ATS: che cosa è, come funziona, il valore per l’HR

Non si sono ancora spenti gli echi della Great Resignation, il fenomeno dell’enorme quantità di dimissioni che si sono verificate nel 2021. Un evento che ha sicuramente contribuito a modificare le abitudini e le modalità con cui si cerca un lavoro, soprattutto tra i giovani. E quindi oggi più che mai i software ATS (Applicant Tracking Systems) dimostrano la loro validità nell’affiancare i recruiter nelle loro attività.

Ma cos’è un Applicant Tracking System?

Come funziona e, soprattutto, quale valore ha per chi opera nell’ambito delle human resource aziendali? Lo spiega Enrico Ariotti, Ceo e Co-fondatore di nCore HR, azienda nata come Applicant Tracking System, ma nel corso del tempo andata oltre quel concetto diventando un vero e proprio software di recruiting automation.

Le molteplici sfumature dell’ATS

“Molto sinteticamente, l’ATS è quel sistema software che traccia le candidature per una posizione lavorativa” esordisce Enrico Ariotti. “È una definizione semplice, che però nasconde una miriade di sfumature che mostrano il grande supporto che può fornire un ATS in una strategia di recruiting automation.

A partire, per esempio, dalla necessità di avere dei processi autorizzativi. Infatti, determinati requisiti stabiliti dall’ISO riportano che ci deve essere un processo autorizzativo per pubblicare gli annunci di ricerca. Questo viene gestito da un software come nCore e per le realtà che hanno una ventina di dipendenti molto probabilmente può bastare. Tuttavia, man mano che crescono le dimensioni aziendali nascono esigenze ben precise. Come, per esempio, di gestire processi di autorizzazione che possono essere sotto audit da parte delle ISO che controllano le certificazioni”.

La selezione, un processo articolato che si può ottimizzare

Nel processo che porta all’assunzione, c’è una serie di interazioni con le informazioni raccolte dai recruiter. Nel momento in cui una persona avvia la candidatura, lascia alcuni dati, ma poi vengono chieste ulteriori informazioni. Si fa un primo colloquio utilizzando il sistema e si raccolgono altri dati che, siccome sono più sensibili, è meglio chiedere a voce e si tracciano tali informazioni. Si può poi fare anche un assessment relativamente a determinati requisiti, come per esempio la conoscenza di una lingua straniera.

Quando viene identificato un possibile candidato, si prepara un meeting con il manager di linea. “Il quale solitamente non ha tempo di guardare il suo calendar – sottolinea Enrico Ariotti –. Quindi nCore si collega al suo calendario e, in autonomia, invia le sue disponibilità in base agli slot liberi. In pratica, un software come nCore arriva ad automatizzare tutto quanto possibile, fino alla preparazione del contratto. L’offerta di lavoro viene gestita tramite template definiti dalla parte legal”. Offerta che, magari, è stata convalidata ancora prima da un manager di riferimento. Nel caso il candidato accetti la proposta, è sempre nCore che trasferisce tutte le informazioni al processo successivo, come il payroll e l’administration.

Un ATS più evoluto per la recruiting automation

“Un Applicant Tracking System oggi è un sistema che raccoglie le informazioni del candidato­ – precisa Enrico Ariotti”. “nCore è un sistema che fa da ATS, ma in più aggrega una serie di attività che permettono alla divisione HR di concentrare il processo di recruiting automation, ottimizzando tutti i tempi possibili”. Per esempio, accentra la raccolta di informazioni come carta di identità, passaporto, dati personali e tutto il processo HR per arrivare all’assunzione, facendosi carico anche di raccogliere e velocizzare tutta le informazioni inerenti al pre-on-board, in maniera tale che quando la persona è assunta nCore trasferisce queste informazioni al processo successivo.

Lo stesso comportamento in tutto il mondo

“L’altro aspetto importante che caratterizza nCore è il concetto di segregazione”, evidenzia Enrico Ariotti. Consideriamo per esempio un’azienda che ha una trentina di sedi nel mondo suddivise in dipartimenti e che ogni country abbia la sua divisione HR. L’uso di una piattaforma come nCore permette la definizione di questi perimetri all’interno dell’organizzazione. Quindi, di fatto, offre il vantaggio di avere un unico database dei candidati, ma definisce anche una divisione per ogni singolo country, mantenendo comunque il controllo dello stesso.

Il sistema può operare con fusi orari differenti e gestire il tone of voice delle comunicazioni, tutte nella loro lingua originale. A tal fine, nCore è predisposto per lavorare su scala internazionale ed è localizzato in 11 lingue. In pratica, la sede principale definisce il tone of voice che devono tenere tutte le divisioni e le regole di candidatura, nCore fa in modo che sia mantenuta la continuità desiderata nel campo HR.

Lo streaming compliant con il GDPR

“nCore automatizza le attività delle HR sgravandole da tutto ciò che non ha valore – afferma Enrico Ariotti – come il fatto di organizzare i calendari dei manager e i calendari dei recruiter. Questo fa parte del “no core”, rendiamo invece organizzato tutto quello che ha valore, come prendere appunti sul candidato, acquisire informazioni aggiuntive e così via”.

Da non sottovalutare, poi, l’ottimizzazione del dialogo tra divisione HR e candidato, e quello tra divisione HR, candidato e line manager, che normalmente sono tre mondi particolari e molto distanti tra loro. La divisione HR, che utilizza il sistema per la sua attività tutti i giorni, cerca di coinvolgere il line manager, il quale invece è solitamente restio a entrare nel software perché non è tra i suoi strumenti di uso quotidiano. Tramite nCore è però possibile coinvolgere i line manager senza farli entrare all’interno della piattaforma.

È proprio questo aspetto ad avere un risvolto molto importante per il GDPR. “Infatti – sostiene Enrico Ariotti – normalmente i CV di qualsiasi candidato vengono inoltrati via e-mail e ciò porta a perderne il controllo. Secondo quanto prevede il GDPR, questa non è una pratica corretta perché il CV del candidato, dopo un certo periodo di tempo, deve essere cancellato per normativa. Non solo: il candidato stesso potrebbe chiedere di cancellare i suoi dati del database dell’organizzazione. Ma se i CV sono stati inviati per posta elettronica ai line manager, hanno lasciato una traccia indelebile. Utilizzando un sistema come nCore, invece, la condivisione delle informazioni raccolte avviene solo in modalità streaming. Questo significa che sul dispositivo con cui il line manager consulta tali dati, sia il computer o lo smartphone, non rimane assolutamente traccia. Quindi è una pratica assolutamente compliant con il GDPR”.

Tutto meno che l’assunzione

“Il ruolo di un Applicant Tracking System come nCore – conclude Enrico Ariotti – è unicamente di affiancare il recruiter aiutandolo nella sua attività tramite la proposta di informazioni aggiuntive e automatizzando il più possibile attività non core. Un ATS non può però consigliare di assumere una persona, la normativa non lo permette. Spetterà sempre e comunque al recruiter decidere per l’assunzione”.