Molte organizzazioni It ormai funzionano come veri e propri service provider delle varie line of business aziendali e benché l’It asset management non sia l’unico tassello di una strategia di miglioramento dei livelli di servizi erogati dall’It, ne è certamente un pilastro con ricadute sia sul business sia all’interno del dipartimento It in termini di efficienza.
Evelyn Hubbert (nella foto), analista di Forrester, in un recente report dedicato al tema dell’It asset lifecycle management, evidenzia qual è il valore di una strategia di It asset management (intesa come insieme di metodologia, processi, persone, tool tecnologici) per l’azienda nel suo complesso. Il valore per il business risulta dall’opportunità di disegnare, attraverso una corretta gestione delle risorse disponibili e una miglior visibilità su come e dove recuperarle, un adeguato programma di service delivery lungo tutta l’azienda, ossia di modellare l’erogazione dei servizi It a seconda delle esigenze delle line of business e degli obiettivi aziendali.
Il valore per l’It è dato dalla capacità di governo degli asset in modo ottimizzato. Raggiungendo una migliore vista sulle risorse disponibili, il loro utilizzo e le loro performance, l’It è in grado di gestire in modo più efficiente l’intero portafoglio tecnologico e di prendere decisioni puntuali su più livelli (network, server -fisici e virtuali-), desktop, laptop, device mobili, applicazioni, risorse storage, ecc.), con ripercussioni dirette sull’erogazione dei servizi verso la propria clientela.
Affinché si possa però parlare correttamente di strategia di It asset management e non semplicemente di implementazione di un qualche tool tecnologico, sottolinea l’analista, bisogna entrare nell’ottica dell’It service management e di tutto ciò che gli ruota intorno (demand management, configuration management, capacity management, incident management processes, ecc.).
L’It asset management va “costruito”
Dato che è più corretto parlare di strategia di It asset management piuttosto che di sola tecnologia, è evidente che i tasselli che la compongono sono diversi. L’analista di Forrester punta, prima di tutto, i riflettori sulla condivisione di tale strategia tra It e business, dato che le azioni che la compongono coinvolgono entrambe le dimensioni.
L’approccio deve quindi essere “globale”, ossia è necessario identificare e capire tutte le aree, i processi, le connessioni, le persone e le tecnologie che l’It asset management va a “toccare”. L’It asset management, infatti, impatta e si integra pesantemente sia con processi It sia con processi di business, oltre ad avere una strettissima connessione con le architetture tecnologiche aziendali, la cui conoscenza diventa fondamentale.
Ecco perché, secondo Forrester, un It asset management efficiente ed efficace va “costruito”. L’analista identifica tre differenti fasi per questo percorso:
- Fase 1: procurement dei processi. Questa fase include la selezione iniziale, l’approvazione dei processi, l’acquisizione degli asset e il settaggio del loro utilizzo. Si tratta della fase forse più importante nella quale vanno identificati ruoli e competenze, fatte emergere necessità e obiettivi, relazioni e interconnessioni tra persone ma anche tra strumenti tecnologici. È la fase dalla quale emerge il disegno della strategia di It asset management.
- Fase 2: asset management. Questa fase è dominata dall’individuazione e attuazione dei cambiamenti necessari a livello di asset It (in virtù della strategia identificata nella fase precedente) e della gestione delle risorse, dal loro approvvigionamento fino al mantenimento, con forte focus sul corretto utilizzo di tali risorse in risposta alle esigenze e agli obiettivi determinati dalla strategia.
- Fase 3: end-of-life or disposal. La terza fase, non meno importante, riguarda la gestione della fine del ciclo di vita delle risorse che non necessariamente significa dismissione. Sono molti gli asset, per esempio, che pur avendo concluso il loro ciclo di vita a sostegno dei servizi e dei processi per i quali erano stati pensati, possono essere “ammodernati” o reimpiegati a supporto di attività differenti. Prospettiva questa che, sottolinea Forrester, può portare ottimi benefici in termini di cost-saving sfruttando al massimo le capacità e le potenzialità degli asset disponibili. Il tutto, però, sempre se il disegno strategico di fondo è chiaro e adeguatamente strutturato, ossia se c’è la conoscenza e la visibilità necessarie (a livello tecnologico ma anche di processi di business e requirement) ad attuare politiche di intervento di questo tipo.
Serve l’It asset manager
Per garantire il successo di una strategia di It asset management, serve una figura di program manager che riesca a identificare priorità e necessità del business per poi declinarle all’interno dell’organizzazione It e attraverso le quali disegnare la più adeguata metodologia di gestione delle risorse. Parliamo di una figura di dettaglio che Forrester identifica come It asset manager; una figura professionale capace di operare lungo tutta la catena del valore (procurement, It operations, finance, facilities) per comprenderne le necessità, strategie, mission, obiettivi, ecc. per poi tradurle, bilanciarle e prioritizzarle in un programma di It asset management.
E proprio perché si tratta di una figura con competenze sia di “taglio business” sia di “taglio It”, Forrester cerca di riassumerne in un grafico le caratteristiche principali (figura 1):
- Deve essere un buon comunicatore.
- Avere doti di program management.
- Avere capacità di project management.
- Saper lavorare e cooperare con le altre funzioni.
- Avere capacità e competenze specifiche nella gestione It.
- Avere una buona vista business non solo per comprendere le richieste dell’utenza ma anche per capire il contesto in cui opera l’azienda (il mercato esterno, le relazioni, ecc.), le normative di riferimento, le policy in vigore, ecc.
Insomma, parliamo di una di quelle nuove figure con capacità tecniche ma al tempo stesso una visione strategica e di business che da tempo Forrester identifica come elementi cardine del processo di trasformazione che sta vivendo l’It. Una di quelle figure chiave che possono guidare il percorso di cambiamento portando l’It a essere un vero e proprio fornitore di servizi a valore per il business.
Figura 1 – Le caratteristiche della nuova figura di It asset maneger delineata da Forrester
(Fonte: Forrester)
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Secondo un recente report di Sdi, Service Desk Institute, l’asset management è una strategia ben inserita e adottata nelle pratiche di It service management (Itsm). Sembra, infatti, che nel 99% dei casi i professionisti interpellati conoscano bene la tematica; il 62% degli Itsm manager dichiara di utilizzare l’asset management per la corretta gestione del service desk e oltre il 70% rileva Roi positivi.
