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Workplace management: verso il recupero dell’efficienza e della produttività

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Workplace management: verso il recupero dell’efficienza e della produttività

04 Mar 2011

di Nicoletta Boldrini

Dai risultati di una recente web survey condotta da ZeroUno in collaborazione con NetConsulting, emerge dal mercato una crescente sensibilità verso le strategie di workplace optimization, che diventano sempre più strumento abilitante delle priorità aziendali sia dirette al recupero di efficienza sia rivolte a una maggiore efficacia operativa e di business. La gestione delle postazioni di lavoro, con focus su asset management, printing & power management, user satisfaction, diventa una delle opportunità per l’It di fare il “salto” dal ruolo di provider tecnologico a quello di partner a servizio "business value".

La postazione di lavoro oggi va ben oltre il semplice desktop. Le differenti tipologie di endpoint (desktop, notebook, palmari, smartphone ecc.) e di servizi It ai quali gli utenti aziendali hanno accesso, l’implementazione di nuove tecnologie (dalla virtualizzazione a soluzioni di collaboration), l’attenzione ai costi e alla tematica del risparmio energetico richiedono una focalizzazione dei team It sulla gestione del workplace e la sua ottimizzazione. L’indagine di ZeroUno “Workplace Management”, realizzata con la partnership di NessPro e in collaborazione con NetConsulting, fotografa lo scenario all’interno del quale le aziende italiane si stanno muovendo per garantire un efficace workplace management e l’ottimizzazione delle soluzioni esistenti.
Realizzata su un panel composto da 64 aziende, l’indagine rivela come una gestione ottimizzata delle postazioni di lavoro sia oggi considerata dall’It quale strumento fondamentale sia in ottica di innovazione che di recupero di produttività e di efficienza.
Per la totalità del panel, la tipica postazione di lavoro non si esaurisce nei soli personal computer, desktop o laptop, elemento principale di una postazione di lavoro, ma include sempre più frequentemente altre componenti (vedi grafico 1):
• Stampante nel 67,2% delle aziende;
• Smartphone nel 51,6%;
• Server nel 43,8%.


Grafico 1 – Componenti tecnologiche di una tipica postazione di lavoro
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Un elemento che dimostra la strategicità delle tematiche di Workplace Management è rappresentato dalla presenza in azienda di aree o divisioni dedicate specificatamente alla gestione di questi aspetti.
Oltre la metà del panel, 56,3%, ha dichiarato infatti la presenza di una struttura dedicata che, nella maggioranza dei casi, si colloca all’interno dell’area It, nella Gestione delle infrastrutture It (28,1%) o come area a sé sempre all’interno dei Sistemi Informativi (21,9%) (vedi grafico 2).


Grafico 2 – Presenza di un’Area/Divisione Organizzativa dedicata alle tematiche di Workplace Management
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Costi, carichi di lavoro e perdita di produttività le principali criticità
Dall’indagine effettuata, emerge con chiarezza che le principali cause di inefficienza nella gestione delle postazioni di lavoro sono legate ad elementi quali i costi aziendali (per esempio gli elevati costi delle licenze software, che è indicata come criticità dal 56,3% degli intervistati, delle stampe, segnalato dal 25% del panel e dell’energia elettrica per il 7,8%), e i carichi di lavoro non sempre chiaramente quantificabili (34,4%) e spesso causa di livelli di prestazione non soddisfacenti per dispositivi (25%) e applicazioni (23,4%) (vedi grafico 3).


Grafico 3 – Principali criticità legate alle tematiche di Workplace Management
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Le tematiche di Workplace Management più frequentemente gestite a livello aziendale, a prescindere dall’esistenza o meno di aree dedicate, riguardano gli aspetti di Asset Management (81,3%), che insistono su un perimetro piuttosto ampio di aree: gestione del ciclo di vita dei dispositivi inclusi nelle postazioni di lavoro, gestione delle licenze, delle configurazioni, degli applicativi che sui dispositivi risiedono (vedi grafico 4).


Grafico 4 – Principali tematiche di Workplace Management gestite in azienda
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Seguono tematiche quali la gestione delle performance (54,7%), a livello di applicazioni, help desk, utenti; printing management (45,3%), da intendere come razionalizzazione/rinnovamento parco stampanti, controllo e riduzione di carta e materiale consumabile, introduzione di regole comportamentali e organizzative, monitoraggio online; gestione e controllo dei consumi energetici (21,9%), inteso anche come aumento del ciclo di vita delle macchine e gestione dei profili energetici.

Contenere i costi sì, ma focus anche su efficienza e produttività
Per meglio comprendere la strategicità delle politiche di gestione e ottimizzazione delle postazioni di lavoro, si è voluto indagare quali fossero le principali esigenze indirizzate attraverso l’adozione di strumenti tecnologici. Da un lato, è emersa la volontà di contenere le fonti di inefficienza economica, attraverso la riduzione dei costi di stampa (48,3%), il risparmio sui budget delle licenze (43,1%), l’aumento del ciclo di vita delle macchine e del loro periodo di ammortamento (rispettivamente 37,9% e 8,6%), nonché la riduzione dei consumi energetici (19%) (vedi grafico 5).


Grafico 5 – Principali esigenze indirizzate
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Dall’altro, è evidente la necessità di migliorare il livello di produttività degli utenti e le performance aziendali, migliorando la governance attraverso attività di controllo e monitoraggio.
Da un punto di vista tecnologico, gli strumenti di gestione adottati dalle aziende del panel vanno dall’uso di portali web attraverso cui accedere ad informazioni relative ai posti di lavoro (53,4%), a pannelli di controllo e cruscotti (43,1%) che rendono le informazioni derivanti dalle postazioni di lavoro direttamente visibili dall’utente, fino a strumenti di alert (41,4%) che abilitano l’eventuale avvio di procedure in automatico qualora i parametri considerati per il monitoraggio superino determinate soglie stabilite (vedi grafico 6).


Grafico 6 – Principali tecnologie e strumenti di Workplace Management utilizzati
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Partendo dalla considerazione che il budget It dedicato nello specifico alle attività di workplace management è piuttosto basso e con una previsione di stabilità per quest’anno, le aree e i processi di workplace management verso cui cercheranno di indirizzare gli investimenti le aziende appaiono coerenti con la dotazione attuale; in particolare, le maggiori previsioni di investimento riguardano gli strumenti di asset management (53,1%) e, a seguire, interventi nell’ambito della gestione delle performance (46,9%%), del printing management (23,4%), di gestione e controllo dei consumi energetici (18,8%) (vedi grafico 7).


Grafico 7 – Aree di indirizzo degli investimenti in Workplace Optimization
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Le lamentele degli utenti
La ricerca di ZeroUno è stata realizzata dedicando una specifica area di indagine alla tematica della soddisfazione degli utenti. Il primo step di analisi era volto a identificare i principali motivi di insoddisfazione da parte degli utenti. La lentezza nell’esplicare le proprie attività lavorative rappresenta, senza dubbio, il motivo di insoddisfazione più significativo. Nella maggioranza dei casi, la lentezza del lavoro è causato dalle scarse performance degli applicativi aziendali (45,3%), problema sentito specialmente dalle piccole e medie imprese (vedi grafico 8).


Grafico 8 – Principali motivi di insoddisfazione degli utenti relativamente alla postazione di lavoro
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Seguono eccessivi tempi di attesa nell’accesso a dispositivi e applicazioni (35,9%), e nei tempi di risposta e di risoluzione delle problematiche da parte dell’Help desk (32,8%).
Consapevoli delle inefficienze e delle lamentele degli utenti, al fine di incrementarne il livello di soddisfazione, gli interventi più adottati dalle aziende del panel sono rivolti ai sistemi di gestione dell’help desk, sia ad oggi che in prospettiva (complessivamente citati dal 64,1% dei rispondenti).
In futuro, comunque, sembra siano previsti strumenti più evoluti per il monitoraggio delle prestazioni complessive delle applicazioni (37,5% dei rispondenti), dei tempi di risposta delle applicazioni (35,9%), della disponibilità delle macchine (26,6%), delle sessioni e dei tempi di boot, ovvero dei tempi di avvio di sistemi operativi e altri software (20,3%) (vedi grafico 9).


Grafico 9 – Principali strumenti per l’incremento della User satisfaction relativamente alla postazione di lavoro
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Soddisfazione degli utenti=maggior produttività
Le iniziative di user satisfaction comportano principalmente il miglioramento della produttività aziendale (70,3%) ed un parallelo aumento della soddisfazione degli addetti (68,8%), quest’ultima generata, in primis, da una minore necessità di ricorrere all’help desk (vedi grafico 10).


Grafico 10 – Principali benefici associati alle iniziative di User satisfaction
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Più sensibili agli aspetti organizzativi e al miglioramento della soddisfazione degli utenti sono le realtà di maggiori dimensioni. Le realtà più piccole, invece, tendono a dare maggiore importanza al miglioramento della produttività e al suo impatto diretto sul business.
Questa situazione va però interpretata: la focalizzazione delle grandi aziende sulla user satisfaction è determinata dalla stretta correlazione, avvertita con maggiore consapevolezza nelle grandi aziende piuttosto che in quelle più piccole, tra soddisfazione dell’utente e aumento della produttività individuale.

Nicoletta Boldrini

Giornalista

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