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Utilizzare una App di magazzino esterna al gestionale
Gestire il magazzino in maniera puntuale è uno dei processi più importanti di un sistema informatico aziendale. La gestione del magazzino ha impatto su tutti gli altri processi dell’azienda, dal bilancio ai budget alla produzione.
I moderni ERP solitamente sono equipaggiati di un modulo dedicato al magazzino, ma non sempre questo è sufficiente a soddisfare completamente le esigenze di gestione. Tipicamente, il modulo nativo del gestionale potrebbe disporre solo di funzioni basi orizzontali, inadeguate per specifiche esigenze dell’azienda, oppure potrebbe risultare poco pratico da usare sui terminali in dotazione ai magazzinieri. Alcuni ERP, infatti, permettono di installare una propria applicazione nativa che supporta solo terminali in radio frequenza (RF), la cui user experience risulta però datata rispetto ad altre soluzioni che magari supportano il sistema operativo Android.
Per questi motivi, spesso le aziende hanno bisogno di integrare il gestionale con una App realizzata su misura o con un’interfaccia che permetta all’ERP di dialogare con un WMS (Warehouse Management System) esterno.
Scelta dell’interfaccia
Sia che si scelga la strada dello sviluppo di un verticale personalizzato, sia che si decida di integrare l’ERP con un software esistente, la prima criticità da affrontare è la scelta dell’interfaccia che permetterà ai due sistemi di dialogare.
Il primo fattore da considerare è se il tipo di utilizzo del software sarà Rugged oppure no, ossia se l’applicazione di magazzino dovrà essere impiegata in un ambiente critico dal punto di vista informatico, ad esempio con zone d’ombra sulla connessione wireless o possibili interruzioni del servizio, oppure se verrà impiegato in un ambiente safe.
Se già in fase di analisi iniziale emerge la necessità di dover gestire saltuarie assenze di connettività, sarà meglio preventivare un’architettura che preveda una separazione tra l’applicazione effettivamente esposta all’utente e il servizio invece che si occuperà delle operazioni CRUD (Create, Read, Update, Delete) sul database.
In questo modo l’applicazione sarà sempre in grado di mantenere una UI/UX coerente e affidabile, mentre sarà il servizio in background che si occuperà di gestire eventuali latenze della comunicazione dei dati.
L’altra criticità importante è la scelta del tipo di tecnologia che si occuperà di finalizzare la scrittura sul database del gestionale. In caso di ERP particolarmente datati sarà opportuno considerare una finalizzazione dei dati per mezzo di importazione di file CSV su tabelle di confine, mentre per i gestionali moderni sarà possibile impiegare una più resiliente interfaccia su web service. In caso si decida di impiegare il trasferimento dati su CSV, occorrerà anche configurare le opportune directory FTP e le schedulazioni in carico del passaggio dei dati.
Analisi dei processi
Una volta definita la parte più tecnica dell’applicazione, sarà necessario eseguire un’attenta analisi di tutti i processi di magazzino che questa dovrà gestire, e valutare l’interazione con gli altri moduli del gestionale.
Tipicamente, i principali processi che vengono delegati a una App di logistica sono il picking, i ricevimenti, l’inventario, e le principali operazioni di cambio stock (stato e ubicazione, per esempio), ma alcune aziende potrebbero anche avere la necessità di sviluppare gestioni personalizzate, magari legate a particolari logiche di gestione dei bancali, dei lotti o delle aree a bordo macchina.
Picking e ricevimenti
Picking e ricevimenti sono due processi delicati da implementare su un’applicazione esterna al gestionale perché interagiscono con molti moduli e configurazioni a basso livello dell’ERP. Occorre perciò analizzare attentamente gli impatti sul ciclo attivo o passivo, e nel caso del picking anche l’eventuale gestione delle allocazioni e di strategie LIFO o FIFO riguardanti i lotti.
Occorre verificare anche che non sia necessaria una logica personalizzata sulla gestione di particolari ubicazioni, magari legate a ispezioni doganali o al processo di controllo qualità. Nel caso dei ricevimenti potrebbe essere necessario gestire la casistica particolare di un ricevimento da conto lavoro terzi, prevedendo perciò di portare nell’applicazione esterna i riferimenti a configurazioni e tabelle necessari per gestire eventuali collegamenti con un avanzamento di produzione con conto lavoro di fase.
Inventario e modifiche stock
Tipicamente un gestionale prevede già una propria procedura di inventario, collegata a un oggetto (tabella o file di transito) in cui memorizzare le rettifiche rilevate in attesa della validazione che le scriva effettivamente sul database.
Replicare la procedura di inventario su un’applicazione esterna spesso si limita a dover realizzare un’interfaccia che permetta agli operatori di inviare le rettifiche salvandole su questo oggetto di transito. Il processo nello step successivo si ricongiungerà così con la gestione standard dell’ERP, a cui sarà delegato il compito di finalizzare le rettifiche sul sistema.
Per quanto riguarda le modifiche di stock, anche qui la migliore strategia è di realizzare solo un’interfaccia di imputazione dati, e delegare l’effettiva scrittura sul database alle procedure standard già previste dal gestionale, creando un file di importazione con le informazioni sulla modifica da effettuare oppure esponendo la funzione di modifica stock per mezzo di un web service.
Funzionalità personalizzate
Nel caso occorra realizzare procedure ad hoc per la gestione particolare dell’azienda, un aspetto fondamentale dell’analisi è valutare gli impatti sulle procedure standard del gestionale, nell’ottica di evitare di creare conflitti tra le due logiche di business. Soprattutto se l’ERP gestisce le giacenze con il sistema della riga di magazzino, sarà importante che le personalizzazioni sull’App esterna puntino sempre correttamente alle chiavi di tabella richieste dal gestionale per mantenere coerenti i propri meccanismi interni di aggiornamento progressivi.
