L’It non è un costo: è un servizio che ha un costo (che può variare a seconda dei budget a disposizione e delle necessità). Chiarito questo, le aziende di tutte le dimensioni sono alla ricerca di modi per gestire meglio le crescenti risorse IT, rompendo la proporzionalità legata al rapporto prezzo/prestazioni.
Non si tratta di tagliare il budget o limitare servizi: se un’azienda intende rimanere competitiva sul mercato, infatti, deve riuscire a ridurre i costi dell’IT senza diminuire il livello di efficienza operativa.
Ecco una guida che raccoglie in dieci punti i migliori consigli per ottimizzare le risorse e creare valore per il business.
1# Creare una struttura condivisa per alcuni (o tutti) i servizi IT
IT è sempre più visto come un sistema che fornisce servizi di business critici: un sistema frammentato o incoerente può generare inefficienze di costo. Organizzare al meglio questo aspetto, invece, permette di fornire tutti i servizi in modo uniforme, abbattere i costi e migliorare i risultati.
2# Centralizzare, consolidare, ammodernare, integrare e standardizzare tecnologie
Le inefficienze di costo possono insinuarsi in un business in cui i diversi servizi utilizzano piattaforme diverse, spesso situate in diversi luoghi fisici e lasciate invecchiare perché “ancora funzionanti”. Un programma di aggiornamento completo che centralizza le attrezzature, ne ottimizza l’utilizzo e le distribuisce in maniera più coerente può far risparmiare denaro e migliorare le prestazioni del servizio.
3# Analizzare i vantaggi dei servizi cloud pubblici
I fornitori di cloud pubblici, tra cui Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure e Google Cloud Platform (GCP) sono in grado di fornire una vasta gamma di servizi IT ideali per un uso temporaneo o di breve durata. Nel cloud pubblico, le organizzazioni possono implementare e scalare le applicazioni a breve termine in maniera più veloce e meno costosa rispetto a quanto avviene con un tradizionale data center, ma tali implementazioni richiedono anche un attento monitoraggio e un’adeguata gestione.
4# Aumentare la trasparenza finanziaria IT per gestire al meglio domanda e offerta
Parte dei problemi legati al controllo dei costi dell’IT è relativo all’incapacità di comprendere quanto costa in realtà fornire i servizi e quanto questi siano realmente utilizzati. Per questo motivo gli esperti consigliano di valutare con attenzione tali parametri e comunicare poi i risultati di queste analisi ai dirigenti dell’azienda. Per esempio, la sospensione dei servizi inutilizzati o datati e il ritiro o la ricollocazione dei relativi apparecchi può far risparmiare in modo significativo i costi con un impatto minimo sul business.
5# Ragionare nell’ottica dello zero-base budgeting
In base al cosiddetto zero-base budgeting, o programmazione a base zero, a ogni area aziendale è richiesto di rivalutare le possibilità di spesa ripartendo da zero per ogni periodo di riferimento: così facendo ogni funzione o servizio deve essere analizzato nel dettaglio in relazione alle sue esigenze e ai relativi costi. In quest’ottica gli esperti consigliano di analizzare quali servizi IT o funzioni potrebbero far parte di categorie non necessarie per ridurre le relative spese.
6# Razionalizzare e standardizzare le applicazioni
Le aziende spesso utilizzano diverse applicazioni in diversi reparti per raggiungere obiettivi simili. Questo significa che l’IT deve fornire supporto e manutenzione per un numero maggiore di applicazioni senza che l’azienda in realtà ne tragga alcun beneficio. Uno dei passi fondamentali da fare per tagliare i costi dell’IT, dunque, è capire se esistono applicazioni in conflitto o in competizione ed eliminare tali duplicazioni.
7# Ottimizzare la gestione delle licenze software e le capacità dell’ITAM
Le licenze può essere estremamente costose, anche perché alcune aziende non hanno un quadro chiaro di quelle effettivamente utilizzate all’interno dei loro uffici. Valutare le licenze software e impiegare, dove possibile, strumenti di IT Asset Management (ITAM) permette di identificare nuove opportunità per negoziare termini di licenza migliori e prezzi più vantaggiosi.
8# Migliorare le capacità di approvvigionamento
Identificare e acquisire nuovi hardware e software per supportare i servizi IT implica delle spese. Valutare e trattare con nuovi fornitori, migliorando le proprie tecniche di negoziazione e facendo valutazioni più critiche in merito ai vantaggi degli aggiornamenti tecnologici può far ridurre le acquisizioni e i costi di implementazione per l’IT.
9# Considerare i costi dell’IT anche in un’ottica di cultura agile e DevOps
Gartner parla di “IT bimodale” riferendosi a una “modalità 1” che è rappresentata dalle piattaforme legacy tradizionali e a una “modalità 2” rappresentata da piattaforme più agili, come il DevOps. Le attività relative alla modalità 1 possono essere costose in termini di tempo e fatica, le iniziative orientate verso tecniche di sviluppo software più agili (modalità 2) sono potenzialmente in grado di ridurre i costi dell’IT.
10# Rivedere il ruolo dei dispositivi finali
Come ultimo step, gli esperti consigliano di considerare il ruolo di piattaforme-utente alternative. Per esempio, piattaforme come VDI possono fornire un controllo centralizzato, spinup e recovery più veloci e una maggiore sicurezza dei desktop rispetto a quanto avviene nel caso di computer desktop tradizionali con installazioni di software distribuiti. Allo stesso modo, agevolare pratiche alternative come quella del BYOD può aiutare a risparmiare sui costi per l’IT.
