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Gestione documentale: focus sui processi

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Gestione documentale: focus sui processi

26 Mar 2014

di Nicoletta Boldrini

Ci sono ancora molte realtà che considerano le gestione documentale un repository dove poter conservare i documenti digitali, ed altre che pur comprendendone il valore non sono mature per affrontare quella revisione di processo necessaria a far sì che il concetto di automazione produca effetti efficaci sul business. A dirlo è Giovanni Gavioli, Managing Director di Esker Italia: “Lo scenario è complesso, ma non del tutto negativo. Esistono molti casi concreti che testimoniano cosa significhi realmente, dalla prospettiva di business, lavorare sulla gestione dei processi documentali”.

“Siamo di fronte a uno scenario generale che vede le aziende muoversi a diverse velocità e con differenti livelli di maturità”, esordisce Giovanni Gavioli, Managing Director di Esker Italia, descrivendo il mercato della gestione documentale dalla sua prospettiva di vendor: “Soprattutto in Italia e Spagna (per fare una veloce disamina dei Paesi europei) la cultura rispetto a queste tematiche risulta essere ancora molto frammentata, con la presenza di aziende che vedono la questione affrontabile semplicemente adottando piattaforme di repository di dati/documenti o focalizzate su aspetti circoscritti come la gestione della firma elettronica o l’archiviazione sostitutiva. Seppur importanti, questi aspetti rappresentano semplicemente alcuni tasselli tecnologici, spesso adottati attraverso scelte tattiche per risolvere un problema o per la ‘spinta’ normativa”.

Giovanni Gavioli, Managing Director di Esker Italia

Ma il top manager di Esker evidenzia anche che il quadro non è completamente negativo: “Vi sono realtà aziendali che hanno colto a pieno il valore delle soluzioni di automazione dei processi documentali – spiega Gavioli -. Aziende che ne hanno compreso l’efficacia non tanto nella digitalizzazione documentale quanto, piuttosto, nei flussi di lavoro, nelle operation, nei processi di business”.

Perché è proprio qui, a questi livelli, che si riesce a misurare l’effettivo ritorno di un progetto di gestione documentale; ma è anche qui (nei processi) che si incontrano le maggiori resistenze al cambiamento da parte degli utenti. “In alcune organizzazioni ci si scontra con la ‘paura’ delle persone di ‘perdere’, attraverso l’automazione, l’ownership sul proprio processo – dice in confidenza Gavioli -. Ma ciò che avviene è esattamente il contrario: l’introduzione di meccanismi di automazione consentono invece, attraverso una corretta revisione procedurale, di avere maggiore visibilità e governance proprio sul processo”.

Ed è poi da questa visibilità e maggior capacità di governo che deriva una serie di benefiche conseguenze per il business in grado, per esempio, “di monitorare costantemente gli andamenti finanziari dell’azienda attraverso la visione sugli ordini o sul ciclo di fatturazione”, solo per fare alcuni semplici esempi, sottolinea Gavioli. “Nelle aziende in cui c’è una buona sponsorship da parte del top management si riesce a intervenire proprio sulla revisione dei processi, che non significa ‘stravolgere’ completamente il modo di lavorare delle persone, ma adattare le loro modalità operative in un’ottica di maggior efficienza, quella introdotta dall’automatismo tecnologico. Implementare una soluzione di gestione dei processi documentali ‘pretendendo’ di utilizzarla secondo modelli operativi tradizionalmente disegnati per i flussi cartacei è fallimentare”.

Consapevole di queste criticità, Esker ha adottato un modello di go-to-market ‘verticalizzato’, non tanto nelle soluzioni tecnologiche (che comunque sono disponibili anche in forme pacchettizzate specifiche per determinate industry), quanto piuttosto nel modello di ingaggio. “Proprio perché l’efficacia di queste soluzioni va oltre la ‘semplice’ efficienza operativa – la quale rappresenta comunque il primo passo fondamentale quando si ragiona sulla digitalizzazione dei processi – diventa basilare conoscere la specificità di un’azienda e del mercato in cui opera”, descrive Gavioli. “Il miglior biglietto da visita per noi è rappresentato dalle best practice e dalle case study, testimonianze concrete di ciò che sappiamo fare per un’azienda di uno specifico settore da noi presidiato”.

Nicoletta Boldrini

Giornalista

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