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Printing Governance

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Printing Governance

10 Nov 2010

di Redazione

La definizione di un processo di gestione documentale e di enterprise printing che segua determinate policy aziendali o risponda a specifiche esigenze normative, integrandolo all’interno dei processi di business rappresenta un valore che va oltre la sola ottimizzazione dei costi. Si tratta di affrontare la questione del printing in relazione a tutto il ciclo di vita del documento, dalla sua creazione, alla modifica, utilizzo, fino alla sua archiviazione.
Analizzare il tema della Printing Governance rappresenta un momento di riflessione e reingegnerizzazione di tutto il processo di gestione documentale e consente di identificare le aree di inefficienza per poter poi intervenire a eliminarle o ridurle.

Nelle aziende vi sono aree grigie nelle quali non solo è difficile comprendere l’origine di determinati costi, ma a volte anche la loro stessa quantificazione diventa complicata. L’attività di printing è sicuramente una di queste, ma come sottolinea anche Forrester in uno studio condotto alla fine dello scorso anno, solo recentemente ci si è focalizzati sui possibili risparmi che un’attività di stampa più correttamente gestita può consentire.
Lo studio, condotto da Forrester su 30 grandi aziende e attraverso interviste ai partecipanti ai workshop organizzati dalla società di analisi su questa tematica, fotografa una situazione comune a molte aziende: elevata percentuale di stampanti personali e non collegate in rete; sottoutilizzo dei device (lo studio rileva che in media è disponibile una stampante ogni due-tre impiegati, con un utilizzo medio per device di 15 minuti al giorno, mentre la soluzione ottimale sarebbe di una stampante ogni otto-dieci impiegati); presenza di numerosi modelli, di vendor differenti e spesso di prodotti obsoleti con conseguente difficoltà nell’approvvigionamento dei consumabili o con eccessivi costi di manutenzione (secondo Forrester, l’help desk e il supporto It per manutenzione di stampanti e fotocopiatrici rappresenta almeno il 30% del costo di queste attività); mancanza di una gestione centralizzata del parco stampanti con conseguente difficoltà a comprendere il reale costo delle attività di printing e identificare le aree di spreco.

 

Non solo riduzione dei costi
“Negli ultimi due anni, le aziende si sono notevolmente concentrate sull’ottimizzazione dei costi e anche le attività di printing sono entrate nel mirino dei responsabili finanziari. Come dimostra lo studio Forrester – dice Chiara Radice, Ipg LaserJet & Enterprise Solutions Category e Marketing Manager di Hp Italiana – gli spazi per la riduzione dei costi che una corretta governance dell’enterprise printing può consentire sono molto ampi. Una corretta governance di quest’area e l’utilizzo di Managed Printing Services consentono di ottenere risultati che non si limitano alla sola ottimizzazione dei costi. Parlare di governance del printing e di servizi di stampa gestiti significa integrare il printing nei processi aziendali, trasformando questa attività da accessoria a parte integrante delle attività di business”. Si tratta di un aspetto, l’integrazione con i processi di business, particolarmente sottolineato anche da Forrester, che evidenzia come una corretta governance (sia interna sia grazie a Managed Printing Services) del printing rappresenti un’opportunità per le aziende per molteplici aspetti.
In primo luogo si tratta di affrontare la questione del printing in relazione a tutto il ciclo di vita del documento, dalla sua creazione, alla modifica, utilizzo, fino alla sua archiviazione. La stampa può intervenire in diversi momenti di questo ciclo: la definizione di un processo di printing, che segua determinate policy aziendali o risponda a specifiche esigenze normative e ambientali, rappresenta un momento di riflessione e reingegnerizzazione di tutto il processo di gestione documentale e consente di identificare le aree di inefficienza per poter poi intervenire a eliminarle o ridurle.
In secondo luogo una governance e una definizione precisa delle policy dei processi di printing è indispensabile per garantire la riservatezza di dati sensibili e rispondere alle esigenze di rispetto delle normative relative alla privacy. Regolamentare, attraverso appositi software, la stampa di documenti riservati, implementare soluzioni che consentano la stampa di questi documenti solo quando la persona che li richiede è in prossimità della stampante (e attiva la procedura, per esempio, tramite pin o badge) rappresentano una garanzia al rispetto delle regole di sicurezza definite dall’azienda e imposta dalle normative.


Figura 1 – Obiettivi strategici raggiungibili grazie al Managed Print Service
(cliccare sull'immagine per visualizzarla correttamente)

“Un altro elemento importante – sottolinea Radice, enfatizzando un aspetto evidenziato anche da Forrester – è che una governance centralizzata e l’utilizzo di soluzioni che dispongono dei software adeguati (stampa fronte-retro di default, regole precise per contenere la stampa a colori, ecc.) e prodotti tecnologici che dispongano di determinate funzioni (spegnimento centralizzato in determinati orari, basso consumo in fase di stand by ecc.) consentono di rispondere in modo adeguato alla sfida dell’ecosostenibilità riducendo l’impatto ambientale sia in termini di consumi energetici sia per quanto riguardo l’uso dei materiali di consumo”. Senza dimenticare, aggiungiamo, che si tratta di un ulteriore impatto sulla riduzione dei costi.
Un’ultima considerazione riguarda la facilità con la quale i servizi di stampa gestiti possono supportare la mobility. “Fino a poco tempo fa – spiega Radice – la stampa non era impattata da questo tema, ma adesso le aziende iniziano a vedere le opportunità che offre la possibilità di stampare in mobility. Anche gli utenti mobili, infatti, sono costretti ad andare alla ricerca di servizi di stampa mentre sono in viaggio oppure a rivolgersi ai responsabili It quando si muovono nelle diverse filiali per poter stampare un documento. Grazie ad appositi servizi, come ePrint Enterprise di Hp è possibile, per esempio, stampare documenti direttamente dall’applicazione e-mail di un dispositivo BlackBerry o da altri smartphones su qualsiasi stampante di rete registrata all’interno dell’azienda”. 

Bisogna sapere cosa si vuole
Focalizzandosi sui Managed Printing Services, Forrester evidenzia poi come l’affidarsi a un provider esterno non significhi semplicemente acquistare una soluzione, ma scegliere il servizio adeguato alle proprie esigenze seguendo precisi Service Level Agreement e, per farlo, bisogna avere ben chiaro cosa si vuole, o meglio, di cosa si ha bisogno.
Forrester fornisce quindi una serie di consigli per garantire il successo di un’iniziativa di Managed Printing Services (vedi riquadro), a premessa dei quali spiega come le aziende spesso vedano nelle stampanti e fotocopiatrici solo strumenti di stampa, riducendoil tema del printing a una mera questione di hardware di basso livello (con la facile assunzione “meno costa meglio è”) invece che come strumenti di produttività personale. Ancora una volta Forrester sottolinea l’importanza di non focalizzarsi solo sull’output (la stampa pura e semplice) ma su tutto il ciclo di vita del documento attuando quindi una stretta collaborazione tra It e linee di business per analizzare quali sono le esigenze di queste ultime e definire con il provider un servizio che rappresenti un reale supporto all’attività di business.

 


 

Forrester: cinque consigli per garantire il successo di un'iniziativa di Managed Printing Service
Ecco le indicazioni di Forrester per approcciare in modo corretto
e vincente la gestione esternalizzata dei servizi di stampa
1 – Definire un team che comprenda tutte le componenti aziendali, It – amministrazione – linee di business, coinvolte dai processi di gestione documentale e printing per definire le linee strategiche che devono guidare il servizio coinvolgendo anche il C-level.
2 – Nella selezione del provider non farsi attrarre dalla facile evidenza di risparmi legati a parametri molto semplici, come il prezzo per pagina, ma bilanciare correttamente tutte le componenti: hardware, software, capacità consulenziale nel supportare il change management, adeguamento alle normative, disponibilità di report ecc.
3 – Non sottovalutare la fase di Assessment. Non si tratta di un semplice inventario di asset ma deve rappresentare una precisa identificazione delle esigenze degli utenti.
4 – Porre molta attenzione ai temi della sicurezza e della compliance. Non limitarsi a rispettare le regole vigenti, ma andare oltre cercando di identificare le possibili vulnerabilità in modo da definire un corretto processo di printing che consenta di prevenire future richieste normative.
5 – Dimostrare una forte attenzione per l’ambiente utilizzando soluzioni efficienti, a basso consumo energetico
e implementando processi di gestione documentale che riducano l’utilizzo di carta e materiali di consumo.

Redazione

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