Valorizzare e ottimizzare attraverso i dati il lavoro di tanti soggetti che, uniti da una mission comune, hanno natura, storie, background, abitudini, culture e, anche e soprattutto, soluzioni tecnologiche totalmente differenti. Questa sfida dell’eterogeneità è alla base del progetto Quantifying the Impact of European Food Banks grazie a cui la FEBA (European Food Banks Federation) mira a creare l’Osservatorio Europeo della donazione del cibo per promuovere la propria mission, trovare nuove alleanze e diffondere best practices sensibilizzando gradualmente i propri aderenti a prendersi sempre meglio cura dei dati perché possono essere preziosi tanto quanto il cibo ogni giorno raccolto e poi donato.
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Non solo cibo: anche dai dati dipende il futuro dei banchi alimentari
La consapevolezza del ruolo cruciale che i dati potevano giocare nel futuro dei banchi alimentari per FEBA è nata durante un percorso di trasformazione digitale dedicato ai propri membri e, se nel 2019 esistevano solo l’idea e la volontà di impegnarsi in una iniziativa concreta, a inizio 2020 è partito il vero e proprio progetto, tuttora in atto grazie ai finanziamenti dell’Unione Europea e al supporto della Genaral Mills Foundation.
L’obiettivo principale è valutare l’impatto delle food bank dal punto di vista economico, ambientale, nutrizionale e sociale e utilizzare i dati a riguardo per ottimizzare l’operatività, pianificare nuove strategie, aumentare la propria visibilità e credibilità e abilitare nuove opportunità di collaborazione e raccolta di fondi, forti della concretezza dei propri risultati.
Nel percorso tracciato da FEBA per arrivare alla realizzazione e alla promozione dell’Osservatorio le criticità tecnologiche emergono già al primo step, quello che prevede l’individuazione di KPI comuni e la strutturazione di una piattaforma di raccolta dati aperta e comoda per tutti ma allo stesso tempo precisa e affidabile.
Approccio maieutico e partecipativo per gestire l’eterogeneità
L’apparentemente banale ricerca di indicatori comuni per raccontare la raccolta e la distribuzione di cibo effettuata dai banchi alimentari si è presto dimostrata un’impresa ricca di complessità. “Entrando nel merito di come i dati sono raccolti, prodotti e salvati ci siamo resi conto delle difficoltà presenti già nel convergere solo su semplici definizioni relative all’ambito alimentare e su quanto viene raccolto dai diversi soggetti – spiega Fabio Fraticelli, Chief Operating Officier di TechSoup, una delle realtà no profit incaricate da FEBA per la realizzazione del progetto – alcuni indicatori potevano essere interpretati e calcolati in modo diverso, specialmente quelli nutrizionali e ambientali erano difficili da trovare ma era fondamentale avere KPI condivisi per ottenere quella uniformità di misurazione necessaria per abilitare la piattaforma comune”.
Grazie a numerose working session a tema e ad un glossario realizzato da FEBA stessa con diverse parole e concetti e riferimenti a diverse fonti ufficiali, si è arrivati a 100 indicatori condivisi vincendo la resistenza al cambiamento e scegliendo un processo di standardizzare dei KPI che preservasse il più possibile la diversità tra i singoli paesi.
“Chiedere ai singoli banchi di stravolgere procedure e strumenti sarebbe stata una imposizione troppo pesante, sia dal punto di vista tecnologico che culturale, abbiamo quindi scelto di avanzare per gradi “ spiega Fraticelli che si è quindi trovato a dover sviluppare una piattaforma utilizzando un approccio bottom-up e agile in grado di integrare sistemi e strumenti di raccolta dati già in uso da parte dei membri e dovendo garantire allo stesso tempo un accesso differenziato e la disponibilità di dati aggregati a livello europeo. Non solo: la stessa piattaforma avrebbe dovuto costituire anche uno strumento per la condivisione di conoscenze, pratiche e informazioni sull’evoluzione delle attività dei banchi alimentari nel tempo con la possibilità di effettuare report individuali o aggregati.
“Una vera e propria sfida dell’eterogeneità” ha commentato Fraticelli raccontando di essersi trovato di fronte a tecnologie, sensibilità, metriche, obiettivi, metodi di rendicontazione interna e strutture organizzative totalmente diverse. Prevedibile quindi che i sistemi informativi spaziassero da SAP, ERP open source fino a soluzioni basate sull’ecosistema Google e software proprietari sviluppati ad hoc spesso non in ottica di condivisione con un soggetto esterno.
Preso atto della granularità dei dati dei banchi alimentari la prima versione della piattaforma si è basata quindi su un grande compromesso, l’accettare che non tutti i banchi coinvolti – 8 in questa fase – compilassero tutti gli indicatori, “un punto di partenza per avviare il progetto, puntando su una graduale sensibilizzazione e digitalizzazione dei membri per le versioni successive”.
Con questi presupposti, Fraticelli ha sviluppato una piattaforma online dove ogni banco può inserire manualmente i dati attraverso un modulo, memorizzarli nel database interno e allo stesso tempo modellarli grazie ad uno strumento di visualizzazione dei dati per incorporare anche grafici nella dashboard finale. Per praticità e familiarità con lo strumento, ha scelto di affidarsi a Wordpress con il plugin Graphina, “una soluzione adeguata che ci ha assicurato tempi veloci e non eccessivi: abbiamo creato la piattaforma in tre mesi”.
Verso un modello esportabile in tutto il mondo no profit
Con 26 banchi alimentari in più da far convergere sulla piattaforma e l’obiettivo di far aumentare la qualità e la consistenza dei dati raccolti, anche implementando processi di validazione formale, ora Fraticelli sta lavorando alla seconda versione della piattaforma, da settembre, mirando stavolta a far evolvere i sistemi e i processi informativi delle singole food bank perché popolino tutti gli indicatori. Aumento del volume di dati e interrogazioni più complesse, rendono Wordpress inadeguato e si punterà su un diverso framework open source, Laravel, associato a quello per la visualizzazione, Vue, per mettere nelle mani di FEBA e di tutti i suoi membri una piattaforma più performante con calcoli e controlli sulla consistenza dei dati che permetta loro di comunicarli in modo tempestivo con la certezza che siano sensati.
Sul piano dei KPI condivisi si lavora per ridurne il numero e affinarli “per preparare il terreno per la terza fase, quella della raccolta dati più massiva e in cui vogliamo fare in modo che la ricchezza delle informazioni delle food bank converga in un unico grande database automaticamente” confessa Fraticelli. “Servirebbe quindi far parlare i singoli database con quello centrale in tempo reale. È un’impresa tecnologica e anche organizzativa senza precedenti che renderebbe il nostro progetto un pilota prezioso nel settore no profit”. Il passo seguente, infatti, sarebbe quello di condividere il lavoro fatto – approccio, strumenti e strategia operativa – con tutti quei gruppi di soggetti che, uniti da una comune mission, presentano poi evidenti diversità da ogni punto di vista, una situazione che nel mondo del no profit non è rara. “Se c’è un soggetto come FEBA che fa da punto di riferimento, coordina e promuove la valorizzazione dei dati attraverso un database comune il gioco è fatto, però: la strada sarebbe già tracciata”.
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