Il posto di lavoro mobile sarà presto una realtà, dove non lo è già. Bisogna arrendersi all’idea. È questo il messaggio diffuso ultimamente in varie conferenze del settore IT, dei contenuti e della collaboration.
Mentre, da un lato, i lavoratori in mobilità non sono cosa nuova, il loro numero sta aumentando rapidamente, soprattutto tra i cosiddetti “knowledge worker”, coloro che svolgono un’attività professionale di intelletto.
Oltre al crescente numero di dipendenti che portano con sé al lavoro dispositivi originariamente acquistati per uso personale e li utilizzano nell’esercizio della propria professione, molti stanno ora cominciando ad acquistare le proprie apparecchiature con l’esplicito scopo di utilizzarle nel lavoro.
Fornitori, clienti, partner: tutti sono alla ricerca di applicazioni senza fili utili da adottare per interagire con altre aziende attraverso più canali. “Per questo motivo, le aziende devono mettere insieme una strategia mobile prima di perdere l’opportunità di poter controllare le modalità con cui i loro dipendenti utilizzano la tecnologia in evoluzione”, afferma il recente rapporto Build an Operations Stairway to the Mobile Future di Forrester Research.
Secondo l’indagine, un buon approccio corporate alla tecnologia mobile riduce la pressione sul modello operativo del dipartimento IT, perché si cerca di agevolare gli utenti in movimento e, al tempo stesso, aiutare a indirizzare gli sforzi dell’IT in modo tale da evitare caos e ridondanza.
Solo nel 2009 questo non era necessario, perché la maggior parte delle aziende aveva fornito BlackBerry controllati dal dipartimento IT ai loro dipendenti itineranti. Ma in seguito qualcosa è cambiato…
“Naturalmente, il successo dell’iPhone ha contribuito molto a scatenare questo fenomeno” afferma Christian Kane, ricercatore di Forrester che ha lavorato all’indagine. Man mano che l’iPhone è maturato, e soprattutto da quando Apple ha introdotto l’iPad, nel 2010, le aspettative dei dirigenti e dei dipendenti sono state “ridefinite”, spiega il rapporto. “Ma – continua Kane – Android ha aiutato molto e, poi, Apple ha risposto e spinto il mercato, cosa che a sua volta ha dato impulso a questo fenomeno”.
Ormai gli smartphone sono quasi ovunque tra dipendenti e partner delle aziende. Anche i clienti li utilizzano per interagire con attività di ogni tipo. I tablet stanno rapidamente surclassando i notebook tra chi viaggia per lavoro e i lavoratori stessi pagano gran parte del conto. Infatti, il rapporto evidenzia che più della metà delle persone che lavorano nel settore IT nel Nordamerica e il 36% in Europa paga tutta o parte della bolletta mensile sui dispositivi personali utilizzati per lavoro.
“Molte cose stanno cambiando – dice Kane -. Innanzitutto, la trasformazione dell’IT in direzione consumer. Chi lavora ora conosce molto meglio di prima queste tecnologie e vedere il potere di simili dispositivi tra le mani dei propri amici e conoscenti spinge a utilizzarli sempre più, facendo allargare a macchia d’olio il fenomeno della loro adozione. Quando un professionista dell’informatica realizza che uno smartphone o un tablet possono essere utilizzati nel suo lavoro, che l’IT approvi o meno, trova il modo di utilizzarli…”. “Questo evidenzia una vera e propria tendenza generale che tutte le aziende si trovano ad affrontare in questo preciso momento – ha aggiunto il ricercatore -, veramente determinante soprattutto per i manager dei sistemi informativi”.
Le aziende devono lanciarsi nella creazione di piani per il fenomeno dei BYOD (Bring Your Own Device). Questo significa assicurarsi che i dipendenti possano lavorare con i contenuti aziendali mentre, al tempo stesso, i loro dispositivi vengono tenuti sotto controllo. Poiché i knowledge worker condividono e collaborano con nuovi dispositivi su un’ampia gamma di applicazioni mobile, la preoccupazione va ben oltre la gestione dei contenuti e la sicurezza.
Dopo aver parlato con centinaia di clienti, Forrester Research ha definito sette punti per delineare un formale programma corporate che stabilisca policy, procedure e governance per l’impiego di smartphone, tablet e altri dispositivi. Il report suggerisce alle aziende di:
• Segmentare i dipendenti in base alle loro esigenze e ai rischi di sicurezza mobile. Questo aiuta a stabilire un programma di servizi e a dare delle priorità alle applicazioni e ai processi che devono essere resi mobili.
• Dividere la gestione dei dispositivi in base alle applicazioni e ai rischi di sicurezza. Mentre i cellulari Android forniti ai dipendenti possono gestire e-mail e sono dotati di browser VPN, sui BlackBerry con applicazioni business si possono installare intere suite gestionali.
• Adottare un approccio multi-tecnologia per fornire applicazioni business. Ciò significa acquistare o creare applicazioni per attività a grande valore aggiunto, creare applicazioni basate su browser per quelle a basso valore e virtualizzare le applicazioni principali che non dispongono ancora di vere e proprie versioni specifiche o quelle che riguardano solo un piccolo gruppo di utenti.
• Controllare lo sviluppo multipiattaforma. Utilizzare, quindi, un toolkit completo, con applicazioni acquistate da fornitori, che contempli lo sviluppo di applicazioni native HTML5 per siti Web mobile e applicazioni di virtualizzazione del desktop che devono essere convertite per i tablet. Non esiste alcun approccio che funzioni per tutto.
• Fare investimenti sulla rete, l’accesso e l’infrastruttura di sicurezza mobile separati dal budget IT. Un’idea: si calcoli il costo per utente per il supporto all’applicazione e all’infrastruttura e si faccia pagare in base al numero di persone supportate.
• Adottare politiche di rimborso in grado di allineare costi e benefici. Può sembrare semplice, ma è in realtà complesso. Bisogna porsi almeno queste domande: quali dipendenti dovrebbero ottenere un rimborso totale o parziale e perché? Da quale budget dovrebbe essere prelevato il rimborso? Quali sono le implicazioni fiscali di questi rimborsi?
• Pianificare un negozio online per le applicazioni dell’azienda dedicato ai dipendenti. Apple ha creato un’estensione business-to-business all’interno del suo sito consumer e Cisco ha fatto in modo che AppHQ faccia parte della sua strategia tablet Cius.
La ricerca di Forrester ha anche suggerito che i vertici IT nominino un responsabile della mobilità e un comitato direttivo sulla mobilità, utili per definire una policy aziendale a tale riguardo.
Le aziende devono creare un comitato (non un gruppo di consulenza) guidato da un vice presidente per stabilire la strategia mobile dell’azienda. È importante che questo consiglio si riunisca spesso, per essere sempre aggiornato sulla tecnologia del momento.
“Create un gruppo trasversale che coinvolga più dipartimenti che, almeno, includa persone dell’area legale, della sicurezza e qualcuno che si occupa di architetture IT – dice Kane -. Dovrebbe comprendere membri provenienti dalle varie discipline e funzioni aziendali”.
Gli alti livelli di management si aspettano che l’IT li supporti nella mobilità sui loro dispositivi personali ed è sensato cercare nuove strade per far sì che più persone facciano ricorso a questi dispositivi per il loro lavoro.
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