Implementata presso Poste Italiane, la piattaforma SaaS Elyx (protagonista del progetto Elyx, la soluzione per l’automazione del processo di gestione delle forniture energetiche aziendali risultato finalista ai Digital360 Awards 2021 per la categoria Soluzioni B2b e di eSupply Chain) è stata progettata e sviluppata da Bisy. Essa è in grado di automatizzare tutto il processo di analisi e gestione delle forniture energetiche aziendali.
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Le necessità dei gestori di immobili e le tecnologie adottate per rispondervi
L’azienda utente presso cui è stato implementato il progetto è Poste Italiane, ma le necessità riscontrate accomunano tutte le realtà multi-sito che si trovano a gestire un numero rilevante di immobili.
Le principali questioni sul tappeto sono: come posso controllare automaticamente la correttezza delle mie fatture energetiche? Come conoscere i costi e i consumi di energia per ogni singolo immobile? Come posso mettere in evidenza gli immobili più inefficienti? In che modo evitare di contabilizzare manualmente tutte le fatture energetiche che ricevo ogni mese? Come generare dei forecast di spesa energetica per definire budget, revisioni al budget e assestamenti mensili in modo facile e puntuale?
Tra le principali funzioni che la piattaforma Elyx mette a disposizione vi sono: digitalizzazione automatica di fatture energetiche (energia elettrica, gas, acqua, TLR, gasolio, gpl, …) a partire direttamente dal PDF del fornitore; controllo automatico e puntuale di tutti gli aspetti contenuti all’interno di una fattura energetica (contratto + Arera) e il confronto dei consumi fatturati con quanto pubblicato dal distributore; modulo di analisi per la ripartizione mensile dei dati di costi e consumi, produzione report, generazione di KPI, creazione di anomalie in base alle configurazioni specificate dall’utente; motore di simulazione per la valutazione di costi energetici in periodi passati/futuri a supporto di attività di budget, revisioni ed assestamenti mensili; workflow amministrativo per la gestione del processo di approvazione al pagamento delle fatture energetiche e il conseguente invio dei dati al software di contabilità del cliente; app mobile per automatizzare la raccolta dei valori di lettura dei contatori da parte del personale in campo (per esemio, i manutentori).
In Poste la soluzione è stata inoltre integrata con diversi applicativi aziendali (gestione patrimonio, contabilità, BMS e EMS) al fine di ottenere il massimo livello di automazione possibile delle procedure interne legate all’elaborazione dei dati energetici.
L’implementazione della piattaforma Elyx
La piattaforma Elyx è passata attraverso diversi step di upgrade e revisione che l’hanno portata, nel giro di 4 anni, a diventare una tecnologia di riferimento per la gestione delle forniture energetiche in ambito B2B.
La sfida più grande è stata quella di riuscire a creare un motore di digitalizzazione in grado di estrarre in automatico tutti i dati contenuti all’interno di una fattura energetica in PDF, documento caratterizzato da una grande complessità e variabilità (più di 700 fornitori solo in Italia).
Oggi, dietro ad Elyx, lavorano un team di sviluppatori, che supportano la continua evoluzione della piattaforma, un team di after-sales, che supporta il cliente nell’ottenere il massimo dei benefici dall’utilizzo della soluzione e un team di help-desk, che segue tutta l’attività di supporto di primo livello.
Nei prossimi due anni, la roadmap di Elyx prevede l’introduzione di diversi verticali (telefonia, facility, rifiuti, imposte) in modo da fornire quante più informazioni possibili per un gestione sempre più efficiente e sostenibile degli immobili.
Le caratteristiche della piattaforma e i vantaggi generati
Elyx è riconosciuta come soluzione dotata di un elevato grado di innovazione, soprattutto in relazione ai seguenti aspetti: è in grado di digitalizzare in automatico una qualsiasi fattura energetica; unisce al proprio interno tutti i vettori energetici; permette un controllo di correttezza della fattura molto puntuale e quindi di scovare ogni tipologia di errore; integra un’app mobile per la digitalizzazione dell’intero processo di raccolta dei dati di autolettura dal campo e facilitare il rispettivo confronto con i dati fatturati.
Grazie ad Elyx, Poste italiane è riuscita a ottenere i seguenti benefici: tempo risparmiato nell’operatività quotidiana grazie alle funzioni di automazione di Elyx (digitalizzazione, report, analisi, KPI, anomalie, app, …); saving attraverso un controllo automatico e puntuale di tutte le fatture energetiche; elevata disponibilità dei dati energetici in un’unica piattaforma interconnessa con gli applicativi aziendali (Property, Energy, Contabilità).
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