti, per monitorare adeguatamente il workflow di popolamento del sistema di reporting”, osserva Dal Cengio.
Attualmente, il sistema di reporting direzionale è composto da documenti (consuntivo, consuntivo anno precedente e forecast), che vengono analizzati e prodotti in base agli scenari di budget, distinti per singola società e riepilogati poi in un unico documento a livello corporate.

Le motivazioni, il metodo…
Partiti da una situazione iniziale che, come descritto, vedeva l’utilizzo di fogli di calcolo avanzati sviluppati su Excel, il controllo di gestione si è rivelato inadeguato rispetto alle nuove dimensioni ed esigenze del gruppo alle prese con un processo di internazionalizzazione. “Ci siamo quindi orientati verso il sistema di reporting Performance Management – ricorda Dal Cengio – per sopperire, in primis, al rischio di errori nell’immissione dei dati e alla disomogeneità fra le varie versioni Excel installate nelle diverse sedi societarie, oltre che impostare un sistema di reporting uniforme (sia a livello di singola società che a livello consolidato di gruppo), capace, tra l’altro di migliorare e automatizzare il processo di raccolta ed analisi dei dati gestionali”.
Le motivazioni più “business oriented”, invece, sono da ricondurre all’opportunità di avere uno strumento che permettesse all’utente (anche a livello direzionale) di raggiungere una maggiore autonomia nella generazione dei report e nell’utilizzo delle informazioni; aumentare il coinvolgimento dei responsabili di funzione nel processo di raccolta dei dati e di generazione del reporting; estendere le logiche di reporting ad altre funzioni aziendali diverse dal controllo di gestione (risorse umane, marketing, acquisti, ecc.).
“I due ambienti per il controllo di gestione di Askoll e di Emerson – precisa Pantaleoni – erano profondamente diversi quindi, contestualmente alla scelta di meglio strutturare i sistemi in Askoll è sorta l’esigenza di uniformare e omogeneizzare gli ambienti per tutte le società del gruppo. L’aver agito, prima di tutto, su una logica strutturata che definisse in dettaglio tempi, metodi e coinvolgimenti del progetto tecnologico, ha permesso di impostare e definire un modello logico attuabile e replicabile poi anche a tutte le altre società acquisite. Su una struttura organizzativa che è divenuta nel corso degli anni più complessa, tale approccio si è rivelato vincente ed efficace”.

…e le fasi del cambiamento
“In una prima fase, abbiamo definito le regole di trasformazione dei dati utili all’implementazione delle logiche di datawarehouse sulla nuova soluzione sviluppata con Office PerformancePoint Server”, racconta Pantaleoni. In particolare, Excent ha sfruttato i componenti Planning Administration Console, Planning Business Modeler, Add-In for Excel e PerformancePoint Server Analytics.
“Dopo la mappatura e la replica del precedente sistema di reporting si sono definiti i nuovi modelli di analisi con i meccanismi per il caricamento dei dati provenienti dall’Erp e dei dati economici di budget dai fogli Excel. Le formule per il calcolo dei flussi finanziari e patrimoniali sono poi state tradotte in Business Rules necessarie per la gestione delle performance finanziarie”, aggiunge Pantaleoni.
Una nuova fase evolutiva insorge nel 2008 quando Microsoft annuncia ufficialmente un cambio di strategia nell’ambito della business intelligence e del performance management con lo spostamento degli strumenti di analytics e di dashboarding di PerformancePoint Server 2007 all’interno dei PerfomancePoint Services di MS SharePoint 2010, mentre il modulo di Planning viene messo in manutenzione fino al 2018.
Insorta quindi l’esigenza per Askoll di avere a disposizione un prodotto tecnologico che garantisse continuità a livello di sviluppo e presenza di skill nel mercato, la società si è nuovamente seduta al tavolo con Excent (e Microsoft) per capire come proseguire nel modo più efficiente (e con opportunità di medio-lungo termine) il suo cammino di ottimizzazione del performance management. La risposta è stata migrare a Tagetik 3.0 Enabled By Microsoft SharePoint; migrazione gestita in modo da garantire il più possibile il Tco e gli investimenti in analisi ed implementazione effettuati fino a quel momento.
“Avvenuta nel 2009, la migrazione è stata indolore e trasparente – sottolinea Dal Cengio -. Siamo riusciti a utilizzare le logiche e le strutture di caricamento dei dati già realizzate su MS Sql Server e per quanto riguarda le regole di trasformazione dei dati, sono state utilizzate le Business Rules “built in” all’interno dei processi Finance della soluzione Tagetik”. La soluzione Tagetik, dice Dal Cengio tra le righe, è anche molto più semplice da usare (“è una piattaforma web based che facilita anche le operazioni di controllo sui dati e sui processi di creazione delle informazioni”).
Oggi, l’accesso al reporting avviene attraverso un’unica interfaccia amministrata centralmente, dove ogni risorsa – in funzione delle proprie autorizzazioni – può consultare il dato secondo livelli differenziati di analisi dimensionale e di approfondimento. Il switch-off definitivo con passaggio a pieno regime sulla piattaforma Tagetik e il consolidamento del performance management è previsto per il 2011.

Nicoletta Boldrini

Giornalista

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