Ottimizzare i costi (che nella sua versione meno nobile si traduce con “riduzione”) al fine di non disperdere risorse preziose e capire quali di questi generano business (diventando, quindi, investimenti): sono queste due delle principali sfide che le aziende si trovano oggi ad affrontare. E ancora: quali di questi investimenti riguardano l’operatività e la manutenzione dell’esistente e quali sono invece destinati a nuovi progetti che portano innovazione? La risposta a questa domanda è finalizzata a comprendere come ridurre quella percentuale, che secondo Forrester si colloca tra il 60% (nelle situazioni più virtuose) e l’80% (in un rapporto più classico), di cosiddetti costi moose (maintenance, ongoing operations, systems, equipment).
Perché soprattutto oggi si parla di Itfm?
“L’introduzione di sistemi di It Financial Management – dice Annamaria DiRuscio, direttore generale e partner di NetConsulting – permette di pianificare ed effettuare un controllo economico-finanziario sia a livello strategico che operativo per un’efficiente ed efficace gestione della spesa It. Attraverso una maggiore trasparenza, un migliore controllo dei costi e un’accurata analisi finanziaria degli stessi è possibile raggiungere una massimizzazione del valore delle risorse It, migliorare la governance dell’It ed effettuare migliori forecast e previsioni di spesa. L’adozione di sistemi di Itfm – prosegue Di Ruscio – richiede però un approccio integrato e multi-disciplinare che impegna l’azienda su numerose attività: Contract Management, It Asset Management, It Staffing & Resource Management, Project & Portfolio Management e Business Service Management”. Tutte attività alle quali corrispondono altrettante soluzioni tecnologiche la cui implementazione rappresenta una condizione indispensabile, soprattutto nelle medie e grandi aziende, per abilitare un efficace governo finanziario dell’It.
Come vedremo più avanti, queste soluzioni hanno raggiunto oggi un diverso livello di diffusione (figura 1); ma perché è soprattutto negli ultimi due anni che più insistentemente si parla di soluzioni Itfm? Secondo Forrester ci sono due presupposti chiave per cui le aziende si mostrano oggi sempre più interessate a investire su queste soluzioni, sebbene l’esigenza di un governo finanziario dell’It fosse emersa da tempo: in primo luogo la fenomenale crescita raggiunta da Itil come standard di riferimento nella gestione dei servizi It che ha consentito di accrescere considerevolmente il livello di maturità dei processi interni ai sistemi informativi, oggi nei dipartimenti It vige infatti una maggiore chiarezza sui processi, con ruoli e procedure definiti, contrariamente alla situazione caotica di qualche anno fa; in secondo luogo, la maggiore disponibilità di dati attendibili relativamente ai costi effettivi dell’It; come sottolinea Forrester, nessun sistema contabile può essere buono se i dati su cui si basa non sono attendibili, invece oggi quasi tutte le aziende redigono, per esempio, report con l’indicazione del tempo speso per la realizzazione o erogazione di un determinato servizio It.
L’applicazione dei principi di Activity Based Costing (la metodologia che fornisce dati sull’effettiva incidenza dei costi associati a ciascun prodotto o servizio) alle operazioni e ai servizi It, fondamentale per il governo finanziario dell’It, sarebbe difficilmente attuabile senza i due presupposti evidenziati da Forrester. D’altra parte i dati ottenuti attraverso la metodologia Abc applicata all’It devono integrarsi con altri sistemi aziendali come quelli di gestione delle risorse umane o con i sistemi amministrativi-finanziari dell’azienda. A questo punto la faccenda si complica perché si entra nel mondo della condivisione: affinché venga implementata una contabilità efficace di costi It, producendo i risultati finanziari richiesti e, soprattutto, possa essere effettuato il charge back di questi costi sugli utenti del servizio (le linee di business) è necessario si definiscano processi e modelli condivisi da tutte le componenti aziendali.
La soluzione di It Financial Management non è più quindi solo software, ma un insieme di software, modelli di processi, consulenza e skill.
Buona propensione all’adozione di sistemi di Itfm
Negli articoli delle pagine successive vengono affrontate le principali criticità nell’elaborazione di un sistema Itfm e si analizzano alcune best practice che possono rappresentare un momento di confronto importante con la propria realtà. Ma per capire qual è oggi la sensibilità e la predisposizione verso un’analisi finanziaria dell’It da parte delle aziende italiane, ZeroUno ha realizzato, in collaborazione con NetConsulting e la partnership di Hp, l’inchiesta “IT Financial Management – Scoprire, governare, riattribuire i costi dell’IT”.
Il panel d’indagine è formato da 102 aziende appartenenti a tutti settori economici, con una lieve prevalenza di aziende industriali e Ict; risulta equilibrato in termini dimensionali con 38,2% di piccole aziende (meno di 200 addetti), 30,3 di medie (tra 200 e 999 addetti) e 31,3% di grandi (oltre 1.000). L’indagine, realizzata attraverso una suvery online, si è tenuta nel periodo marzo-aprile 2010.
La prima fotografia che abbiamo scattato è stata quella che ci ha consentito di capire qual è la collocazione delle informazioni inerenti i budget It all’interno dei sistemi aziendali. La situazione è risultata molto differente in relazione alla classe dimensionale: nelle piccole aziende, la maggioranza (48,7%) disperde queste informazioni su diversi database non integrati fra loro e il 15,4% dispone di un sistema di gestione del budget It integrato con l’Erp; nelle grandi aziende la situazione è speculare, con un valore relativamente basso (21,9%) che disperde le informazioni su più data base e, seppure la maggioranza (46,9%) abbia un sistema di gestione del budget It non integrato con l’Erp, ben il 37,5% dispone di una soluzione completamente integrata nel sistema gestionale aziendale; la più avanzata sembra essere la condizione delle medie imprese dove addirittura il 68% delle aziende dispone di un sistema di gestione dei costi It integrato con l’Erp.
Come abbiamo visto, l’adozione di sistemi di Itfm completi e integrati con i sistemi gestionali aziendali implica che siano svolte alcune attività in ambito It: Contract Management, It Asset Management, It Staffing & Resource Management, Project & Portfolio Management e Business Service Management. Nella nostra indagine abbiamo quindi cercato di capire quali di queste attività sono a oggi adottate dalle aziende (figura 1): a livello globale, l’It Asset Management e il Project Portfolio Management risultano le attività più diffuse presso le aziende del panel, con percentuali molto elevate nelle grandi e nelle medie, mentre le piccole si concentrano soprattutto sul Contract & Vendor Management.
Figura 1 – Attività attualmente svolte all’interno dell’azienda
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L’area del Business Service Management è l’attività con un maggior grado di complessità, infatti nel campione è ancora poco diffusa, in entrambe le sue declinazioni: misurazione della qualità del servizio erogato al business e capacità di prioritizzare gli eventi che determinano le performance di business.
La nostra indagine conferma una propensione positiva verso l’Itfm, dal momento che oltre il 60% del panel giudica utile o addirittura molto utile questi sistemi, naturalmente con una maggiore predisposizione delle grandi imprese rispetto alle piccole. Il dato interessante è che nessuna lo giudica inutile, riconoscendo così i notevoli benefici che ciò potrebbe rappresentare per la gestione del budget It.
Per quanto concerne gli obiettivi principali che spingono verso l’adozione di un sistema di gestione finanziaria dell’It, sono numerosi e tutti ugualmente rilevanti, con differenze in relazione alla dimensione aziendale: nelle piccole, l’obiettivo principale è legato al miglioramento delle capacità previsionali del budget It, seguito dall’ottimizzazione dell’allocazione delle risorse It; nelle medie, ci si concentra sul miglioramento delle decisioni di investimento e sulla volontà di migliorare le capacità previsionali del budget It; per le grandi, la priorità è riallocare i costi It presso le Lob utenti dei servizi, principalmente perché è nelle grandi aziende che si vede il business guidare l’It.
Dalla teoria alla pratica…
Quando però si passa dalla teoria alla pratica, la nostra indagine rileva che, a fronte delle dichiarazioni molto positive sull’utilità di un sistema di Itfm, il livello di adozione attuale appare ancora arretrato.
Figura 2 – Livello di implementazione sistemi di Itfm per dimensione aziendale
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Sulla base dei dati rilevati (figura 2) abbiamo suddiviso il campione in tre cluster: first mover, se hanno già implementato il sistema o lo faranno entro il 2011; follower, se stanno valutando l’adozione; conservatori, se non lo prevedono. La dimensione aziendale sembra essere una leva importante verso l’adozione di sistemi di Itfm: le grandi sono sicuramente le più avanzate e possiamo dire che oltre il 37% del campione è un first mover; le medie sono first mover solo nel 16,1% dei casi, ma oltre il 35% del campione è in fase di valutazione; le piccole sembrano essere le più distanti da una possibile adozione, infatti oltre il 70% delle aziende non prevede l’adozione di un sistema di gestione finanziaria dell’It.
Indagando sui parametri sulla base dei quali viene realizzato e monitorato il sistema di gestione finanziaria dell’It relativamente ai first mover, si rileva che essi riguardano soprattutto il monitoraggio dei progetti gestiti (nel 38% dei casi), dei processi gestiti (28,5%) e delle risorse utilizzate (19,1%) con alcune differenze in base alle dimensioni aziendali: nelle grandi aziende i parametri monitorati sono sia i progetti gestiti (nel 41% dei casi), che i processi gestiti (41%); nelle medie soprattutto i progetti gestiti (nel 40% dei casi), meno i processi gestiti e le risorse utilizzate (20%); nelle piccole invece la situazione è ribaltata e il monitoraggio avviene in base alle risorse utilizzate (50%).
Sempre con uno sguardo rivolto solo ai first mover, siamo poi passati ad analizzare come avviene la gestione finanziaria dell’It ossia quali sono i modelli adottati. Come è possibile vedere in figura 3, la situazione è variegata, anche se l’It budget review sembra essere la modalità di gestione più diffusa, essendo anche la più semplice.
Figura 3 – Come avviene la gestione finanziaria dell’It
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Per quanto riguarda la possibilità di un riallineamento operativo dei sistemi informativi sulla base dell’analisi dei costi finanziari dell’It, la situazione è molto più avanzata per i first mover (81%) piuttosto che per i follower (50%); sembra strano che i secondi non prendano in considerazione questo aspetto, ma va specificato che essendo ancora in fase di valutazione, questo elemento potrebbe non essere stato considerato e valutato adeguatamente.
La figura 4 evidenzia le funzionalità principali del sistema di Itfm già implementato o implementato a breve; è importante sottolineare che il calcolo del rientro dei progetti in base a parametri come Roi, Net present value, Pay Back Period rappresenta un forte punto di attenzione, dal momento che è una delle funzionalità su cui vogliono concentrarsi soprattutto i follower. Infatti, se oggi la media di aziende che utilizzano questa funzionalità è pari al 4,8%, tra i follower sale al 45,8%.
Figura 4 – Funzionalità del sistema ITFM utilizzato
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Charge back verso le Lob
Uno degli aspetti più interessanti dell’implementazione di un sistema di Itfm è la possibilità di addebitare i costi dei servizi It a chi effettivamente ne usufruisce. Il primo passo verso questa direzione è rappresentato dall’esistenza di sistemi di show back che consentono di offrire una pura visibilità dei costi It attribuibili alle Lob, senza arrivare alla riattribuzione dei costi vera e propria. Tra i first mover sembra che le medie imprese siano quelle più avanzate (60%), contro un 58,3% delle grandi e un 50% delle piccole. Tra i follower c’è ancora molta incertezza: non hanno ancora chiaro se adottare un possibile sistema di show back, anche se le medie si confermano le più interessate alla probabile adozione (54,6%).
Il passo successivo consiste nell’adozione di sistemi di charge back, quindi di addebito vero e proprio dei costi It alle Lob, e qui abbiamo tendenze differenti tra first mover e follower (figura 5).
Figura 5 – Presenza di una modalità di charge back dei costi alle Lob a fronte dei servizi utilizzati
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Nel primo caso, la situazione più avanzata si ritrova ancora nelle imprese di medie dimensioni, qui infatti il sistema di charge back viene fatto sia sui progetti specifici che sui servizi erogati; solo la metà delle aziende di grandi dimensioni adotta dei sistemi di charge back di questo tipo, mentre il 25% effettua il charge back solo per progetti specifici e l’8,3% solo per servizi erogati; le piccole imprese sono dotate nella metà dei casi di sistemi di charge back sia per progetti che per servizi. Guardando invece ai follower, le previsioni delle aziende, soprattutto le medie e le piccole, pensano a sistemi di charge back meno evoluti di quelli attuali, con un netto calo di quelli con vista sia per progetti che per servizi; al contrario, nelle aziende di grandi dimensioni c’è maggiore consapevolezza dell’importanza di questo aspetto, dal momento che resta stabile il numero di aziende con sistemi con vista sia per progetti che per servizi e cresce il numero di quelli per progetti specifici.
La figura 6 evidenzia infine la modalità di riattribuzione dei costi It utilizzata. Concentrandoci su chi effettivamente ha già implementato un sistema di charge back, vediamo che la riattribuzione avviene soprattutto per dipartimento in ciascuna classe dimensionale piuttosto che per user o per processi; la modalità di riattribuzione per processi è usata solo in rari casi (nel 10% delle aziende di grandi dimensioni).
Figura 6 – Charge back: come avviene la riattribuzione dei costi alle Lob
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Il charge back per dipartimento sembra essere la direzione che seguiranno anche le medie aziende follower (nell’80% dei casi), contro il restante 20% rivolto invece verso il charge back per processi; nelle grandi diminuisce la quota di sistemi che fanno charge back per dipartimento e si annulla quella per user, mentre sale al 20% il charge back per processi; nelle piccole, mentre i first mover utilizzano esclusivamente charge back per dipartimento, un quarto dei follower utilizzerà modelli di charge back per user e un quarto per i processi.
