A chi cerca un lavoro forse può essere utile sapere che oggi il talento non è più scritto tutto sul proprio Curriculum Vitae, ma è disseminato in tante altre informazioni inerenti i propri soft skill e hard skill. Informazioni che un recruiter può ottenere e che vengono analizzate da software chiamati Applicant Tracking Systems (ATS). Questi software hanno una diffusione davvero molto vasta: li usa circa il 99% delle aziende di Fortune 500. Ma cosa permettono di ottenere realmente? E, soprattutto, come funzionano? Per scoprirlo abbiamo chiesto aiuto a un esperto, Enrico Ariotti, Ceo e Co-fondatore di nCore HR.
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Solo informazioni, nessun consiglio
Ariotti esordisce con una precisazione: “Esistono alcuni tipi di ATS, come Workday, SAP success factor oppure Oracle Cloud, che seguono il candidato in tutta la sua carriera aziendale, dal processo di selezione alla sua fuoriuscita. Altri, come nCore, si occupano solo della selezione del candidato. Il loro compito è unicamente di attrarre i candidati e di gestire il processo di selezione, che deve essere inequivocabile e dove le regole vengono identificate prima degli ingaggi per l’assunzione”.
Lo scopo di un ATS come nCore è quindi di identificare quali tra i candidati a un posto di lavoro hanno il profilo che più si avvicini alle richieste dell’azienda. “nCore non può però consigliare di assumere una persona, la normativa non lo permette – precisa Ariotti –. Il suo ruolo è unicamente di affiancare il recruiter aiutandolo nella sua attività tramite la proposta di informazioni aggiuntive. Spetterà sempre e comunque al recruiter decidere, o meno, per l’assunzione”.
Solo in nome e per conto di un’azienda
Va da sé che nel percorso di selezione dei candidati a un posto di lavoro si acquisiscono numerosi dati e quelli delle persone che diventeranno dipendenti devono essere poi trasferiti nei processi di payroll o, più in generale, di human resource management. Ariotti ritiene che il concetto di dialogo tra piattaforme software sia uno dei punti basilari. A tal fine, è importante esporre le API in modo da potersi connettere esternamente agli altri software che seguono tutto l’evolvere della carriera del candidato che diventa dipendente.
“Oggi il dialogo tra software è fondamentale – sostiene Ariotti – come anche la possibilità di operare un’integrazione con i propri Active Directory. L’ideale è avere un unico punto di accesso per tutti i sistemi aziendali, un single sign on”.
Avere esposte le proprie API offre però un ulteriore vantaggio: poter essere “integrati” all’interno dei siti aziendali e fungere quindi da strumento ufficiale per la ricerca del personale. “Si opera in nome e per conto dell’azienda – precisa Ariotti – e i nominativi che si acquisiscono sono dell’azienda, anche se vengono ospitati sul database dell’ATS. Non potranno quindi essere un nessun modo suggeriti in ricerche di lavoro altre aziende, anche se per caso hanno un profilo che soddisfa perfettamente i requisiti. Dovranno essere le persone stesse a proporsi compilando un nuovo questionario”
Un aspetto fondamentale: la compliance con le normative
La gestione e la tracciatura di una grande mole di dati personali porta automaticamente a dover affrontare questioni inerenti al rispetto della privacy e il GDPR. Questi impongono che gli ATS siano conformi con le leggi che regolano la gestione dei dati sensibili.
“Il software deve trovare un giusto compromesso tra la data governance e la compliance normativa per tutelare l’azienda. Questo è un fattore che i software ATS devono assolutamente considerare e perciò devono loro stessi guidare chi li usa a non uscire dal perimetro imposto dal GDPR. Questo è un tema molto importante quando, come accade per nCore, ci si trovi a gestire circa 25.000 candidati al giorno ma si ha in archivio i dati di oltre 10 milioni di persone.
Ovviamente, c’è una grande attenzione verso tale archivio, che deve rispettare regole ferree e precisi requisiti in termini di cybersecurity. Deve perciò essere difeso adeguatamente contro eventuali attacchi e la linea di difesa deve offrire sempre il più alto livello di protezione. Questo viene verificato con una certa frequenza tramite test di sicurezza”.
Dati disponibili per una nuova ricerca di lavoro
Se il candidato supera la selezione, i dati sono acquisiti dall’azienda e da quel momento sono gestiti dalle applicazioni in uso dalle risorse umane. Se invece non viene superata la selezione, i dati del candidato che non è stato selezionato restano tra quelli disponibili per l’azienda a cui si è proposto in modo che se, ci dovesse essere una successiva ricerca per cui lui potrebbe essere adatto, il suo nominativo verrebbe segnalato ai recruiter come aderente al profilo ricercato. E ciò anche se la persona non si è candidata per il nuovo posto di lavoro.
“Questo può risultare utile nel momento in cui, per una determinata ricerca ci sono pochi candidati, ma in precedenza si sono proposte persone con profili che invece potrebbero essere in linea con quelli cercati. Allo stesso modo, è fondamentale l’aiuto che può dare nCore nel momento in cui i candidati sono molti. Può infatti aiutare i recruiter a effettuare una veloce e sostanziale scrematura di chi è meno in linea con le richieste dell’azienda”.
Non sei stato selezionato? Ecco perché e come puoi rimediare
Nel caso un candidato non sia stato scelto, nCore lo può informare non solo del fatto che non è stato selezionato ma anche perché ciò non è avvenuto. Suggerendogli eventualmente di approfondire le proprie competenze in determinati ambiti per poter acquisire un profilo più facilmente selezionabile in un’eventuale ricerca di personale futura.
“È un concetto di employer branding a tutto tondo – sottolinea Ariotti –. Si fa una forte comunicazione sul candidato, lo si valorizza molto. La parte di comunicazione per i clienti che segue un software come nCore è molto importante, perché l’attenzione nei candidati poi si ripercuote sull’immagine del marchio. Comunicare i valori aziendali, dare una risposta allineata con i propri requisiti nei confronti della posizione è un’azione molto efficace, perché aumenta il valore percepito di quello specifico brand”.
Dalla comunicazione generica quella one to one
In pratica, quando un candidato non viene assunto, si passa da una comunicazione generica, che è quello che si è fatto fino a oggi quando si comunica “le faremo sapere”, ma poi non c’è un seguito, a una comunicazione one to one sulla persona. “Il lavoro di nCore è fortemente centrato sul singolo individuo che si è candidato, a prescindere, che sia adatto o meno per quel lavoro conclude Ariotti –. Questo è un valore molto importante, perché si ripercuote su tutta la parte di candidatura e permette di incrementare i tassi di conversione anche quando si cercano profili molto complessi”.
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