Vantaggi (e svantaggi) degli automation tool

Gli strumenti automatici nel panorama IT odierno sono diventati una prassi in ogni azienda, tanto che molto spesso il reparto IT viene impiegato esclusivamente per gestire e controllare questo tipo di processi.

Preziosi strumenti di supporto, gli automation tool aiutano a gestire i server ma anche i flussi di lavoro e altri più complessi processi IT. Vengono anche utilizzati per automatizzare una variegata serie di operazioni in ambiti differenti, dagli script di alcuni processi di business alla gestione di diverse risorse come, ad esempio, i dispositivi mobile, il cloud, le reti tradizionali o le reti ibride.

Quali sono i fattori fondamentali che hanno spinto le aziende verso questa automatizzazione quasi globale? Qual è la direzione dello sviluppo di questo tipo di strumenti?

Automation tool: 5 vantaggi da considerare

Una ricerca di Gartner rivela che il primo fattore che ha portato le azienda a questo uso massiccio dell’automazione dei processi IT è dovuto all’alta efficienza che questi possono garantire anche in un’ottica multicanale. Altro motivo da non sottovalutare, a favore degli automation tool è il basso numero di personale IT che viene impiegato per eseguire compiti complessi come l’elaborazione dei dati in locale o sul cloud, l’archiviazione dei dati l’esecuzione di applicazioni e così via. Ecco sei buoni motivi per utilizzare gli strumenti automatici.

1) Standardizzazione

L’uso degli automation tool consente alle società di standardizzare alcuni processi e applicarli in modo uniforme. Questo procedimento, che fa parte dell’innovazione aziendale, accelera l’implementazione e il rilascio delle procedure, riducendo gli errori e consentendo al personale IT di avere più tempo da dedicare a progetti più complessi. In questo modo si aiutano a ridurre le spese e a generare una reportistica adeguata ai requisiti di conformità normativa.

2) Salvaguardia delle risorse

L’utilità degli strumenti automatici ha molti casi esemplari: ad esempio con il processo di lavoro necessario a garantire che tutte le autorizzazione e licenze necessarie per accedere a una determinata applicazione siano controllate e presenti. Grazie agli strumenti automatici, infatti, una macchina virtuale eseguirà questo compito e invierà messaggi di conferma quando questa operazione verrà realizzata senza richiedere l’intervento umano.

3) Salvaguardia dei budget

La riduzione dei costi è un altro importante motivo per utilizzare gli strumenti di automazione, anche se Gartner specifica che non è lo strumento in sé che fa risparmiare, ma è come viene utilizzato. Bisogna quindi valutare attentamente se questo porta dei benefici quali l’efficienza dell’automazione e la diminuzione della possibilità di incorrere in errori. Ad esempio quando si sviluppa una patch di sistema in modo coerente e tempestivo, questa può prevenire costosi errori che si potrebbero verificare con patch create manualmente, con la conseguente perdita di denaro dovuto al rallentamento delle fasi di produzione e di sviluppo del business.

4) Riduzione dei rischi

La riduzione del rischio è un quarto aspetto a favore di un’uso degli automation tool in ambito IT. Un altro obiettivo imporante, infatti, è quello di ridurre al minimo la potenziale interruzione dei servizi, oltre a

migliorare la sostenibilità dei processi aziendali. Questi sono due problemi comuni in tutte le aziende che prevedono una gestione manuale per tutte le attività IT. Molto spesso, nelle aziende non automatizzate è compito dell’amministratore IT creare righe di comando per determinati processi. L’intervento manuale non è infallibile: l’operatore può commettere errori o avere delle sviste. Di conseguenza, per risolvere queste imprecisioni può essere necessario anche molto tempo. Come metedo di confronto, anche uno script di PowerShell permette di creare combinazioni complesse ma, se ci sono errori, è chiamato in causa l’intero staff IT.

5) Provisioning

Esistono altri fattori da considerare nell’adottare un processo di automazione ed uno di questi è la prevedibilità. In sintesi, ogni qualvolta si lancia un processo automatizzato, gli amministratori si aspettano un risultato prevedibile, di norma sempre uguale. Nel caso questo risultato fosse diverso dalle aspettative, capire che c’è stato un errore risulta più facile così come è più facile predisporre l’intervento necessario a risolverlo.

6) Tracciabilità e reportistica

Adottare un processo di automazione per migliorare il proprio business e le attività IT dell’azienda non vuol dire fare le cose sempre allo stesso modo, ma fare le cose giuste allo stesso modo. Dal momento che ogni attività IT dell’azienda viene registrata, è possibile tenere traccia delle azioni dei singoli amministratori di rete e portarli in questo modo a una maggiore responsabilità nei confronti dell’ambiente IT in cui operano. Non basta infatti fare un cambiamento nei processi IT, ma anche sapere chi ha effettuato tale modifica e quando. I fattori succitati, ovvero la prevedibilità, la responsabilità e la coesione alle best pratice, diventano elementi essenziali per conseguire una strategia vincente e una conformità aziendale.

Strumenti automatici sì, ma con un po’ di attenzione

Nonostante le ottime motivazioni che ci sono nell’adottare strumenti per l’automazione IT, ci sono ancora alcuni problemi che ne limitano l’adozione in toto e la produttività.

1) Mancanza di personale

Il primo problema riguarda la mancanza di personale competente. I reparti IT sono oberati di lavoro, e non riescono a trovare il tempo necessario per implementare e configurare un strumento di automazione. Questa mancanza di tempo e di personale adatto può diventare un ostacolo insormontabile per alcune aziende. In altri casi capita che l’amministratore di rete sia reticente nell’adottare strumenti di automazione, perché addirittura teme che utilizzare questi tool possa in qualche modo rendere superflua la sua posizione in azienda, con il relativo timore di perdere il posto di lavoro. Ma questa paura è totalmente infondata: anzi, affidarsi agli strumenti di automazione consentirebbe all’amministratore IT di concentrarsi su progetti più strategici e di beneficio per il business dell’azienda.

2) Mancanza di skill adeguato

Un altro problema molto comune è l’incapacità del personale IT di implementare uno strumento di automazione. Spesso manca la documentazione necessaria che spieghi i procedimenti e le funzioni di un processo di automazione. Questo complica il lavoro dei dipendenti che si trovano a gestire un processo di automazione, in quanto non sono a conoscenza di cosa si tratta, non capiscono come funziona e di conseguenza non sanno come implementare la soluzione.

3) Infrastrutture inadeguate

Molte aziende si trovano anche con l’infrastruttura IT obsoleta o immatura e quindi non pronta per ospitare i processi di automazione. Questo capita quando l’azienda sta crescendo in modo molto rapido e non riesce a verificare e documentare se la propria infrastruttura sia al passo con i processi di automazione di cui avrebbe necessità. Paradossalmente, le organizzazioni più piccole da questo punto di vista sono avvantaggiate, in quanto hanno più possibilità di predisporre un business test per capire se hanno a disposizione l’infrastruttura adeguata per attivare gli strumenti di automazione di cui avrebbero bisogno.

4) Eterogeneità delle soluzioni

Le aziende molto spesso devono confrontarsi con una moltitudine di strumenti di lavoro forniti da altrettanti vendor. A volte capita che questi strumenti vengano acquistati in blocco, o magari arrivino come eredità in seguito ad acquisizioni di altre aziende o anche solo di rami d’azienda. Il personale IT quindi si trova ad affrontare situazioni dove applicare uno strumento di automazione diventa molto complicato, data la grande varietà di hardware e software coinvolti. In questa situazione diventa molto difficile per il reparto IT consolidare lo strumento di automazione visto anche il dispendio di tempo necessario per verificare le varie compatibilità tra gli strumenti. Tutto questo complica non poco il passaggio al un sistema di automazione che consentirebbe di migliorare il proprio business.

Gartner suggerisce dunque un approccio euristico degli automation tool: le imprese, non avendo chiare le direttive di sviluppo, devono adottare un procedimento basato sull’analisi temporanea delle circostanze, includendo una valutazione di tutti gli elementi a disposizione in modo da generare una forma di conoscenza adattiva a supporto delle decisioni.