Gli ambienti di stampa migliorano il business workflow

Negli ultimi anni, i dipartimenti It hanno dovuto sopportare una pressione non indifferente per il controllo e la gestione dei costi, dovendo comunque investire per riuscire a supportare adeguatamente processi di business innovativi. Le aziende più lungimiranti sono quelle che si sono rese conto per prime della necessità di realizzare investimenti strategici nell’intera infrastruttura It, inclusa la stampa in azienda. Quelle cioè che hanno saputo, attraverso la tecnologia e i servizi di stampa gestiti, trasformare i processi a largo impiego di carta in “semplici” workflow digitali, consentendo all’organizzazione di individuare nuove opportunità di crescita ridisegnando processi di business più efficienti, nonché semplificando la gestione degli asset It, scegliendo, per esempio, la via dei servizi di stampa gestiti.

Migliorare il flusso di lavoro per un maggiore vantaggio di business
I materiali stampati e basati su documenti cartacei continuano a essere una parte (in alcune realtà ormai piccola) di grande importanza nei flussi di lavoro aziendali; nonostante i volumi crescenti di contenuti digitali generati dalle aziende, spesso gli utenti finali – siano essi clienti o dipendenti – continuano a fare affidamento sulla carta stampata per analizzare, rivedere e prendere decisioni.
Secondo la società di analisi Quocirca, le comunicazioni digitali hanno, di fatto, portato a un aumento dei contenuti stampati (ricerca “Quocirca Managed Print Services Market View”). Anche una ricerca svolta di recente da Hp sull’utilizzo dei materiali cartacei negli ambienti di lavoro ne conferma la continua presenza nei processi di business. In base a questa ricerca, nonostante la versatilità dei contenuti digitali, strumenti “classici” come la parola scritta e stampata sono altrettanto importanti per la pianificazione e i processi decisionali negli ambienti di lavoro (ricerca condotta tramite un questionario inviato per posta elettronica a 1.439 dipendenti di piccole e medie aziende – meno di 1.000 dipendenti – in Regno Unito, Francia, Paesi Bassi, Spagna, Italia, Russia e Germania). È evidente, quindi, che quando si parla di gestione documentale, in generale, e di gestione degli ambienti di stampa, nello specifico, risultano molto importanti i processi. Processi che sono di due tipi: di workflow (legati ai documenti) e organizzativi (processi legati alle persone, all’organizzazione).

La fatturazione: punto cruciale
Ci sono moltissimi processi aziendali che ancora oggi risultano fortemente basati sull’utilizzo di documenti cartacei; pensiamo, per esempio, al settore della logistica e dei trasporti i cui processi di magazzino, consegna, ritiro, spedizione, ecc. sono ancora legati al documento che in Italia identifichiamo come “bolla di consegna”, oppure alla fatturazione che, solo negli ultimi anni, si sta lentamente portando verso la gestione elettronica, con non poca fatica.
Lo dimostrano i dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano dai quali risulta evidente che la fattura sia oggi il documento cardine del ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento, in quanto costituisce l’elemento di “unione” (o “separazione”) tra due macro-aree: il ciclo operativo-commerciale-logistico, che comprende lo scambio di ordini, note di carico, bolle di accompagnamento e fatture; il ciclo amministrativo-finanziario, che parte dalle fatture e si sviluppa con ordini di incasso e pagamento, contabili bancarie, fino ad estratti conto commerciali e finanziari. “Lo scambio elettronico della fattura – si legge nel report 2010 dell’Osservatorio – potrebbe quindi rappresentare un importante punto di snodo per procedere verso una più completa integrazione dell’intero ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento. Una serie di condizioni sia endogene (ad esempio la complessità nel presidio dei processi o nei sistemi informativi interni) sia esogene (ad esempio, il quadro legislativo di riferimento e l’offerta del mercato It) hanno fino ad oggi contribuito a generare inerzie ed ambiguità che hanno frenato i processi di adozione della gestione elettronica della fattura”.
L’analisi dell’Osservatorio mostra, di fatto, una diffusione della fatturazione elettronica in Italia ancora limitata ma in forte crescita. Ne fa uso quasi 1 impresa su 2 tra le grandi (con più di 250 dipendenti) e circa 1 su 7 tra le medio-piccole (tra 10 e 250 dipendenti). Complessivamente, sono circa 60.000 le imprese che hanno una qualche esperienza di dematerializzazione e/o gestione digitalizzata del ciclo ordine-pagamento.
Diciamo dunque che, in questa direzione, la via dell’ottimizzazione dei flussi di lavoro attraverso scelte tecnologiche di efficientamento dei processi sia tracciata, anche se, forse, non sono ancora chiari alle aziende i benefici raggiungibili. “I vantaggi della dematerializzazione sono notevoli, come dimostra l’analisi di centinaia di esperienze reali – riporta il report dell’Osservatorio. Le fatture B2b circolanti in Italia sono circa 1,3 Miliardi all’anno: adottare logiche di fatturazione elettronica porterebbe al sistema paese benefici che variano da 7-8 Miliardi di Euro/anno (per i modelli di fatturazione elettronica più semplici, in cui la fattura viene scambiata in formato non strutturato) fino a circa 60 Miliardi di Euro/anno, nel caso in cui vengano idealmente coinvolte tutte le fasi e i documenti del ciclo ordine-pagamento. Gli stessi principi di integrazione, collaborazione e dematerializzazione applicabili nell’ambito del ciclo dell’ordine possono essere estesi anche ad altre tipologie di documenti, come per esempio libri e registri contabili, contratti, documenti assicurativi e doganali”. È evidente, quindi, che indurre le aziende a ragionare sui processi di stampa e di gestione documentale ha una portata molto più ampia rispetto a quella visibile a una superficiale analisi iniziale; queste operazioni, infatti, hanno un impatto determinante sui flussi di lavoro, sui modelli operativi e sui processi di business. Hanno cioè una conseguenza diretta sul valore del business.

Innovare attraverso i servizi gestiti
I business driver di un investimento documentale (secondo i dati della ricerca “State of Ecm Industry” dell’Aiim, The Enterprise Content Management Association) sono oggi quelli di miglioramento dell’efficienza e di riduzione dei costi. L’efficienza è al primo posto nelle agende delle aziende, a più livelli, dal top management, alle singole line of business, fino ai dipartimenti It. Come abbiamo visto, parlare di efficientamento in ambito documentale significa portare l’attenzione sui flussi e il ciclo di vita delle informazioni e, quindi, ai processi cui fanno riferimento, ossia quelli definiti “document centric”. In questo caso, si fa riferimento a processi che coinvolgono in modo molto estensivo i documenti e i flussi operativi ad essi collegati. Riuscire a razionalizzare, ottimizzare e gestire i processi ad alta intensità documentale può garantire, da un lato, l’efficienza operativa e un notevole risparmio di costi, dall’altro, può anche generare, ponendo al centro l’informazione, un distintivo vantaggio competitivo per le organizzazioni più lungimiranti. Valorizzare l’informazione significa dunque evolvere e abilitare l’innovazione.
E, oggi, la valorizzazione dell’informazione passa anche attraverso la gestione ottimale degli ambienti di stampa, spesso lasciati come “ultimo anello” di una catena che andrebbe, invece, controllata e governata in modo più strutturato e con una visione olistica.
Partendo dal presupposto che i documenti contengono informazioni e che queste sono il cardine delle decisioni aziendali, viene da sé che saper gestire al meglio i documenti può diventare un’operazione con un impatto di valore non indifferente sul business stesso (per la competitività aziendale, per la capacità di differenziazione dei propri prodotti o servizi, per una maggiore velocità di risposta alla domanda, ecc.). La stampa è essenziale per molti processi aziendali, e per molte aziende la minaccia di tempi di inattività può essere notevolmente impattante sui processi di business poiché, spesso, non sono in grado di affrontare tali problemi, né hanno il tempo o le competenze per prevenirli. Utilizzando un provider di servizi gestiti per monitorare e gestire l’ambiente di stampa, le aziende possono ridurre i rischi di inattività e prevenire potenziali problemi, migliorando al tempo stesso i workflow di business. E se anche volessimo focalizzarci solo sui costi, secondo un’analisi di Gartner, “anche le aziende che optano per la scelta dei servizi di stampa gestiti per esigenze di maggior efficienza e crescita della produttività aziendale, trovano poi nei managed print services ‘un’arma’ per gestire meglio i dispositivi presenti in ufficio; e il risultato è, ancora una volta, un’ottimizzazione dei costi”. Ottimizzazione che poi, vista dal punto di vista delle risorse, consente di avere più tempo, persone, budget, per fare innovazione e supportare il business, magari aiutandolo a rivedere processi e workflow in una veste nuova e più produttiva. Per abilitare cioè, quella che Hp chiama una “intelligent enterprise”, dove tecnologia e servizi sono abilitatori di processi innovativi.