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Performance management: ridurre la complessità, migliorare i processi

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Performance management: ridurre la complessità, migliorare i processi

03 Mar 2010

di Nicoletta Boldrini

Ceo, Cfo, Cio e tutte le funzioni coinvolte nella gestione delle performance aziendali oggi devono far fronte a sfide interne ed esterne sempre maggiori e, soprattutto, pressanti. Un aiuto nell’ottica della riduzione della complessità e miglioramento dei processi viene dagli strumenti di Performance Management (Pm) e Financial Governance. Modelli, practice e tecnologie che ZeroUno ha analizzato nel corso di un evento a Milano insieme alle principali criticità che oggi le aziende si trovano ad affrontare, le loro implicazioni nella gestione dei processi di Pm, le soluzioni a supporto.

Globalizzazione, competizione, governance, nuove regolamentazioni e gli andamenti economici sempre più dinamici hanno contribuito a rendere lo scenario di mercato ancora più complesso. Ceo e Cfo hanno bisogno di semplificare tutta questa complessità per potersi concentrare sulla gestione dei processi, sul controllo delle performance e sullo sviluppo del business. Come? Con l’aiuto del Cio e degli strumenti di Performance Management (Pm) che possiamo esemplificare come l’insieme di processi gestionali (come la pianificazione e il budgeting, il consolidamento e il reporting, la gestione delle compliance, il risk management e lo strategy management) che supportano le aziende sia nella gestione sia nel controllo delle proprie prestazioni. Nel corso di un “Incontro a cena con gli utenti” organizzato da ZeroUno in collaborazione con Tagetik, con la partecipazione dell’analista di mercato Barc (Business Appplication Research Centre) e di Astaldi abbiamo analizzato le criticità e le problematiche legate ad un corretto approccio al performance management e financial governance, partendo dai dati di uno studio sulla tematica.

Scenario: sfide e criticità
Secondo quanto emerso da una recente ricerca di Barc, su un campione di circa 600 aziende in 26 Paesi in tutto il mondo con focalizzazione in Europa e Nord America, la complessità è aumentata a causa di fattori sia esterni sia interni. “Fra i fattori interni evidenziati – dice Carsten Bange (nella foto a destra), Managing Director di Barc – emergono la necessità di fornire maggiori informazioni al Ceo, e maggiore richiesta di dati, contenuti e informazioni, continue ristrutturazioni e riassestamenti societari (tutti elementi che hanno bisogno di essere semplificati). Le compliance, le procedure di auditing e controllo insieme con la flessione della domanda dei consumatori sono invece i principali fattori esterni che hanno creato una maggiore complessità nei processi di gestione delle performance”.
Il tutto all’interno di un quadro dove le sfide aumentano. “Il rallentamento della crescita economica è considerato la sfida più grande per la maggior parte delle aziende (nel 35% dei casi turbolenze economiche e crisi finanziaria sono la causa principale degli attuali problemi)”, fa notare Bange che ha trovato nella platea numerosi consensi. Ad aumentare la complessità, inoltre, pare ci sia anche la consapevolezza che la competizione è e sarà sempre più il driver principale nelle scelte di business per cui, dice Bange, “Anche se le aziende non hanno la capacità di influenzare i cicli economici e di evitare crisi e recessioni, possono tuttavia “adeguarsi” e farsi trovare preparate “facendo un po’ d’ordine” nei processi di business stessi e in quelli di gestione delle performance”.
“Un miglior controllo esterno aiuta ad individuare per tempo i segnali di pericolo e, contemporaneamente, una miglior gestione dei processi interni di Pm permette di reagire alle pressioni imposte dalla riduzione dei costi e dal miglioramento dell’efficienza, attraverso la semplificazione e l’ottimizzazione delle operazioni”, evidenzia ancora il Ceo di Barc.

Il caso Astaldi
Tutte considerazioni che trovano un esempio pratico in Astaldi, la seconda più grande azienda di opere infrastrutturali ed edili (strade, autostrade, viadotti, edilizia civile e industriale ecc.) in Italia. Giampiero Astuti (nella fotografia a sinistra), Cio della società, ha infatti illustrato alla platea quelle che sono le esigenze di business di una realtà come Astaldi (azienda quotata in borsa con controllo e tracciabilità su dati e processi; presenza internazionale con raccolta e consolidamento dei dati in 18 paesi e 5 continenti; analisi multi valuta; diversi livelli di responsabilità all’interno dell’azienda) per spiegare poi in dettaglio che cosa è stato fatto per ridurre la complessità e migliorare i processi. “Passando da realtà locale a multinazionale – chiarisce Astuti – abbiamo dovuto fare i conti con nuovi business requirements, primo fra tutti l’ottimizzazione dei processi di Pm del gruppo quali chiusure mensili, attività di consolidamento, budgeting, reporting e pianificazione finanziaria, ecc. cercando di renderli semplici e automatizzati; il tutto con un’evidente esigenza di riduzione di Tco e lead-time”.
Lo scenario dal quale sono partiti in Astaldi vedeva la presenza di database diversi, processi non integrati, mancanza di viste unificate sui dati, processi di raccolta dei dati manuali e una miriade di fogli Excel utilizzati per il reporting. “Scenario molto più comune di quanto si possa pensare – interviene Manuel Vellutini (nella foto a destra), executive vice president, Chief Operating Officer di Tagetik -, come dimostrano anche i dati della ricerca Barc dai quali emerge che, sebbene sia in forte aumento l’utilizzo di strumenti specializzati per la gestione del business, Excel è ancora ampiamente utilizzato in tutti i processi”.     
Astuti, nell’illustrare i benefici ottenuti dall’implementazione di una piattaforma unificata di Performance Management e Financial Governance, ha sottolineato in particolar modo “la notevole riduzione e semplificazione del data entry manuale, l’autonomia degli utenti e la possibilità di avere viste e report personalizzati”. Tra gli altri benefici, Astuti ha posto poi l’accento anche su: “unificazione dei processi all’interno di un’unica soluzione con la riconciliazione di diverse viste di dati, processi integrati, riduzione della ridondanza delle informazioni e la possibilità di avere un unico competence center dell’applicazione. Non solo – aggiunge il Cio – la tecnologia web-based e multi piattaforma ci ha permesso di avere i cantieri esterni sempre connessi senza bisogno di installazioni ulteriori di applicazioni e di poter massimizzare gli standard It dell’azienda (Ms-SQL e Web-Sphere)”.   

La comprensione dell’It e le persone coinvolte
Quello di Astaldi è un progetto che ha avuto, naturalmente, le sue criticità e che ha costretto l’azienda a rivedere processi, competenze e relazioni. “Una criticità molto frequente nelle organizzazioni è, per esempio, il divario esistente tra le funzioni di business e l’area It circa la comprensione e l’attuazione delle strategie di Performance Management. La mancanza di una visione comune espone l’azienda al pericolo che tali aree orientino le loro iniziative secondo direzioni differenti. Questo si traduce a livello aziendale in ulteriore complessità, inefficienza e soluzioni incoerenti”, sottolinea Stefano Uberti Foppa, direttore responsabile di ZeroUno e chairman della serata. “La crescente complessità nel Performance Management è riconducibile anche al considerevole aumento del numero di persone coinvolte nella gestione e controllo delle performance”, aggiunge Bange, “ma questo dimostra anche che le aziende sono seriamente impegnate nel Corporate Performance Management. Nel corso degli ultimi tre anni si è registrato un aumento medio di circa il 30% delle persone coinvolte in tutti i processi di business (ricerca Barc) e l’andamento evidenzia che anche le piccole imprese stanno recuperando terreno in molti processi mentre le medie e grandi aziende si concentrano su specifiche lacune e/o sulle attuali priorità (strategy management, compliance e pianificazione)”. Nei prossimi anni ci si aspetta una ulteriore espansione del Performance Management, specialmente nelle medie imprese e, nel lungo periodo, si prevede un processo di consolidamento guidato dall’unificazione e automazione dei processi.
Trend che trova conferma nel pubblico presente all’evento dal quale è emersa l’assoluta necessità di unificare e automatizzare i processi (a partire da quelli di business per poi arrivare a quelli di gestione delle performance) ma che ha sollevato la questione legata alla “cultura aziendale” e al change management, spina nel fianco di moltissimi Cio. Sembrano infatti tutti d’accordo nel ritenere che l’incalzante richiesta di informazioni da parte del board e del mercato richieda strumenti sempre più sofisticati ma, spesso, vengono solo aggiunti a quelli esistenti in maniera stratificata complicando ulteriormente i processi. Questo anche perché, secondo alcuni Cio presenti in sala, il Performance Management non è un processo e nemmeno un progetto It ma nasce dalle linee di business Finance o dal top management aziendale. “Gli interventi devono quindi essere “modellati” e ricondotti ad un unico disegno strategico dove l’infrastruttura tecnologica rappresenta l’elemento di riduzione della complessità se collocata all’interno di una “infrastruttura strategica” (fatta non solo di tecnologia ma anche di processi e relazioni)”, sottolinea Uberti Foppa.

Pm: i messaggi chiave
Concorda pienamente Vellutini che sottolinea come la riduzione della complessità (che in Tagetik chiamano Simplexity) attraverso il Performance Management e la Financial Governance debba tenere conto di tre elementi distinti: business, organizzazione, tecnologia.
“Dal punto di vista business, l’accelerazione dei processi (reporting più veloce, cicli di pianificazioni più brevi, chiusure in tempi rapidi) è l’intervento prioritario da fare in tutti i processi di performance management ma il vero messaggio chiave è che bisogna creare una connessione tra la strategia e gli altri processi di performance management con l’obiettivo di una forte integrazione”, spiega il Coo di Tagetik. “All’interno dell’organizzazione, come abbiamo visto, i processi di Pm stanno diventando sempre più complessi coinvolgendo un numero maggiore di persone e di strumenti utilizzati. Questo richiede una gestione più accurata ed è quindi importante allineare l’ufficio It con l’ufficio Finance e tutte le linee of business coinvolte in modo da condividere una visione comune del performance management”.
Infine, aggiunge Vellutini, “le aziende hanno incrementato l’uso di software specializzati per automatizzare i processi di Pm ma c’è un bisogno sempre maggiore di piattaforme integrate che permettano alle aziende di gestire in modo unificato tutti i diversi processi… in modo semplice e rapido”.

Gli strumenti tecnologici
Dalla ricerca Barc, abbiamo detto, è emerso che mentre Excel è ancora ampiamente utilizzato in tutti i processi, il ricorso a software di Pm ha superato gli spreadsheet nell’area del consolidamento e del reporting finanziario, anche se i sistemi Erp sono ancora in gran parte utilizzati sia per la gestione del consolidamento sia del reporting. “Tra le aziende intervistate, risulta che il 20% non utilizza alcun software per gestire le compliance e il risk management e il 31% per quanto riguarda l’area dello strategy management”, illustra Bange. “Paradossalmente, si tratta proprio dei due ambiti che registrano il maggior incremento nel numero medio di persone coinvolte: per questo, la necessità di supportare tali processi con software specializzati di Pm potrà crescere in modo significativo nel futuro”.
Il pubblico presente in sala ha più volte sottolineato, confermando lo scenario emerso dall’indagine Barc, di avere all’interno delle propria azienda almeno 2/3 sistemi di controllo delle prestazioni (la maggioranza conferma Excel come strumento tecnologico più usato) ma ammette anche di sapere che maggiore è il numero di sistemi per la gestione delle performance, più alta è anche la probabilità di incorrere in problemi.
Ovvero, da parte dei Cio non manca la consapevolezza che il trasferimento dei dati tra sistemi differenti, nonché le diverse metodologie, processi e interfacce-utente possono provocare criticità e quindi aggiungere ancora più complessità all’interno dell’organizzazione ma, come più volte sottolineato, i cambiamenti non sono mai facili. Anche se su questo punto alcuni Cio presenti all’evento sono stati categorici: “è vero che serve il commitment del business, ma dobbiamo essere noi a cercarlo; è compito nostro far capire il valore di un investimento tecnologico, siamo noi che dobbiamo far comprendere al management che certe scelte possono portare beneficio all’intera azienda”. 
Entrando nel cuore della tecnologia, dalla serata è emersa l’esigenza comune di trovare strumenti in grado di migliorare e unificare i processi di Performance Management. In particolare, ciò che i Cio chiedono alla tecnologia (e ai vendor come Tagetik) è: semplificare la complessità; ridurre il numero di prodotti utilizzati con conseguente riduzione dell’hardware e delle interfacce; ridurre i tempi di implementazione sfruttando il più possibile funzionalità built-it; avere viste unificate, facili e intuitive e soprattutto poter avere i dati in tempo reale (ovviamente, con minimo Tco e massimo Roi).

Nicoletta Boldrini

Giornalista

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