Quali esperienze organizzative maturate durante la pandemia potranno essere mantenute anche nel futuro? Quali iniziative sono necessarie per superare la logica emergenziale? Quali accorgimenti sono necessari per un’adozione matura dello smart working per PMI e per PA? Sono queste le domande a cui hanno cercato di dare risposta alcune tavole rotonde in occasione del convegno “Rivoluzione Smart Working: un futuro da costruire adesso”, in concomitanza con la presentazione del report 2021 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano
La pandemia ha preso di sprovvista le aziende costrette a ricorrere al remote working. Le persone hanno scoperto quante attività potevano svolgere lontano dalla scrivania e come gestire il proprio tempo senza intaccare la produttività. Le organizzazioni sono state sollecitate per attuare un nuovo modello di lavoro non più solo emergenziale. Davide Urso, Business Development Manager, Ricoh proponendo questa ricostruzione ha notato: “Lo smart working non si riduce al lavoro da casa, che rischia di generare isolamento; come altri modelli necessità di collaborazione, interazione, comunicazione informale, formazione, coinvolgimento”. La via suggerita è un modello ibrido, per altro già adottato da molte aziende, che va sostenuto dalla tecnologia, per favorire l’interazione e fornire gli strumenti operativi, da programmi di people management per coinvolgere le persone, dalla definizione di obiettivi, dalla rivisitazione degli spazi di lavoro.
Lorenzo Maresca, Country Manager, Sedus, conferma, in base alla sua esperienza, la scelta del modello ibrido della riprogettazione degli spazi, soprattutto quelli di collaborazione, per gran parte delle aziende. “Quanto più lavoreremo anche con persone esterne all’azienda, tanto più avremo bisogno di spazi di collaborazione fisici per conoscerci e aumentare la fiducia reciproca – sottolinea – Si parla di spazi identitari, intelligenti, collaborativi, tecnologici… A mio parere devono essere anche belli, allegri, colorati; luoghi accoglienti e che diano gioia”. L’idea è che persone più felici siano anche più produttive.
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I diversi flavour del lavoro ibrido
Il lavoro ibrido non ha come sola alternative la casa o gli spazi aziendali, come testimonia l’esperienza di Phygiwork, abilitatore di spazi digitali, iniziativa che nasce con l’offerta di edifici di co-working e di una soluzione digitale per abilitare lo smart working. “Abbiamo ospitato molte imprese durante la pandemia, alcune molto grandi, che hanno utilizzato i nostri spazio con obiettivi e modalità differenti”, evidenzia Roberto Guida, Chief Executive Officer dell’azienda.
FSTechnology, azienda del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane dedicata alla tecnologia e all’innovazione, ha fruito degli spazi attrezzati Phygiwork e integrato la piattaforma di smart working con l’obiettivo di essere attrattiva per i talenti, indispensabili per lo sviluppo della sua attività. Terna, nell’ambito del progetto destinato a rivoluzionare il lavoro (NextTerna), ha scelto invece il co-working come una terza via fra lavoro da casa e sede aziendale. “Nei giorni di smart working le persone di Terna potevano scegliere se lavorare da casa o negli hub personalizzati di Phygiwork”, spiega Guida.
Su cosa lavorare per uno smart working a misura anche di PMI e PA
Permangono ancora barriere e ostacoli, per Andrea Acquaroni, CMO, Workhera, soluzione per il digital workplace, che propone, per superarli, di lavorare su organizzazione, tecnologie, spazi, misurazione della produttività e delle performance. “Come azienda digitale, che fornisce tecnologia per favorire un uso avanzato dello smart working, abbiamo visto le difficoltà delle PMI ad aderire ai nuovi modelli, mentre le imprese più grandi sono lanciate in un percorso irreversibile e stanno esplorando i bisogni che mergono nel nuovo scenario”, sottolinea, indicando nello smart working il punto di equilibrio fra remote working e rientro in sede. La sfida si vince attraverso quattro elementi:
- il ripensamento degli spazi con creazione di hub, dove è prevista tema prenotazione in sicurezza, considerando le diverse dinamiche, di scrivania, mensa, sala riunione, armadietto…
- la socialità, per ricreare le relazioni anche informali fra le persone e fra l’azienda e le persone;
- la gestione tempo, grazie a strumenti per ottimizzare il tempo degli utenti e quello dei team:
- la gestione della performance.
Anche per Christian Parmigiani, Chief Executive Officer, 4wardPRO, la parola chiave per il lavoro del futuro è ibrido, ma permangono alcuni ostacoli concreti come la disponibilità di banda e l’inadeguatezza delle dotazioni tecnologiche (ad esempio postazioni fisse), che rendono problematico l’accesso alle PMI, sulle quali pesano anche problematiche “umane”. “Ci sono temi acerbi soprattutto per le PMI come: lavorare per obiettivi, misurare le performance e il benessere delle persone, capire quanto sono stressate e come vivono in passaggio fra lavoro in presenza e remoto”, spiega. Senza contare che comunicazione informale e creazione di senso di appartenenza, particolarmente importanti per le PMI, non sono facili da realizzare senza la presenza fisica. “Si è lavorato molto sulle tecnologie ma ora va posta più attenzione sul fattore umano, in particolare, non si possono abbandonare le persone all’autoformazione ma vanno guidate verso un’adozione consapevole”, aggiunge.
Anche per la PA la necessità di svecchiamento della tecnologia si somma con la necessità di un cambiamento culturale, secondo Francesca Aiudi UC&C Specialist Leader, Avaya. “L’osservatorio ha evidenziato la presenza di progetti informali non strutturati che hanno portato tante organizzazioni ad adottare tecnologie di emergenza – sottolinea – Si tratta ora di rivalutare la strategia digitale facendo attenzione alla scalabilità e alla sicurezza”. Si dovrebbero, suggerisce, re-investire i benefici ottenuti con l’adozione del cloud e con la riduzione degli spazi, in una tecnologia di nuova generazione, ibrida anch’essa, superando le tecnologie monolitiche a cui siamo abituati. “Oggi la tecnologia ci offre soluzioni componibili, adattabili alle organizzazioni e al singolo individuo che consuma tecnologia differente sulla base dei suoi skill”.
Andrebbe soprattutto adottato un modello di leadership che punta al risultato anziché alla presenza, suggerimento valido per le organizzazioni pubbliche e private. La stessa tecnologia ci consentirà di valutare i risultati ottenuti con il cambiamento.
