La miglior gestione dei contenuti che transitano in azienda è una delle nuove priorità dei CIO. I progetti di Enterprise Content Management permettono, se ben condotti, di ottenere consistenti risparmi sul fronte della gestione delle informazioni, oltre che di garantire univocità e aggiornamento in tempo reale dei dati.
Non esiste una formula universale per il successo di un’iniziativa ECM, perché quello che funziona bene in un’azienda si rivela disastroso per un’altra. Pur tuttavia, esistono alcuni fattori critici di successo, che possono rivelarsi utili per indirizzare qualsiasi progetto di questo tipo.
“La maggior parte delle organizzazioni si concentra molto sulla selezione dei sistemi – chiarisce Steve Weissman, Principal Analyst della società di consulenza Holly Group -, senza capire che acquistare qualcosa che funziona bene non sempre significa acquistare la cosa migliore per la propria azienda”.
Quel che è importante, sottolinea Weissman, è capire bene quali sono le proprie necessità e come un sistema di ECM possa essere allineato alle strategie e agli obiettivi di business. Sembra una cosa ovvia, ma molte aziende non lo fanno.
Fare un inventario
Questa fase iniziale di “comprensione dei bisogni” dovrebbe sfociare nella stesura di un inventario di tutti i sistemi e di tutte le funzionalità di gestione dei contenuti in uso in azienda, così come di tutti i repository di informazioni. Fondamentale è, altresì, avere ben chiaro dove si originano le informazioni e come gli impiegati le utilizzano e le condividono. A questo primo inventario ne andrebbe affiancato anche uno che l’analista definisce “umano”.
Cosa significa? Capire bene quali sono le figure professionali che, in azienda, subiranno l’impatto dell’introduzione dell’ECM perché “le persone che già utilizzano una soluzione, seppur elementare, di gestione dei contenuti aziendali dovrebbero essere coinvolte attivamente in qualsiasi decisione afferente il progetto”, sostiene Weissman. Ovviamente, prosegue, uno sponsor tra i manager potrà aiutare, così come potrà aiutare la creazione di un board dedicato alla governance del progetto ECM.
Il suo compito è introdurre e “far digerire” all’organizzazione le nuove linee guida relative, ad esempio, alla tassonomia o alla riorganizzazione logica dei file che sono utilizzati dai diversi dipartimenti per scopi diversi e che, magari, in precedenza risiedevano su database diversi ed erano gestiti con applicazioni ad hoc. “La governance è, quindi, fondamentale e richiede la definizione precisa di ruoli, responsabilità e processi, per assicurare che le informazioni che transitano in azienda siano affidabili”, chiarisce Alan Weintraub, principal analyst di Forrester Research.
Questo vuol dire che il board della governance dell’ECM dovrà occuparsi anche di chiarire bene i ruoli e stabilire regole precise per l’accesso selezionato ai contenuti e per il loro aggiornamento. Secondo l’analista, esistono fondamentalmente quattro tipologie di contenuti all’interno di qualsiasi organizzazione:
· Livello base e fondamentale (materiale per uso interno, corrispondenza generica…)
· Ad alto valore per il business (policy e regole di processo)
· Transazionali (documenti, scansioni, contratti…)
· Persuasivi (quelli che compaiono sui siti Web dell’azienda)
Si tratta di contenuti che, in ogni caso, un sistema di ECM contribuirà a gestire in maniera più corretta, evitando inutili duplicazioni, assicurando univocità e aggiornamento in tempo reale.
La conoscenza condivisa
A prescindere da tutto, esiste un evidente vantaggio nell’implementazione di una soluzione di ECM: aiuta a migliorare la collaborazione all’interno delle organizzazioni.
“La condivisione della conoscenza è potere. Proprio questa è la sottile linea grigia che unisce l’ECM e il Knowledge Management”, assicura Weissman. Che conclude: “È arduo ipotizzare a priori quanto potrà durare l’implementazione di un sistema di ECM, ma in media secondo la mia esperienza si attesta nell’ordine di un trimestre, anche se progetti più complessi possono richiedere più tempo. In ogni caso, io consiglio sempre di perdere magari qualche settimana in più nel testare bene le soluzioni prima di entrare a pieno regime. Infine, consiglio sempre a tutti di stabilire a priori le metriche utili per valutare il successo di un progetto di questa portata. Se non si ha ben chiaro quali obiettivi si vogliono ottenere e come è possibile misurarli, men che meno si riuscirà a rispondere a una semplice domanda. Il progetto è stato un successo?”.
